Trong bối cảnh thị trường lao động ngày càng cạnh tranh, kỹ năng đa nhiệm (multitasking) ngày càng trở nên quan trọng, đặc biệt đối với những người mới bắt đầu sự nghiệp. Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ và trí tuệ nhân tạo (AI) đã nâng cao yêu cầu về khả năng xử lý công việc – không chỉ thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc, mà còn phải quản lý chúng một cách hiệu quả.
Kỹ năng này không còn chỉ là một ưu thế, mà đã trở thành điều kiện tiên quyết để thích nghi với tốc độ làm việc hiện đại.
I. Multitasking là gì?
Multitasking là kỹ năng đa nhiệm. Đây là khả năng quản lý và chuyển đổi linh hoạt giữa nhiều nhiệm vụ trong một khoảng thời gian nhất định, đảm bảo hoàn thành công việc với chất lượng tốt. Trái với suy nghĩ phổ biến, multitasking không phải là làm nhiều việc cùng lúc (true multitasking), mà thường là chuyển đổi nhiệm vụ (task-switching) một cách hiệu quả, với sự tập trung và tổ chức hợp lý.
Ví dụ: Một nhân viên thực tập marketing có thể vừa viết bài quảng cáo cho mạng xã hội, vừa trả lời email khách hàng, vừa chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp nhóm. Để làm được điều này, bạn cần biết ưu tiên công việc, phân bổ thời gian, và duy trì sự tập trung.
II. Vì sao kỹ năng Multitasking quan trọng?
Kỹ năng multitasking mang lại nhiều lợi ích thiết thực, đặc biệt trong môi trường làm việc năng động. Dưới đây là những lý do khiến nó trở thành “vũ khí” không thể thiếu:
1. Đáp ứng kỳ vọng của nhà tuyển dụng
Nhà tuyển dụng, đặc biệt ở các công ty khởi nghiệp (startup), đánh giá cao những ứng viên có khả năng xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc. Ví dụ, một nhân viên mới có thể được yêu cầu vừa hỗ trợ dự án, vừa theo dõi số liệu, vừa phối hợp với đồng nghiệp. Multitasking giúp bạn chứng tỏ sự linh hoạt, chủ động, và khả năng thích ứng – những phẩm chất cần thiết để thăng tiến.
2. Tăng khả năng cạnh tranh trong thời đại AI
AI có thể tự động hóa các tác vụ lặp lại như phân tích dữ liệu hay tạo báo cáo, nhưng con người vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức, phối hợp, và đưa ra quyết định. Kết hợp kỹ năng multitasking với các công cụ AI (như ChatGPT, hoặc Google Calendar) sẽ giúp bạn tạo ra giá trị vượt trội và nổi bật trước nhà tuyển dụng.
3. Thích nghi với công việc đa nhiệm
Ngày nay, nhiều vị trí công việc đòi hỏi sự tích hợp giữa các vai trò. Một chuyên viên chăm sóc khách hàng có thể vừa trả lời khách hàng qua hotline, vừa quản lý nội dung fanpage, vừa xử lý hồ sơ văn phòng. Multitasking giúp bạn làm việc hiệu quả trong môi trường năng động này.
4. Tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất
Multitasking cho phép bạn hoàn thành nhiều nhiệm vụ trong một khoảng thời gian ngắn. Ví dụ, bạn có thể vừa nhập dữ liệu khách hàng vừa trả lời điện thoại, giúp tiết kiệm thời gian so với làm từng việc riêng lẻ. Điều này tạo cảm giác thành tựu và tăng động lực làm việc.
5. Tăng thu nhập và cơ hội nghề nghiệp
Nhà tuyển dụng thường ưu tiên những nhân viên đa nhiệm vì họ có thể đảm nhiệm nhiều vai trò, giảm chi phí tuyển dụng. Ngoài ra, việc tham gia nhiều dự án cùng lúc có thể mang lại tiền thưởng hoặc cơ hội thăng tiến, đồng thời giúp bạn tích lũy kinh nghiệm đa dạng.
6. Hạn chế trì hoãn
Khi đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ, bạn sẽ học cách phân bổ thời gian hợp lý, tránh lãng phí thời gian vào những ngày ít việc. Multitasking giúp bạn duy trì nhịp độ công việc ổn định và đạt được nhiều mục tiêu hơn.
III. Multitasking: Cơ hội hay thách thức?
Dù mang lại nhiều lợi thế, việc thực hiện đa nhiệm một cách thiếu kiểm soát có thể dẫn đến những hệ quả tiêu cực. Nghiên cứu do Đại học Stanford công bố vào năm 2009 cho thấy rằng multitasking quá mức không chỉ làm suy giảm hiệu suất công việc mà còn khiến người làm việc dễ mất tập trung và gia tăng mức độ căng thẳng. Dưới đây là một số rủi ro phổ biến khi lạm dụng kỹ năng này.
