[Việc làm tiếng Nhật ] Tại sao người Nhật mất nhiều thời gian để đưa ra quyết định?

“Chúng ta đang bỏ lỡ các cơ hội.” “Thị trường đang lướt qua chúng ta.” “Chúng ta đang mất khách hàng vì chúng ta không thể phản ứng đủ nhanh.” Đây là những lo lắng thường xuyên của những người Việt có việc làm tiếng Nhật trong trong các công ty Nhật Bản.

Các nhân viên sợ rằng tốc độ ra quyết định chậm chạp của người Nhật sẽ làm ảnh hưởng đến khả năng thành công của họ trên thị trường. Tại sao các công ty Nhật Bản lại đưa ra các quyết định chậm như vậy? Hãy cùng tìm hiểu nhé.

Trong văn hóa Nhật Bản, con người phát triển trong bối cảnh ổn định, cuộc sống ở đó xoay quanh nhịp điệu lặp đi lặp lại của nông nghiệp lúa nước, nơi mọi thứ phải được thực hiện vào thời điểm chính xác và không thể vội vã hay trì hoãn.

Vì vậy, người Nhật có ý thức về thời gian và đặc biệt là thời hạn, nhưng có xu hướng không cảm thấy cần phải gấp rút mọi thứ một cách không cần thiết. “Thời gian là tiền bạc” và “thời gian là điều cốt yếu” không phải là những cụm từ thường được sử dụng trong tiếng Nhật. Trong những năm gần đây, các quy định khắt khe và xu hướng độc quyền tại thị trường Nhật Bản đã khiến người Nhật không cần phải thay đổi nhanh chóng.

Các quy trình ra quyết định và thái độ của người Nhật đối với thời gian đã được hình thành và phát triển trong một môi trường ổn định.

Nhưng giờ đây các công ty Nhật Bản buộc phải cạnh tranh với thị trường. Phương pháp tiếp cận truyền thống của Nhật Bản để thay đổi và ra quyết định ngày càng lạc hậu với những đòi hỏi của thị trường.

Việc bãi bỏ quy định đã mở ra thị trường nội địa Nhật Bản trước những luồng gió hay thay đổi của cạnh tranh quốc tế, vì vậy các doanh nghiệp không còn có thể trông chờ vào bầu không khí đồng đều. Nhiều thị trường công nghệ cao mà các công ty Nhật Bản đang hoạt động đang được thúc đẩy bởi tốc độ nhanh chóng của thị trường Mỹ.

Theo các chuyên gia, việc ra quyết định chậm chạp của người Nhật với một môi trường chuyển động nhanh là một trong những vấn đề cấp bách nhất quyết định sự thành công hay thất bại trong tương lai của họ.

I. Các khuynh hướng rủi ro khác nhau

Người Mỹ có xu hướng thoải mái chấp nhận rủi ro và phạm sai lầm. Họ muốn di chuyển nhanh chóng ngay cả khi điều đó có nghĩa là có khả năng mắc sai lầm hoặc thất bại.

Họ tin rằng khả năng xảy ra các lỗi nhỏ là sự cân bằng cho tốc độ. Bên cạnh đó, trong môi trường linh hoạt của Mỹ , việc khắc phục sai lầm rất dễ dàng. Nếu mắc sai lầm, bạn chỉ cần nhận ra sai sót, mạnh mẽ đứng dậy và bắt đầu lại từ đầu với tinh thần “nếu lần đầu bạn không thành công, hãy thử, thử lại”. Khách hàng có xu hướng “tha thứ và quên đi nhưng sai lầm nếu bạn đã nhận ra và khắc phục nó”.

Trong khi đó, xã hội và doanh nghiệp Nhật Bản ít tha thứ cho lỗi lầm hơn. Một lần phạm sai lầm thì công ty của bạn có thể có một vết đen gần như không thể xóa được trên nó. Vì vậy, người Nhật hành động thận trọng hơn nhiều và cảm thấy rằng việc dành thêm thời gian để đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra thành công ngay từ lần đầu tiên.

