Trong thời đại công nghệ phát triển vượt bậc, làm việc từ xa đã trở thành một xu hướng không thể phủ nhận. Đặc biệt, trong bối cảnh đại dịch COVID-19 hoành hành, làm việc từ xa đã trở thành một sự lựa chọn không chỉ hợp lý mà còn cần thiết để đảm bảo an toàn và tiếp tục hoạt động của các tổ chức. Với sự phát triển của công nghệ, chúng ta đã chứng kiến sự ra đời của nhiều công cụ và phần mềm hữu ích nhằm hỗ trợ và tăng cường hiệu quả làm việc từ xa.
Những công cụ này không chỉ giúp chúng ta duy trì liên lạc và giao tiếp với đồng nghiệp từ xa một cách thuận tiện, mà còn tạo điều kiện cho sự cộng tác và làm việc hiệu quả như khi chúng ta đang ngồi cùng một văn phòng. Hãy cùng iconicJob Vietnam khám phá xu hướng làm việc từ xa và những công cụ phổ biến mà chúng ta có thể sử dụng để tận dụng tối đa tiềm năng của làm việc từ xa.
Xu hướng làm việc từ xa
Theo khảo sát của Reuters trên mẫu 25.234 nhân viên sinh sống tại Nhật Bản, Trung Quốc, Pháp, Úc, Ấn Độ, Brazil, Canada, Đức, Nga, Singapore, Anh và Hoa Kỳ. Trong đó 15% là những người làm chức vụ quản lý và 60% là các bậc phụ huynh. 2 trong 3 người được khảo sát nhận xét rằng họ làm việc từ xa hiệu quả hơn so với làm việc tại công ty. Cứ 4 người được khảo sát thì gần 3 người nói rằng làm việc từ xa ở bất cứ nơi đâu giúp họ cân bằng được cuộc sống và công việc hơn.
Với sự gia tăng của xu hướng làm việc từ xa, thị trường công cụ hỗ trợ cũng được phát triển nhanh chóng. Theo một báo cáo của Grand View Research, dự kiến thị trường họp trực tuyến sẽ đạt giá trị 15,9 tỷ USD vào năm 2026, với mức tăng trưởng hàng năm 9,9% trong giai đoạn từ 2021 đến 2026.
5 công cụ hỗ trợ phổ biến
1. Zoom
Zoom là một công cụ họp trực tuyến và hội thảo từ xa. Nó cho phép bạn tạo cuộc họp video, chia sẻ màn hình và trao đổi thông tin với đồng nghiệp từ xa.
Theo báo cáo của Zoom, vào tháng 12 năm 2020, họ có khoảng 467.100 khách hàng có hợp đồng trên 10 nhân viên, tăng gấp đôi so với cùng kỳ năm trước đó. Đến quý 3 năm 2021, Zoom báo cáo có 4,5 triệu khách hàng có hợp đồng trên 10 nhân viên. Một số khách hàng lớn của Zoom như:
- Netflix: Netflix là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực phân phối nội dung trực tuyến. Họ đã sử dụng Zoom để tổ chức các cuộc họp nội bộ và họp trực tuyến với đối tác và nhà sản xuất nội dung.
- Uber: Uber là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực vận chuyển đường bộ, đã sử dụng Zoom để tổ chức các cuộc họp nội bộ và họp trực tuyến với đội ngũ toàn cầu của họ.
- Box: Box là một công ty cung cấp dịch vụ lưu trữ đám mây và chia sẻ tệp. Họ đã sử dụng Zoom để tổ chức các cuộc họp nội bộ và họp trực tuyến với khách hàng và đối tác của họ.
- Atlassian: Atlassian là một công ty phần mềm nổi tiếng, chuyên sản xuất các công cụ hỗ trợ quản lý dự án và giao tiếp. Họ đã sử dụng Zoom để tổ chức các cuộc họp nội bộ và họp trực tuyến với khách hàng và đối tác của họ.
2. Microsoft Teams
Microsoft Teams là một ứng dụng và dịch vụ của Microsoft, được phát triển nhằm cung cấp một nền tảng làm việc nhóm và giao tiếp từ xa cho các tổ chức và doanh nghiệp. Với Teams, người dùng có thể tạo ra các nhóm làm việc và tham gia vào các cuộc trò chuyện nhóm, gọi video, họp trực tuyến hay chia sẻ tệp tin. Teams cũng tích hợp với các ứng dụng Microsoft Office khác như Word, Excel, PowerPoint. Người dùng có thể tạo ra các bảng công việc, giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, và theo dõi tiến độ công việc.
Hiện tại, Microsoft Teams đã trở thành một trong những công cụ giao tiếp và làm việc nhóm phổ biến nhất trên thế giới.
- Trong quý 2 năm 2021, Teams đã vượt qua Zoom và trở thành ứng dụng họp trực tuyến phổ biến nhất trên thế giới, với 17% thị phần, theo một báo cáo của Canalys.
- Tháng 8 năm 2021, Trong một báo cáo của IDC: Teams là ứng dụng hợp tác nhóm nổi bật nhất trên thị trường, với thị phần 31,2%.
- Tháng 9 năm 2021, theo một báo cáo của Gartner: Teams là công cụ hợp tác và giao tiếp nhóm hàng đầu trên thị trường, chiếm 54,7% thị phần toàn cầu.
- Tháng 10 năm 2021, theo số liệu từ Microsoft công bố họ đã có hơn 250 triệu người dùng hàng ngày trên toàn cầu.
