Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, làm việc từ xa đã trở thành một xu hướng ngày càng phổ biến. Với sự phát triển của internet và các công nghệ truyền thông, nhân viên không còn bị ràng buộc bởi không gian và thời gian. Họ có thể làm việc từ bất kỳ đâu, không cần phải có mặt tại văn phòng truyền thống. Tuy nhiên, câu hỏi đặt ra là liệu làm việc từ xa có thực sự tăng cường hiệu suất của nhân viên hay không? Và làm thế nào để quản lý hiệu suất trong môi trường làm việc từ xa? Hãy cùng iconicJob Vietnam tìm hiểu về những thách thức của làm việc từ xa và những gợi ý cho doanh nghiệp trong quản lý nhân viên.
➤ Đọc thêm: Làm việc từ xa liệu có phổ biến trong tương lai
Thách thức của làm việc từ xa là gì?
1. Tự tổ chức và quản lý thời gian
Một trong những thách thức lớn khi làm việc từ xa là khả năng tự tổ chức và quản lý thời gian. Với sự linh hoạt của việc làm việc từ xa, có thể dễ dàng mất đi sự kỷ luật và tập trung vào công việc. Một số nguyên nhân gây ra thách thức này bao gồm:
Quản lý thời gian: Theo báo cáo "State of Remote Work" (2020) của Buffer và AngelList, quản lý thời gian được xác định là một trong những thách thức lớn khi làm việc từ xa. 20% trong số những người tham gia khảo sát đã nhấn mạnh rằng việc quản lý thời gian là một thách thức quan trọng khi làm việc từ xa.
Môi trường làm việc từ xa có thể dẫn đến việc khó khăn trong việc xác định ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Người làm việc từ xa thường phải tự quản lý thời gian một cách hiệu quả để tránh việc làm quá giờ hoặc không đạt được hiệu suất tối ưu.
Làm việc có kế hoạch và kỷ luật: Tự quản lý thời gian và tự lập kế hoạch là một kỹ năng quan trọng, và không phải ai cũng có khả năng tự lập kế hoạch và duy trì kỷ luật khi làm việc từ xa. Theo báo cáo "The Remote Work Report" (2021) của Owl Labs, 67% trong số những người làm việc từ xa cho biết họ gặp khó khăn trong việc duy trì một lịch trình làm việc cố định.
Công nghệ và kết nối: Khả năng truy cập vào công cụ và nền tảng công nghệ cần thiết có thể gặp vấn đề, gây trở ngại cho việc làm việc từ xa và ảnh hưởng đến hiệu suất.
2. Giao tiếp và tương tác xã hội
Mặc dù làm việc từ xa mang lại nhiều lợi ích như linh hoạt về thời gian và không gian, tiết kiệm chi phí di chuyển và thuận lợi cho cuộc sống gia đình, nhưng nó cũng có thể gây ra cảm giác cô đơn và thiếu tương tác xã hội.
Khi làm việc từ xa, việc gặp gỡ đồng nghiệp và thảo luận trực tiếp giảm đi. Thay vào đó, giao tiếp thường diễn ra qua email, tin nhắn, cuộc gọi video hoặc các công cụ truyền tin trực tuyến khác. Điều này có thể làm giảm sự kết nối và trao đổi thông tin giữa các thành viên trong nhóm làm việc. Một phần của giao tiếp không hẳn chỉ là từ ngữ, mà còn là cử chỉ, biểu cảm và ngôn ngữ cơ thể. Khi làm việc từ xa, các yếu tố này có thể bị mất đi, dẫn đến sự hiểu biết và tương tác kém hơn.
Thiếu Sự Kiểm Soát Từ Cấp Trên: Khi không có sự giám sát trực tiếp từ người quản lý, nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc tự quản lý thời gian và ưu tiên công việc. Điều này có thể dẫn đến việc lãng phí thời gian, không hoàn thành công việc đúng hạn và ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc.
3. Mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân:
Làm việc từ xa có thể ảnh hưởng đến sức khỏe và sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Việc không có sự phân chia rõ ràng giữa công việc và cuộc sống cá nhân có thể gây căng thẳng và stress cho nhân viên. Ngoài ra, việc làm việc từ xa cũng có thể dẫn đến lối sống thiếu hoạt động vận động và thói quen ăn uống không lành mạnh.
Theo báo cáo "The Remote Work Report" (2021) của Owl Labs, 29% cho biết họ gặp khó khăn trong việc tách biệt công việc và cuộc sống cá nhân. Môi trường làm việc từ xa có thể gây ra mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Khó khăn trong việc tách biệt công việc khỏi cuộc sống cá nhân có thể dẫn đến làm việc quá giờ và ảnh hưởng đến sức khỏe và tâm trạng.
Xao lãng từ môi trường xung quanh: Theo báo cáo "The State of Remote Work" (2021) của FlexJobs, 32% cho biết họ gặp khó khăn trong việc tập trung vào công việc do sự xao lạc từ môi trường xung quanh.
Trong môi trường làm việc từ xa, có thể có nhiều yếu tố xao lãng như gia đình, việc nhà và các hoạt động không liên quan đến công việc, gây mất tập trung và ảnh hưởng đến hiệu suất.
Bản thân nhân viên và nhà quản lý cần làm gì?
1. Nhân viên
Làm việc từ xa là một trong những quyền lợi của nhân viên, để tận dụng quyền lợi này và đảm bảo hiệu suất công việc, bản thân nhân viên cần tích cực làm những điều sau:
- Xác định và duy trì lịch làm việc: Đặt lịch làm việc cố định hàng ngày và tuân thủ nghiêm ngặt. Điều này giúp tạo sự rõ ràng về thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi, tránh việc làm việc quá giờ hoặc lãng phí thời gian.