II. Các quyết định được đưa ra như thế nào

Trong các công ty Mỹ, nhiều quyết định được đưa ra bởi các nhà quản lý cá nhân, những người được trao quyền tự quyết định. Một cá nhân hành động một mình có thể đưa ra quyết định khá nhanh chóng.

Tuy nhiên, trong một tổ chức của Nhật Bản, không ai có thể tự mình đưa ra bất kỳ quyết định nào, dù nhỏ đến đâu. Người Nhật tin rằng nhiều cái đầu tốt hơn một cái đầu, và khi có nhiều người cùng kiểm tra một vấn đề, bạn sẽ đạt được kết quả tốt hơn.

Tất nhiên, một số quyết định trong các công ty Hoa Kỳ được đưa ra bởi các nhóm người. Nhưng phương pháp điển hình là tập hợp mọi người trong một cuộc họp và phân tích nó ra ngay lúc đó.

Cách tiếp cận đó là không thể chấp nhận được ở Nhật Bản, quá thô bạo và lộn xộn và mang quá nhiều nguy cơ mất mặt. Thay vào đó, hai phương pháp sau đây có xu hướng được sử dụng. Chúng mất thời gian, nhưng giúp giảm nguy cơ rủi ro và sai lầm.

1. Nemawashi

Thuật ngữ này ban đầu là một thuật ngữ trong thế giới làm vườn của Nhật Bản. Những người làm vườn Nhật Bản quan sát thấy rằng nếu họ đào một cây trong một ngày và cấy ghép nó, thường cây sẽ bị sốc và khô héo.

Vì vậy, họ đã phát triển một kỹ thuật theo đó, trong vài ngày, họ sẽ chú ý đặc biệt đến từng phần của rễ và nới lỏng chúng ra khỏi đất dần dần. Sau giai đoạn chuyển đổi này, cây có thể được cấy ghép và sẽ phát triển mạnh.

Cuối cùng, thuật ngữ này bắt đầu được sử dụng để chỉ việc tập họp mọi người tham gia và cùng nhau bàn bạc để đưa ra quyết định. Nemawashi yêu cầu gặp mặt trực tiếp với những người ra quyết định quan trọng, lấy ý kiến của họ và yêu cầu sự hỗ trợ của họ. Đó không phải là một quá trình có thể được thực hiện nhanh chóng.

2. Ringi

Ringi là một tài liệu đề xuất. Bất kỳ vấn đề nào sẽ được quyết định đều được tóm tắt trong một tài liệu như vậy, tài liệu này sau đó được chuyển đến những người ra quyết định chính. Mỗi người trong số họ phải nghiên cứu tài liệu và ký tên trên đó. Một lần nữa, đây không phải là một quá trình diễn ra nhanh chóng.

III. Cơ hội là gì?

Người Mỹ và người Nhật có quan điểm khác nhau về vấn đề điều gì tạo nên cơ hội, điều này có xu hướng dẫn đến xung đột về việc tiến nhanh như thế nào.

Người Mỹ có xu hướng xem các cơ hội tốt là có thời hạn. Ở Hoa Kỳ cạnh tranh, nếu bạn không hành động nhanh chóng, đối thủ cạnh tranh có thể hành động trước và bạn sẽ bỏ lỡ cơ hội của mình. Người Mỹ sẽ cố gắng đánh bại những người khác và có được “lợi thế người đi đầu” từ việc trở thành người tiên phong trên thị trường. (Phần mềm là một ví dụ rõ ràng về điều này – đổ xô sản phẩm ra thị trường để trở thành người đầu tiên, với phiên bản 1.0 vẫn còn đầy lỗi!)

