Người Nhật có tính cách rất dễ gần và đáng mến, tuy nhiên họ có những nguyên tắc bất di bất dịch trong giao tiếp, đặc biệt là trong kinh doanh. Và nếu không nắm được những nguyên tắc này, bạn sẽ dễ dàng bị mất điểm trong lòng người Nhật. Sau đây là một số lưu ý có thể giúp ích cho bạn khi làm việc với đối tác người Nhật.
1. Nguyên tắc chào hỏi
Khi gặp đối tác, người Nhật thường cúi đầu chào. Tuy nhiên việc cúi đầu bao nhiêu độ, trong thời gian bao lâu thì sẽ tùy thuộc vào tuổi tác, chức vụ, địa vị xã hội của đối phương. Tuy nhiên, trong trường hợp không nắm được hết các nguyên tắc chào hỏi thì chúng ta nên nghiêng người cúi chào để thể hiện sự lịch sự và tôn trọng văn hóa. Ngoài ra, cần lưu ý, khi cúi chào thì không nên bắt tay, còn nếu đã bắt tay thì không nên cúi chào, bởi người Nhật sẽ rất khó xử nếu bạn đồng thời thực hiện 2 việc này cùng lúc.
Ngoài ra, khi chào hỏi bằng lời nói, chúng ta phải luôn sử dụng thể lịch sự đối với đối tác của mình. Với những người cùng cấp, người Nhật hay dùng họ để xưng hô với nhau.
2. Nguyên tắc về ăn mặc:
Ngày trước, văn hóa công sở Nhật khá là khắt khe khi nam phải mặc comple tối màu, áo sơ mi trắng, thắt cà vạt. Nữ cũng phải mặc blaze cùng chân váy công sở và áo sơ mi, không mang giày cao gót. Tuy nhiên thời gian trở lại đây, trang phục công sở có vẻ đã thoải mái hơn đối với phái nữ. Tuy nhiên, lưu ý, chúng ta vẫn không nên mặc váy quá ngắn, quá ôm sát, không trang điểm quá đậm để thể hiện sự trang trọng khi đi gặp đối tác.
3. Nguyên tắc trao và nhận danh thiếp:
Danh thiếp đã trở thành một vật bắt buộc phải có trong văn hóa doanh nghiệp của Nhật Bản.Danh thiếp được in hai mặt, một mặt là tiếng Nhật, mặt còn lại là tiếng Anh. Khi đi gặp đối tác người Nhật, chúng ta nên mang nhiều danh thiếp hơn dự tính để tránh tình trạng hết danh thiếp, một điều rất tối kị và sẽ để lại ấn tượng xấu cho đối tác người Nhật.
Ngoài ra, khi đưa danh thiếp, hãy đưa bằng hai tay, đưa mặt xuôi về phía đối tác để họ có thể đọc danh thiếp của bạn, đồng thời giới thiệu công ty, tên và chức vụ của bạn. Khi nhận danh thiếp cũng nhân bằng hai tay, đọc qua danh thiếp và đừng vội cất vào túi, mà hãy để danh thiếp trên bàn trò chuyện.
4 . Nếu có thể hãy sử dụng tiếng Nhật
Như chúng ta đã biết, người Nhật họ rất ít khi dùng tiếng Anh, và thường tiếng Anh của người Nhật cũng rất khó nghe. Chính vì vậy, nếu bạn biết tiếng Nhật, quả thực đó là một điểm cộng rất lớn chô bạn trong lòng đối tác Nhật.
4. Nên thể hiện thiện chí muốn tìm hiểu văn hóa Nhật
Thông thường, nếu bạn dùng bữa cùng đối tác Nhật tại các nhà hàng Nhật, người ta sẽ luôn chuẩn bị nĩa cho người nước ngoài. Tuy nhiên, chúng ta không nên lấy nĩa hoặc yêu cầu mang nĩa ra trước khi người Nhật nhận ra bạn không quen với việc dùng đũa, vì như thế sẽ thể hiện rằng bạn không muốn tìm hiểu văn hóa của nước họ.
6. Nguyên tắc từ chối
Có thể nói người Nhật rất tinh tế, khéo léo và khôn ngoan trong việc không bao giờ nói “không”. Khi có một điều gì đó không hài lòng, họ sẽ không nói thẳng là họ “không thích” mà sẽ tìm cách nói ẩn ý, nói vòng vo để bạn vẫn có thể hiểu được là họ không thích, nhưng không làm bạn bị tổn thương. Cũng chính vì điều này mà bạn phải rất rất tinh ý khi giao tiếp với đối tác Nhật.
7. Không vội vàng, nôn nóng và phải cho người Nhật thời gian để đàm phán
Khác với các công ty Châu Âu, chỉ cần 1-2 người đại diện và quyết định rất nhanh chóng, thì ngược lại, người Nhật cần nhiều thời gian để họp bàn giữa tất cả các thành viên. Những cuộc họp giống như buổi thu thập thông tin, để người Nhật đánh giá và thống nhất ý kiến giữa tất cả các thành viên có liên quan. Chính vì vậy, khi làm việc với doanh nghiệp Nhật, nếu bạn quá nóng vội và muốn giải quyết nhanh chóng thì chắc chắn sẽ thất bại và làm mất lòng đôi bên.
