Tuân thủ HR (HR Compliance) là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh, giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ luật lao động, quy định tại nơi làm việc và các tiêu chuẩn đạo đức. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến rủi ro pháp lý, phạt tài chính và ảnh hưởng xấu đến danh tiếng. Để giúp doanh nghiệp của bạn đi đúng hướng, đây là danh sách kiểm tra tuân thủ HR toàn diện bao gồm các lĩnh vực quan trọng.
1. Tuân thủ luật lao động
- Đảm bảo tuân thủ luật lao động địa phương và các quy định ngành nghề.
- Lưu trữ hồ sơ nhân viên đầy đủ, bao gồm hợp đồng lao động, hồ sơ thuế và bảng lương.
- Thường xuyên rà soát và cập nhật chính sách lao động theo thay đổi của pháp luật.
- Xác minh hợp lệ giấy tờ và tình trạng lao động của tất cả nhân viên.
2. Chính sách nơi làm việc & Sổ tay nhân viên
- Soạn thảo và phát hành sổ tay nhân viên với những cập nhật mới nhất.
- Rõ ràng các chính sách về hành vi tại nơi làm việc, chống phân biệt đối xử và quy trình xử lý kỷ luật.
- Thiết lập quy tắc đạo đức và quy tắc ứng xử trong kinh doanh.
- Đảm bảo nhân viên đọc, hiểu và cam kết tuân thủ các chính sách.
3. Tuyển dụng & Đào tạo hội nhập tuân thủ
- Chuẩn hóa quy trình tuyển dụng để đảm bảo tính công bằng và hợp pháp.
- Tiến hành kiểm tra lý lịch và bằng cấp ứng viên một cách hợp pháp và cẩn thận.
- Cung cấp chương trình đào tạo hội nhập về chính sách công ty và kỳ vọng trong công việc.
- Đảm bảo hợp đồng lao động rõ ràng, tuân thủ pháp luật và được ký kết bởi cả hai bên.
4. Tuân thủ lương thưởng & phúc lợi
- Tuân thủ luật lương tối thiểu và quy định làm thêm giờ.
- Xác định chính xác nhân viên thuộc nhóm miễn trừ hoặc không miễn trừ (exempt/non-exempt).
- Đảm bảo trả lương công bằng và tuân thủ các luật về bình đẳng giới & lương thưởng.
- Cung cấp đầy đủ các phúc lợi bắt buộc như bảo hiểm y tế, nghỉ phép có lương và kế hoạch hưu trí theo quy định.
5. An toàn lao động & Phúc lợi nhân viên
- Triển khai các chương trình an toàn lao động theo quy định (ví dụ: OSHA).
- Tổ chức đào tạo an toàn lao động và diễn tập xử lý tình huống khẩn cấp.
- Xây dựng chính sách rõ ràng về chống quấy rối và phân biệt đối xử tại nơi làm việc.
- Thúc đẩy sức khỏe tinh thần & thể chất của nhân viên thông qua các chương trình phúc lợi.
6. Quản lý hiệu suất & Quy trình chấm dứt hợp đồng
- Thực hiện đánh giá hiệu suất định kỳ với phản hồi minh bạch.
- Đảm bảo các biện pháp kỷ luật tuân theo quy trình công bằng và có tài liệu đi kèm.
- Xây dựng quy trình chấm dứt hợp đồng rõ ràng, tuân thủ pháp luật.
- Cung cấp đầy đủ lương cuối cùng, trợ cấp thôi việc (nếu có) và tài liệu xuất cảnh cần thiết.
7. Bảo mật dữ liệu HR & Lưu trữ hồ sơ
- Bảo vệ và đảm bảo tính bảo mật của hồ sơ nhân viên theo luật bảo vệ dữ liệu.
- Thực hiện các biện pháp an ninh mạng để bảo vệ dữ liệu nhân sự.
- Xác định thời gian lưu trữ hồ sơ nhân viên theo yêu cầu pháp lý.
- Thường xuyên kiểm tra hệ thống HR và hồ sơ để đảm bảo tuân thủ.
Lời kết
Tuân thủ HR không phải là nhiệm vụ chỉ làm một lần mà là một cam kết liên tục. Thường xuyên rà soát chính sách, thực hiện kiểm toán nội bộ và cập nhật theo thay đổi pháp luật sẽ giúp doanh nghiệp bảo vệ mình và xây dựng một môi trường làm việc lành mạnh.
Doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn gì trong việc tuân thủ HR? Hãy cùng thảo luận trong phần bình luận nhé!
--------------------------
Mọi thông tin liên hệ:
iconicJob Vietnam – Cổng thông tin tuyển dụng nhân sự cấp cao, mạng tìm việc làm, ứng tuyển ngay việc làm mới từ các nhà tuyển dụng hàng đầu tại Việt Nam.