Những số liệu trên cho thấy sự phổ biến và sự tăng trưởng đáng kể của Microsoft Teams trong việc cung cấp nền tảng làm việc nhóm và giao tiếp từ xa cho các tổ chức và doanh nghiệp trên toàn cầu.
3. Slack:
Slack là một nền tảng giao tiếp nhóm và làm việc từ xa được phát triển vào năm 2013. Với Slack, bạn có thể tạo các kênh chat riêng tư hoặc công khai để trao đổi thông tin với các thành viên trong nhóm. Bạn có thể gửi tin nhắn văn bản, hình ảnh, video và tệp đính kèm.
Một trong những tính năng quan trọng của Slack là khả năng tích hợp với các ứng dụng khác. Bằng cách kết nối Slack với các dịch vụ như Google Drive, Trello, Dropbox và nhiều ứng dụng khác, bạn có thể chia sẻ tệp tin, truy cập vào thông tin và làm việc trên các nền tảng khác nhau một cách thuận tiện. Slack cũng cung cấp các tính năng quản lý nhóm, bao gồm lịch trình, ghi chú và công cụ tìm kiếm. Bạn có thể tạo các nhiệm vụ, gán công việc cho các thành viên trong nhóm và theo dõi tiến độ công việc.
- Hiện tại, Slack có hơn 12 triệu người dùng hàng ngày trên toàn thế giới. Nó đã trở thành một trong những công cụ giao tiếp và làm việc từ xa phổ biến nhất trên thị trường.
- Theo một báo cáo của IDC vào năm 2020, Slack chiếm 39% thị phần trong lĩnh vực công cụ giao tiếp nhóm và làm việc từ xa.
- Trong năm 2020, Slack đã được mua lại bởi Salesforce với giá 27,7 tỷ USD. Việc này cho thấy sự quan tâm và tiềm năng phát triển của công cụ này trên thị trường công nghệ thông tin.
Với giao diện người dùng thân thiện và tính năng linh hoạt, Slack đã trở thành một công cụ phổ biến cho các nhóm làm việc từ xa và cung cấp một nền tảng để tăng cường giao tiếp và hợp tác trong tổ chức.
4. Trello:
Trello là một công cụ quản lý dự án trực tuyến. Nó cho phép bạn tạo các bảng, danh sách và thẻ để theo dõi công việc và phân công nhiệm vụ cho đồng nghiệp.
Trello cung cấp nhiều tính năng hữu ích như tạo bảng, danh sách và thẻ để quản lý công việc, phân công nhiệm vụ, đặt hạn chế thời gian, gắn kết tệp đính kèm, gửi thông báo và nhắc nhở, tạo nhóm làm việc và chia sẻ dữ liệu. Công cụ này cũng tích hợp với nhiều ứng dụng khác như Slack, Dropbox, Google Drive và nhiều hơn nữa.
- Hiện nay, Trello có hơn 50 triệu người dùng trên toàn cầu. Công cụ này được sử dụng trong nhiều lĩnh vực và ngành nghề, từ công ty công nghệ đến giáo dục, quản lý dự án, tiếp thị, và nhiều hơn nữa.
- Vào năm 2017, Atlassian đã mua lại Trello với giá 425 triệu đô la Mỹ.
- So với 1 số công cụ như Asana, Monday.com, Jira, Basecamp thì Trello nhận được nhiều đánh giá tích cực từ người dùng và các chuyên gia trong lĩnh vực quản lý dự án. Công cụ này thường được khen ngợi vì giao diện thân thiện, khả năng tùy chỉnh cao và khả năng tích hợp với các công cụ khác.
5. Google Drive:
Google Drive là một trong những dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến nhất trên thế giới. Nó được phát triển bởi Google và ra mắt vào năm 2012. Google Drive cho phép người dùng lưu trữ, truy cập và chia sẻ tệp tin và thư mục trực tuyến từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.
Tích hợp với Google Workspace: Google Drive là một phần của Google Workspace (trước đây là G Suite), một bộ công cụ văn phòng trực tuyến của Google, bao gồm Google Docs, Google Sheets và Google Slides. Google Workspace được sử dụng rộng rãi trong doanh nghiệp và tổ chức, và việc tích hợp Google Drive vào Google Workspace đã tạo ra một sự tiện lợi và hiệu quả cho người dùng.
- Vào năm 2012, chỉ sau 5 tháng ra mắt, Google Drive đã có hơn 10 triệu người dùng.
- Vào năm 2020, Google Drive đã trở thành một trong những dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến nhất trên thế giới. Theo một báo cáo của công ty nghiên cứu thị trường Statista, Google Drive chiếm khoảng 34% thị phần dịch vụ lưu trữ đám mây toàn cầu. Điều này đặt Google Drive ở vị trí hàng đầu, vượt qua các đối thủ cạnh tranh như Dropbox và Microsoft OneDrive. Google Drive đã trải qua một sự tăng trưởng đáng kể kể từ khi ra mắt.
- Google Drive cung cấp cho người dùng miễn phí 15GB dung lượng lưu trữ đám mây. Người dùng có thể nâng cấp dung lượng lưu trữ bằng cách mua các gói dịch vụ trả phí có dung lượng lớn hơn.
Tóm lại, công cụ và phần mềm hỗ trợ làm việc từ xa như Zoom, Microsoft Teams, Slack, Trello và Google Drive đã giúp tăng cường sự hiệu quả và tương tác trong công việc từ xa. Hãy tìm hiểu đặc tính của công cụ và kỹ thuật phù hợp, bạn có thể tận dụng tối đa các công cụ này để duy trì liên lạc và làm việc hiệu quả với đồng nghiệp từ xa.
