Dịch bệnh COVID-19 đã đẩy nhiều doanh nghiệp phải thích nghi với môi trường bất thường, thay đổi cách làm việc. Thay vì đến văn phòng, nhân viên được ưu tiên làm việc từ xa. Do đó, các doanh nghiệp đã tận dụng các công cụ hỗ trợ để tối ưu hóa hiệu suất làm việc và cải thiện quản lý nhân viên.
Tuy nhiên, theo những dự báo, làm việc từ xa không chỉ là biện pháp tạm thời, mà sẽ trở thành xu hướng phổ biến mà các doanh nghiệp cả trong và ngoài nước phải dần thích nghi.
I. Làm việc từ xa là gì?
Làm việc từ xa là phương pháp mà người lao động sử dụng các công cụ kỹ thuật hiện đại để thực hiện nhiệm vụ công việc ở bất kỳ vị trí nào. Thay vì phải có mặt tại văn phòng cố định, người làm việc từ xa có thể thực hiện công việc thông qua các thiết bị trực tuyến, cho phép họ làm việc tại nhà, quán cà phê, hoặc bất cứ địa điểm nào khác. Điều này cho phép linh hoạt hơn trong việc tổ chức thời gian làm việc và nơi làm việc.
Cũng theo cách tương tự, doanh nghiệp có thể quản lý và hợp tác với nhân viên làm việc từ xa thông qua các ứng dụng và hệ thống trực tuyến. Điều này bao gồm việc giao nhiệm vụ, theo dõi tiến độ công việc, và thậm chí tổ chức cuộc họp từ xa thông qua các phần mềm và ứng dụng hợp tác.
II. Xu hướng làm việc từ xa tại Việt Nam
Hiện nay, phong cách làm việc từ xa đang ngày càng trở nên phổ biến trên toàn cầu. PwC (công ty hàng đầu trong lĩnh vực kiểm toán và tư vấn) đã tiến hành đánh giá về mô hình làm việc từ xa tại Việt Nam trong bối cảnh đại dịch COVID-19.
Trong báo cáo được công bố bởi PwC vào năm 2021, có 82% người tham gia khảo sát cho rằng làm việc từ xa sẽ trở thành xu hướng phổ biến trong tương lai, không chỉ giới hạn trong thời kỳ đại dịch COVID-19. Tại Việt Nam, PwC cũng đã chỉ ra rằng đến 80% doanh nghiệp tin rằng việc áp dụng hình thức làm việc từ xa sẽ trở thành xu hướng tất yếu đối với thị trường lao động hiện tại và tương lai.
Cụ thể, 19% người tham gia khảo sát hy vọng có thể làm việc từ xa hoàn toàn, 22% đồng ý với việc làm việc từ xa ít hơn mỗi tuần, và 33% mong đợi mô hình kết hợp giữa làm việc tại văn phòng và làm việc từ xa (hybrid). Để thành công trong việc thực hiện mô hình kết hợp này, doanh nghiệp đã đề ra ba nguyên tắc cơ bản cho việc làm việc từ xa, bao gồm:
- Thay đổi hành vi và phong cách quản lý: Khuyến khích hiệu quả làm việc, giao quyền cho đội ngũ, áp dụng tư duy linh hoạt AGILE,...
- Phương pháp quản lý tối ưu: Đặt mục tiêu làm trọng tâm, xây dựng chính sách và quy trình làm việc, sử dụng nhiều kênh giao tiếp đa dạng,...
- Xây dựng mối quan hệ mạnh mẽ với nhân viên: Phát triển cách làm việc tại gia hiệu quả, quan tâm chăm sóc nhân viên, tổ chức các hoạt động thắt chặt tình đồng đội, tạo sự đoàn kết,...
III. Lợi ích của làm việc từ xa
Làm việc từ xa mang đến nhiều ưu điểm cho doanh nghiệp, bao gồm:
1. Tiết kiệm thời gian và chi phí di chuyển giữa nhà và văn phòng
Làm việc tại nhà giúp bạn tiết kiệm thời gian di chuyển đáng kể. Đồng thời, bạn cũng giảm bớt chi phí cho xăng xe và dịch vụ di chuyển. Môi trường làm việc tại gia còn giúp bạn tránh xa khỏi khói bụi, ùn tắc giao thông và tiếng ồn từ phương tiện. Nhờ vậy, căng thẳng liên quan đến việc di chuyển mỗi ngày cũng được giảm bớt.
2. Tạo điều kiện làm việc linh hoạt về thời gian và không gian
Làm việc tại nhà cho phép bạn tự do lựa chọn không gian làm việc, trang phục và phương pháp làm việc phù hợp với bản thân và cảm thấy thoải mái. Nhờ điều này, nhân viên dễ dàng thực hiện công việc một cách hiệu quả hơn, không bị ràng buộc bởi phong cách làm việc được áp đặt bởi doanh nghiệp.
