I. KPI là gì trong ngành Kế toán?
KPI, hay chỉ số đo lường hiệu suất, là những tiêu chí rõ ràng và có thể định lượng dùng để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên kế toán. Tùy theo loại công việc mà bộ phận kế toán đảm nhiệm, KPI sẽ được thiết kế phù hợp để đo lường hiệu quả dài hạn của họ.
II. Tại sao KPI lại quan trọng đối với bộ phận kế toán?
Kế toán là quy trình ghi chép, phân tích và báo cáo thông tin tài chính, phục vụ nhiều đối tượng như cơ quan quản lý, nhà đầu tư và ban quản lý. Vì công việc này bao quát nhiều lĩnh vực, các KPI được thiết kế riêng cho từng bộ phận kế toán sẽ giúp đánh giá chính xác hiệu suất làm việc.
III. Các chỉ số quan trọng (KPIs) trong kế toán dành cho bộ phận công nợ phải trả
Bộ phận công nợ phải trả là nơi quản lý các khoản nợ ngắn hạn của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm theo dõi số tiền cần thanh toán cho nhà cung cấp và thời hạn thanh toán. Việc xử lý chính xác dữ liệu công nợ là yếu tố then chốt để giúp các nhà quản lý tài chính đưa ra quyết định đúng đắn. Thanh toán đúng hạn và chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhà cung cấp mà còn có thể mang lại các điều khoản thanh toán thuận lợi hoặc chiết khấu. Dưới đây là những chỉ số hiệu suất quan trọng mà bộ phận công nợ phải trả nên theo dõi để đánh giá hiệu quả hoạt động:
1. Số ngày nợ bình quân (Days Payable Outstanding - DPO)
Chỉ số này thể hiện số ngày trung bình để doanh nghiệp thanh toán hóa đơn. DPO cao thường được đánh giá tích cực vì cho phép doanh nghiệp giữ tiền mặt lâu hơn để đầu tư ngắn hạn. Tuy nhiên, nếu quá cao, điều này có thể phản ánh vấn đề trong khả năng thanh toán.
Công thức:
DPO = (Tổng Công Nợ Phải Trả / Giá Vốn Hàng Bán) × Số Ngày
2. Chi phí xử lý mỗi hóa đơn
Đây là chỉ số đánh giá chi phí trung bình để xử lý một hóa đơn từ lúc nhận đến khi thanh toán. Chi phí cao thường ám chỉ sự không hiệu quả trong quy trình.
Công thức:
Chi Phí Mỗi Hóa Đơn = Tổng Chi Phí Bộ Phận Công Nợ / Số Hóa Đơn Đã Xử Lý
3. Thời gian xử lý hóa đơn
Đo lường thời gian trung bình hoàn thành một chu kỳ thanh toán hóa đơn. Thời gian kéo dài có thể dẫn đến thanh toán trễ, phát sinh phạt và làm căng thẳng mối quan hệ với nhà cung cấp.
4. Tỷ lệ hóa đơn có lỗi
Tỷ lệ này thể hiện phần trăm hóa đơn gặp vấn đề (thiếu thông tin, sai sót) cần can thiệp thủ công. Tỷ lệ cao có thể làm chậm toàn bộ quy trình và dẫn đến các lỗi khác.
Công thức:
Tỷ Lệ Hóa Đơn Có Lỗi = Số Hóa Đơn Có Lỗi / Tổng Số Hóa Đơn
5. Tỷ lệ lỗi thanh toán
Đánh giá độ chính xác trong thanh toán, ví dụ như sai số tài khoản, số tiền hoặc thanh toán trùng lặp. Tỷ lệ lỗi cao phản ánh cần cải thiện quy trình hoặc nâng cao kỹ năng nhân viên.
Công thức:
Tỷ Lệ Lỗi = Số Lỗi Thanh Toán / Tổng Số Lần Thanh Toán
6. Thời gian xử lý lỗi
Theo dõi thời gian cần thiết để khắc phục các lỗi khi phát hiện. Thời gian dài có thể làm giảm hiệu suất làm việc và sự hài lòng của nhà cung cấp.
Công thức:
Thời Gian Xử Lý Lỗi = Tổng Thời Gian Xử Lý Lỗi / Tổng Số Lỗi
7. Tỷ lệ hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử nhanh hơn và tiết kiệm chi phí hơn hóa đơn giấy. Khuyến khích nhà cung cấp sử dụng hóa đơn điện tử sẽ cải thiện hiệu quả.