- Tạo không gian làm việc riêng: Tìm một không gian yên tĩnh và phù hợp để làm việc, giúp tập trung và nâng cao hiệu suất làm việc.
- Đặt mục tiêu hàng ngày: Xác định những mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được trong ngày và làm việc để hoàn thành chúng.
- Sử dụng công cụ truyền thông và cộng tác trực tuyến: Sử dụng các công cụ như email, tin nhắn, cuộc gọi video và các nền tảng cộng tác trực tuyến để giữ liên lạc và làm việc cùng đồng nghiệp.
- Thực hiện quản lý thời gian hiệu quả: Sử dụng các công cụ quản lý thời gian như lịch và danh sách công việc để theo dõi và ưu tiên công việc. Đặt mục tiêu và cố gắng hoàn thành chúng trong thời gian quy định.
- Tạo thói quen giữ sức khỏe: Đảm bảo bạn có đủ giấc ngủ, ăn uống lành mạnh và tập thể dục đều đặn để duy trì sức khỏe tốt và tăng cường năng lượng làm việc.
- Thiết lập giới hạn công việc: Đặt giới hạn cho thời gian làm việc và không làm việc quá giờ để tránh cảm giác cháy việc và stress.
- Tạo ra sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống: Dành thời gian cho gia đình, bạn bè và các hoạt động giải trí để giữ cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
- Tìm kiếm hỗ trợ và giao tiếp: Nếu gặp khó khăn hoặc cảm thấy cô đơn khi làm việc từ xa, hãy tìm kiếm sự hỗ trợ từ đồng nghiệp hoặc quản lý và thảo luận với họ về những thách thức mà bạn đang gặp phải.
- Tự quản lý và tự động hóa công việc: Học cách tự quản lý công việc và sử dụng các công cụ tự động hóa để giảm thời gian và công sức cần thiết cho các tác vụ lặp đi lặp lại.
2. Lãnh đạo
Để hỗ trợ nhân viên làm việc từ xa vẫn đảm bảo hiệu suất công việc, lãnh đạo có thể thực hiện các biện pháp sau:
- Cung cấp công cụ và công nghệ: Đảm bảo nhân viên có đầy đủ công cụ và phần mềm cần thiết để làm việc từ xa, bao gồm cả máy tính, phần mềm hợp tác nhóm, công cụ quản lý dự án và các ứng dụng liên quan.
- Xây dựng quy trình làm việc rõ ràng: Thiết lập các quy trình làm việc cụ thể và rõ ràng để đảm bảo nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ, mục tiêu và tiến độ công việc. Đồng thời, cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ trong việc áp dụng quy trình này.
- Giao tiếp hiệu quả: Sử dụng các công cụ truyền thông hiện đại như email, tin nhắn, cuộc gọi video, hội nghị trực tuyến để duy trì liên lạc và giao tiếp với nhân viên. Đảm bảo thông tin được chia sẻ một cách rõ ràng và kịp thời.
- Xây dựng môi trường làm việc ảo: Tạo ra một môi trường làm việc trực tuyến thân thiện và đáng tin cậy, nơi nhân viên có thể gặp gỡ, trao đổi ý kiến và làm việc cùng nhau. Sử dụng các công cụ như diễn đàn, trang web nội bộ, mạng xã hội doanh nghiệp để tạo ra một không gian làm việc ảo.
- Định rõ mục tiêu và đánh giá công việc: Thiết lập mục tiêu cụ thể và đo lường hiệu suất công việc của nhân viên từ xa. Đánh giá công việc dựa trên kết quả đạt được và chất lượng công việc thay vì chỉ dựa trên thời gian làm việc.
- Hỗ trợ tâm lý và phát triển cá nhân: Đảm bảo nhân viên từ xa nhận được hỗ trợ tâm lý và phát triển cá nhân thông qua việc cung cấp tư vấn, đào tạo trực tuyến, chương trình mentor và các hoạt động giao tiếp xã hội để duy trì sự gắn kết và phát triển cá nhân.
- Tạo sự linh hoạt: Cho phép nhân viên có sự linh hoạt trong việc tổ chức thời gian làm việc và địa điểm làm việc. Điều này giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và có thể tận dụng tối đa thời gian và năng lực của mình.
- Tạo không gian cho phản hồi: Tạo điều kiện cho nhân viên tự do đóng góp ý kiến, đề xuất ý tưởng và phản hồi về quá trình làm việc từ xa. Lãnh đạo nên lắng nghe và đáp ứng các ý kiến và phản hồi này để cải thiện quy trình làm việc và tăng cường sự hài lòng của nhân viên.
➤ Đọc thêm: Tận dụng công nghệ để xây dựng mô hình làm việc từ xa hiệu quả
Tóm lại, chính sách việc từ xa không chỉ là một thách thức, mà còn là một cơ hội để chúng ta xác định lại cách thức chúng ta làm việc, tương tác và phát triển trong thế giới công nghệ ngày càng phát triển. Luôn cải cách làm việc, hoàn thiện kỹ năng và sự hỗ trợ tận tâm từ cả nhân viên và lãnh đạo, chúng ta có thể hướng tới một tương lai làm việc từ xa mà mọi người đều có thể tận hưởng và phát triển một cách bền vững.
_____________________________
Mọi thông tin liên hệ:
ICONICJOB VietNam – Cổng thông tin tuyển dụng nhân sự cấp cao, mạng tìm việc làm, ứng tuyển ngay việc làm mới từ các nhà tuyển dụng hàng đầu tại Việt Nam