3. Tăng cường sự tập trung vào công việc
Làm việc tại nhà giúp bạn tập trung tốt hơn bởi vì bạn không phải chịu tiếng ồn từ máy tính, đồng nghiệp hay người khác xung quanh và cũng hạn chế thời gian trò chuyện không liên quan với những người trong môi trường làm việc.
4. Giảm căng thẳng và áp lực
Làm việc tại nhà giúp nhân viên quản lý căng thẳng một cách hiệu quả hơn. Bạn có thể dễ dàng tạo ra các khoảnh khắc ngắn trong thời gian làm việc để tập thể dục hoặc nghỉ ngơi, giúp giảm bớt cảm giác mệt mỏi.
5. Thúc đẩy cân bằng cuộc sống
Làm việc từ xa giúp bạn quản lý thời gian cuộc sống một cách hiệu quả hơn, cho phép bạn kết hợp công việc với thời gian nghỉ ngơi một cách linh hoạt.
6. Tiết kiệm chi phí thuê văn phòng
Khi thực hiện làm việc từ xa, nhân viên sẽ cần ít thời gian tại văn phòng hơn. Điều này giúp giảm chi phí thuê mặt bằng một cách đáng kể. Thậm chí, nếu áp dụng mô hình làm việc từ xa linh hoạt, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đến 30% chi phí mặt bằng so với việc làm việc tại văn phòng truyền thống.
7. Mở ra cơ hội làm việc với nhân viên ở các vùng khác nhau
Với phương pháp làm việc từ xa, doanh nghiệp có khả năng tuyển dụng nhân viên từ nhiều vùng, khu vực khác nhau, thậm chí từ các quốc gia khác. Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng lợi thế cạnh tranh, tiếp cận thị trường mới và tối ưu hóa năng suất làm việc. Đồng thời, nhân viên tại văn phòng chính cũng có cơ hội học hỏi từ kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm của đồng nghiệp quốc tế.
IV. Nhược điểm làm việc từ xa
Làm việc từ xa, bên cạnh những lợi ích không thể bàn cãi. Bên cạnh đó, chúng ta cần cân nhắc về các khía cạnh hạn chế của làm việc từ xa. Một ví dụ điển hình là làm việc từ xa yêu cầu nhân viên phải có tính kỷ luật và khả năng tự quản lý cao, cũng như việc giao tiếp và trao đổi thông tin giữa các đồng nghiệp trở nên khó khăn và ít hiệu quả hơn.
Hãy cùng đi sâu tìm hiểu một số hạn chế mà doanh nghiệp cần xem xét trước khi áp dụng mô hình làm việc từ xa vào thực tế :
1. Yêu cầu sự kỷ luật và tính tự chủ cao
Vì làm việc trong môi trường thoải mái và không bị giám sát quá chặt như tại công ty, nhiều nhân viên gặp khó khăn về việc tự tạo động lực và hoàn thành công việc. Chẳng hạn, rất dễ để bạn dành quá nhiều thời gian cho việc nghỉ ngơi, kéo dài giấc ngủ trưa hoặc bị ảnh hưởng bởi các việc nhà. Điều này có thể dẫn đến việc làm công việc không hiệu quả, trì trệ, và trì hoãn các dự án.
2. Tương tác và trao đổi thông tin không hiệu quả
Việc giao tiếp và trao đổi thông qua mạng internet thường không thể hiệu quả bằng cách trực tiếp gặp gỡ. Nhân viên có thể mất thời gian đợi phản hồi qua tin nhắn, thậm chí còn cần phải sắp xếp lịch họp để trao đổi, mất đi khá nhiều thời gian.
3. Yêu cầu khả năng tự giải quyết vấn đề
Khi làm việc tại văn phòng, bạn sẽ có nhiều cơ hội để gặp gỡ và trao đổi nhanh chóng với đồng nghiệp cũng như cấp trên. Tuy nhiên, khi làm việc tại nhà, bạn sẽ phải chủ động tự giải quyết những vấn đề khó khăn trong công việc và tự phát triển bản thân do hạn chế thời gian trao đổi với đồng nghiệp.
4. Giảm sự giao tiếp với đồng nghiệp
Khi làm việc tại nhà, phương pháp giao tiếp chủ yếu diễn ra qua internet. Điều này có thể giới hạn mức độ tương tác với đồng nghiệp và nhân viên.
5. Doanh nghiệp gặp thách thức trong việc quản lý nhân viên
Thay vì quản lý trực tiếp, doanh nghiệp thường phải sử dụng email, báo cáo và các cuộc họp trực tuyến để quản lý nhân viên. Tuy nhiên, việc này có thể dẫn đến việc kiểm soát nguồn nhân lực trở nên khó khăn hơn, do sự phụ thuộc vào tính trung thực của nhân viên. Vì vậy, các doanh nghiệp cần xây dựng quy trình và áp dụng các công cụ làm việc từ xa để quản lý nguồn nhân lực một cách hiệu quả hơn.