Công thức:
Tỷ Lệ Hóa Đơn Điện Tử = Số Hóa Đơn Điện Tử / Tổng Số Hóa Đơn
Những chỉ số này là công cụ hữu ích để đo lường hiệu quả bộ phận công nợ phải trả. Tuy nhiên, cần lựa chọn và áp dụng KPIs phù hợp với từng doanh nghiệp để đạt hiệu quả tối ưu.
IV. Các chỉ số hiệu suất kế toán (KPIs) cho Bộ phận kế toán phải thu
Bộ phận kế toán phải thu đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý các khoản phải thu từ khách hàng, đảm bảo dòng tiền của công ty luôn ổn định. Công việc của họ là theo dõi thời hạn thanh toán hóa đơn và giảm thiểu các khoản nợ khó đòi. Hiệu quả hoạt động của bộ phận này không chỉ ảnh hưởng đến khả năng thanh khoản mà còn tác động lớn đến lợi nhuận. Tuy nhiên, họ cũng cần duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng để đảm bảo doanh số bán hàng lặp lại. Dưới đây là các chỉ số KPI quan trọng giúp đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận kế toán phải thu:
1. Số ngày thu hồi công nợ (Days Sales Outstanding - DSO)
Đây là tỷ lệ tài chính đo lường số ngày trung bình mà công ty cần để thu hồi công nợ từ khách hàng. DSO thấp thể hiện dòng tiền tốt, do các khoản phải thu được chuyển đổi thành tiền mặt nhanh chóng.
Công thức:
DSO = (Tổng Khoản Phải Thu / Tổng Doanh Thu Tín Dụng) × Số Ngày
2. Tỷ lệ nợ xấu trên doanh thu (Bad Debt to Sales Ratio )
Chỉ số này phản ánh tỷ lệ hóa đơn không thể thu hồi so với tổng doanh thu. Tỷ lệ thấp cho thấy bộ phận kế toán đang kiểm soát tốt các khoản nợ xấu.
Công thức:
Tỷ lệ nợ xấu = Tổng Nợ Xấu / Tổng Doanh Thu Hàng Năm
3. Số ngày thu hồi tối ưu (BPDSO)
Chỉ số này tương tự như DSO, nhưng không tính các hóa đơn quá hạn. Nếu BPDSO cao hơn thời hạn thanh toán chuẩn, có thể do một số khách hàng được ưu đãi hoặc quy trình xuất hóa đơn gặp vấn đề.
Công thức:
BPDSO = (Khoản Phải Thu Hiện Tại / Tổng Doanh Thu Tín Dụng) × Số Ngày
4. Số ngày quá hạn trung bình (ADD)
Đây là chỉ số đo lường thời gian trung bình mà các khoản thanh toán bị trễ. Giá trị ADD cao cảnh báo quy trình thu hồi công nợ cần được cải thiện.
Công thức:
ADD = DSO - BPDSO
5. Tỷ lệ xoay vòng công nợ
Đây là chỉ số cho thấy tần suất công ty chuyển đổi công nợ thành tiền mặt trong một khoảng thời gian. Giá trị cao cho thấy khoản phải thu được thu hồi nhanh chóng, nhưng nếu quá cao, có thể công ty đang tránh các giao dịch tín dụng rủi ro, làm giảm doanh thu.
Công thức:
Tỷ lệ xoay vòng công nợ = Doanh Thu Tín Dụng Ròng / Khoản Phải Thu Trung Bình
6. Tỷ lệ tín dụng được sử dụng
Nếu khách hàng đạt giới hạn tín dụng nhưng thường xuyên thanh toán đúng hạn, việc tăng hạn mức tín dụng có thể giúp tăng doanh thu.
7. Chi phí hoạt động mỗi khoản thu
Chỉ số này đo lường chi phí thu hồi mỗi khoản phải thu, giúp đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận và cải thiện quy trình nếu cần thiết.
Lời Kết
Theo dõi các KPI này không chỉ giúp đánh giá hiệu quả mà còn đưa ra hướng cải thiện cho bộ phận kế toán phải thu. Sử dụng phần mềm báo cáo tài chính chuyên dụng hoặc Excel để quản lý các chỉ số này sẽ mang lại hiệu quả cao hơn.
Hy vọng rằng thông tin trong bài viết này sẽ giúp ích được cho bạn !
--------------------------
Mọi thông tin liên hệ:
iconicJob Vietnam – Cổng thông tin tuyển dụng nhân sự cấp cao, mạng tìm việc làm, ứng tuyển ngay việc làm mới từ các nhà tuyển dụng hàng đầu tại Việt Nam.