Người Mỹ cũng tin rằng cơ hội tốt không tồn tại mãi mãi. Một thuật ngữ thường được sử dụng để mô tả các cơ hội thị trường là “cửa sổ cơ hội”. Thuật ngữ này ngụ ý rằng cửa sổ sẽ không mở mãi mãi, bạn nên vượt qua nó trước khi nó đóng lại.

Ngược lại, người Nhật có xu hướng cảm thấy rằng một cơ hội tốt là một cơ hội lâu dài. Không có tiếng Nhật nào tương đương với cụm từ “cửa sổ cơ hội”. Nếu đó là điều đáng làm, cơ hội sẽ không biến mất nhanh chóng. Người Nhật thích tránh bám vào những mốt nhất thời, thay vào đó chỉ tìm cách theo đuổi những cơ hội chứng tỏ là lâu dài.

IV. Thái độ đối với sự thay đổi

Người Mỹ, với tư cách là một dân tộc ở một quốc gia có lịch sử ngắn, có xu hướng nhìn về phía trước. Họ cảm thấy thoải mái với sự thay đổi và có xu hướng thay đổi theo những bước nhảy vọt.

Trong khi người Nhật cũng hướng tới sự tiến bộ, họ cũng coi trọng việc duy trì những khía cạnh tốt của cách mọi thứ đã được thực hiện trước đó. Họ thích thay đổi từ từ hơn, ít rủi ro hơn.

V. Cách giảm thời gian ra quyết định

Các đoạn văn trên mô tả một số nguyên nhân gốc rễ văn hóa tạo ra khoảng cách giữa quan điểm của người Mỹ và người Nhật về tốc độ.

Sau đó, câu hỏi đặt ra là nhân viên người Mỹ và người Nhật của các tổ chức Nhật Bản ở Mỹ có thể làm gì để tăng tốc độ trong khi không làm ảnh hưởng đến điểm mạnh của cách tiếp cận của Nhật Bản? Sau đây là những khuyến nghị trên cả bình diện triết học và thực tiễn.

1. Triết học

Những người Nhật xa xứ ở Hoa Kỳ cần hiểu bản chất của thị trường Hoa Kỳ. Họ cần đưa ra cam kết giảm thiểu những chậm trễ không cần thiết. Và, họ cần giáo dục nhân viên tại công ty mẹ về mệnh lệnh quan trọng này của thị trường Hoa Kỳ.

Về phần mình, các doanh nhân Mỹ cần xem xét lại giả định rằng tốc độ luôn tốt hơn.

Ví dụ:

Nghiên cứu mới cho thấy rằng việc trở thành “người bám đuổi sát phía sau” có thể có lợi hơn là người đi trước. Những người theo sát phía sau có thể học hỏi kinh nghiệm của người tiên phong và sử dụng “công nghệ thế hệ thứ hai mạnh mẽ hơn và tiết kiệm chi phí hơn, nhắm mục tiêu chính xác hơn, định giá tốt hơn…”

2. Thực tiễn

– Xác định điều gì đang làm mọi thứ chậm lại

Thay vì nói tổng quát chung chung rằng người Nhật mất nhiều thời gian để quyết định mọi việc, hãy điều tra xem điểm nghẽn ở đâu.

Hợp tác với các giám đốc điều hành Nhật Bản có trụ sở tại Hoa Kỳ có thể hữu ích trong việc hiểu điều này, vì họ sẽ có thể làm sáng tỏ cách mọi thứ hoạt động của công ty mẹ.

Khi bạn đã xác định được nguyên nhân gốc rễ, hãy xây dựng kế hoạch giải quyết chúng. Các đoạn văn dưới đây trình bày một số cách giải quyết các nguyên nhân gốc rễ phổ biến.

– Hợp lý hóa quá trình ra quyết định

Giảm số lượng người cần thiết để ký vào một quyết định nhất định có thể cắt giảm thời gian cần thiết. Việc xem xét quy trình phê duyệt có thể cung cấp nhiều manh mối để loại bỏ các bước không cần thiết.