V. Các hình thức làm việc từ xa phổ biến hiện nay
Trên khắp thế giới, có hai mô hình làm việc từ xa phổ biến là làm việc từ xa hoàn toàn và làm việc từ xa không hoàn toàn. Vậy liệu có sự khác biệt gì giữa hai mô hình này hay không? Và hiện nay, có bao nhiêu mô hình được nhiều người sử dụng?
1. Làm việc từ xa hoàn toàn
Trong mô hình này, doanh nghiệp sẽ không cần phải trả chi phí cho việc thuê mặt bằng, điện nước, internet, và các yếu tố khác. Tất cả nhân viên sẽ được tự do làm việc tại bất kỳ thời gian và địa điểm nào mà họ mong muốn, miễn là họ hoàn thành đầy đủ công việc và đáp ứng mục tiêu được đề ra. Hiện nay, có hai mô hình làm việc từ xa hoàn toàn phổ biến, bao gồm:
1.1 Mô hình 1: Làm việc từ xa khác biệt về thời gian
Mô hình này phù hợp với những công ty có nhiều nhân viên cư trú tại nhiều quốc gia, khu vực khác nhau. Người lao động có khả năng làm việc ở bất cứ đâu và bất cứ lúc nào mà họ mong muốn. Công việc được giao theo danh sách và thời hạn đã định trước. Ví dụ, những cộng tác viên chịu trách nhiệm viết bài cho một doanh nghiệp có thể hoàn thành công việc từ xa. Họ cần đảm bảo viết một số lượng bài viết trong mỗi tháng và mức thu nhập sẽ phụ thuộc vào số lượng bài viết mà họ hoàn thành.
- Ưu điểm:
Mô hình này mang lại sự linh hoạt tối đa cho nhân viên, bởi vì họ có khả năng tự do chọn lựa thời gian và địa điểm làm việc phù hợp với bản thân. Do có sự phân bố nhân sự trên nhiều khu vực khác nhau, mô hình này cho phép doanh nghiệp cung cấp sản phẩm và dịch vụ liên tục 24/24. Thêm vào đó, người quản lý nhân sự có thể thiết lập mức lương tùy theo vùng địa lý mà nhân viên đang làm việc, giúp giảm thiểu chi phí thuê nhân công.
- Nhược điểm:
Bởi vì nhân viên đến từ các khu vực khác nhau và thời gian làm việc không đồng nhất, dẫn đến sự thiếu liên kết giữa các thành viên trong đội ngũ.
Người quản lý gặp khó khăn khi giải quyết các vấn đề từ phía cấp dưới, do có nhiều yếu tố khác nhau như khoảng cách địa lý hay thời gian làm việc.
1.2 Mô hình 2: Làm việc từ xa đồng bộ
Khác biệt so với mô hình trước, trong mô hình này, các thành viên nhân sự sẽ làm việc theo một múi giờ cụ thể và thường là trong cùng một khu vực địa lý. Các nhân viên sẽ chia sẻ phần công việc lặp đi lặp lại và cần phối hợp với đồng nghiệp khác trong cùng thời gian để đảm bảo công việc được thực hiện một cách toàn diện.
- Ưu điểm:
+ Nâng cao khả năng giao tiếp nội bộ, cùng làm việc hợp tác và giải quyết vấn đề qua các bộ phận, giữa các nhân viên khác nhau.
+ Tăng cường sự tương tác giữa các thành viên nhân sự trong thời gian thực.
- Nhược điểm:
+ Việc cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho khách hàng chỉ trong khoảng thời gian làm việc.
+ Gặp khó khăn trong việc tuyển dụng nhân sự nước ngoài do sự khác biệt về múi giờ.
2. Làm việc từ xa không hoàn toàn
21. Mô hình 3: Mô hình làm việc kết hợp (Hybrid)
Các nhân viên sẽ có lịch làm việc cố định tại nhà vài ngày trong tuần, còn lại sẽ làm việc tại công ty.
- Ưu điểm:
+ Có thể mở rộng việc tuyển dụng đối với các vị trí nằm ngoài khu vực trực tiếp của doanh nghiệp.
+ Tận dụng việc làm việc từ xa để giảm chi phí hoạt động và thuê mặt bằng văn phòng. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần xác định ngân sách cho việc cung cấp các thiết bị và công cụ hỗ trợ cho nhân viên.
- Nhược điểm:
+ Việc tạo sự kết nối giữa nhân viên làm việc từ xa và những người làm việc tại công ty là một thách thức.
+ Đương đầu với khó khăn trong việc cân nhắc giữa công việc và cuộc sống cá nhân.
+ Đòi hỏi sự linh hoạt từ phía nhân viên để làm việc hiệu quả.
Làm việc từ xa không chỉ đơn thuần là một giải pháp tạm thời dành cho doanh nghiệp trong thời kỳ đại dịch COVID-19, mà còn đang hứa hẹn trở thành một phong cách làm việc bền vững cho nhiều công ty. Hy vọng rằng qua bài viết này, SimERP đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về mô hình làm việc từ xa cùng với sự hiệu quả của các phần mềm hỗ trợ, mà các nhà quản lý nên tận dụng.
Nguồn: simerp.io