– Giao quyền nhiều hơn

Trong hoạt động của Hoa Kỳ, điều này có thể có nghĩa là tăng số tiền mà một người quản lý cá nhân được phép ký vào mà không cần xin phép cấp trên. Nó cũng có thể có nghĩa là trụ sở chính ủy quyền nhiều quyền hơn cho hoạt động của Hoa Kỳ, để có thể quyết định nhiều hạng mục hơn mà không cần có sự chấp thuận của trụ sở chính.

– Đảm bảo rằng ngôn ngữ không phải là vấn đề

Nếu bạn đang gửi các truy vấn đến công ty mẹ và mãi chờ đợi câu trả lời, có thể họ khó giải mã các sai sót của bạn. Người Nhật không thích rủi ro có thể không muốn làm gì hơn là mắc lỗi, vì vậy các đồng nghiệp của bạn ở Nhật Bản có thể ngại trả lời điều gì đó mà họ không hoàn toàn hiểu.

Xem lại các giao tiếp gần đây của bạn với Nhật Bản dưới góc độ dễ hiểu của chúng đối với một người không phải là người bản xứ.

Bạn có rất nhiều đoạn văn dài, phức tạp? Bạn đang sử dụng ngữ pháp phức tạp và rất nhiều tiếng lóng và biệt ngữ?

Hãy thử đơn giản hóa cách viết của bạn và chia nhỏ bài viết của bạn bằng các gạch đầu dòng và danh sách.

Chỉ thay đổi này thôi cũng có thể có tác động lớn. Nếu bạn đưa ra các yêu cầu cùng loại lặp đi lặp lại, việc tạo một mẫu song ngữ có thể giúp đồng nghiệp của bạn tại trụ sở chính phản ứng nhanh hơn.

– Cung cấp cho họ thông tin họ đang tìm kiếm, ở định dạng họ muốn.

Như đã đề cập ở trên, một trong những lý do của quá trình ra quyết định kéo dài là để loại bỏ cẩn thận tất cả các khả năng rủi ro.

Tương tự, người Nhật thường sẽ dừng lại và không tiếp tục với một quyết định nếu họ không đủ thuyết phục về cơ sở lý luận hoặc rủi ro đã được loại bỏ.

Bạn có thể tăng tốc độ ra quyết định bằng cách đảm bảo rằng các báo cáo và bản trình bày của bạn đủ thuyết phục. Điều này có nghĩa là họ cần đưa thông tin mà các đồng nghiệp Nhật Bản của bạn đang tìm kiếm, theo định dạng mà họ muốn.

Tuy nhiên, có thể rất khó để người Nhật giải thích họ đang tìm kiếm gì. Thông thường, đối với họ, đó là tình huống “Tôi sẽ biết khi tôi nhìn thấy nó, và tôi chưa nhìn thấy nó”. Bạn có thể cần gửi một danh sách các loại thông tin bổ sung có thể có mà bạn có thể cung cấp và hỏi họ thông tin nào hữu ích nhất.

Bạn cũng có thể yêu cầu bản sao của các báo cáo mà họ thích, mà bạn có thể sử dụng làm mẫu cho nội dung và tổ chức.

Hy vọng với những thông tin dưới đây, sẽ giúp những nhân viên người Việt có việc làm tiếng Nhật tại các công ty Nhật hiểu hơn về văn hóa làm việc của Người Nhật. Để có thể làm việc hiệu quả hơn.

Chúc bạn thành công.

_____________________________

Mọi thông tin liên hệ:

Việc làm IconicJob.vn – Website tuyển dụng nhân sự tiếng Nhật, tìm việc làm tiếng Nhật uy tín tại Việt Nam. Chuyên tuyển dụng các Jobs tiếng Nhật cấp cao cho các Cty tầm cỡ của Nhật Bản đầu tư tại Việt Nam.