1. Giảm chất lượng công việc: Việc xử lý đồng thời nhiều nhiệm vụ mà không có sự sắp xếp ưu tiên rõ ràng dễ dẫn đến sai sót, chẳng hạn như quên đính kèm tệp trong email.
2. Gia tăng căng thẳng và nguy cơ kiệt sức: Việc cố gắng đảm nhận quá nhiều công việc vượt quá khả năng chịu đựng có thể gây áp lực tâm lý, dẫn đến căng thẳng kéo dài và kiệt quệ tinh thần.
3. Mất tập trung: Liên tục chuyển đổi giữa các nhiệm vụ làm giảm khả năng tập trung sâu, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc.
Tuy vậy, nếu biết ứng dụng đa nhiệm một cách chiến lược và có kiểm soát, bạn hoàn toàn có thể khai thác tối đa lợi ích từ kỹ năng này, đồng thời hạn chế những tác động tiêu cực. Các phương pháp dưới đây sẽ giúp bạn thực hiện điều đó một cách hiệu quả.
IV. Cách rèn luyện kỹ năng Multitasking hiệu quả
Để trở thành một người thực hiện đa nhiệm một cách hiệu quả và thông minh, bạn cần kết hợp hài hòa giữa kỹ năng tổ chức, sự hỗ trợ từ các công cụ phù hợp và một tư duy đúng đắn. Dưới đây là bước đầu tiên:
1. Hiểu giới hạn của bản thân
Đa nhiệm không đồng nghĩa với việc thực hiện mọi công việc cùng lúc. Điều quan trọng là bạn cần hiểu rõ khả năng xử lý của mình để tránh rơi vào tình trạng mất tập trung. Nếu bạn nhận thấy rằng việc vừa viết báo cáo vừa trả lời tin nhắn khiến hiệu suất giảm sút, hãy ưu tiên hoàn thành một nhiệm vụ trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.
2. Lập danh sách công việc (to-do list)
Mỗi ngày, dành 5-10 phút để liệt kê các nhiệm vụ cần hoàn thành. Sử dụng công cụ như Trello (để quản lý dự án) hoặc một mẩu giấy ghi chú để theo dõi tiến độ. Ví dụ: ghi rõ “trả lời email khách hàng”, “viết bài quảng cáo”, “chuẩn bị báo cáo”. Điều này giúp bạn hình dung khối lượng công việc và tránh bỏ sót.
3. Ưu tiên công việc với ma trận Eisenhower
Phân loại nhiệm vụ theo mức độ quan trọng và khẩn cấp:
- Quan trọng và khẩn cấp: Làm ngay (ví dụ: nộp báo cáo trước deadline).
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Lên kế hoạch (ví dụ: học kỹ năng mới).
- Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Giao cho người khác hoặc tự động hóa (ví dụ: trả lời email thông thường).
- Không quan trọng và không khẩn cấp: Loại bỏ (ví dụ: lướt mạng xã hội không cần thiết).
- Cách áp dụng: Mỗi sáng, sắp xếp danh sách công việc theo ma trận này để tập trung vào những việc quan trọng nhất.
4. Xác định thời gian hoàn thành
Trước khi bắt đầu công việc, hãy ước lượng thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ—chẳng hạn: 30 phút để trả lời email, 2 giờ cho việc viết báo cáo, 1 giờ họp nhóm. Việc này không chỉ giúp bạn sắp xếp thời gian một cách khoa học mà còn tạo điều kiện để phản hồi kịp thời nếu có phát sinh công việc mới từ đồng nghiệp hoặc cấp trên. Bên cạnh đó, đừng quên dành thêm 5–10 phút để rà soát lại công việc, tránh những lỗi nhỏ nhưng quan trọng, như quên đính kèm tài liệu trong email.
5. Nhóm các nhiệm vụ liên quan (batch processing)
Nhóm các công việc tương tự để xử lý cùng lúc, giảm thời gian chuyển đổi giữa các hoạt động và nâng cao mức độ tập trung. Ví dụ, hãy dành riêng 30 phút trong ngày chỉ để giải quyết toàn bộ email thay vì xử lý rời rạc.
Sau đó, chuyển sang một nhóm công việc khác như viết nội dung hoặc phân tích dữ liệu. Cách làm này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp duy trì mạch tư duy liền mạch, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc tổng thể.
6. Sử dụng công cụ hỗ trợ và AI
Việc ứng dụng các công cụ quản lý công việc hiện đại như Trello hoặc Google Calendar có thể giúp bạn tổ chức và theo dõi công việc một cách khoa học và hiệu quả:
- Trello: Quản lý dự án thông qua các bảng, cột và thẻ, dễ dàng theo dõi tiến độ từng nhiệm vụ.
- Notion: Ghi chú, lên kế hoạch làm việc, học tập, hoặc lưu trữ tài liệu một cách linh hoạt.
- Google Calendar: Sắp xếp lịch trình, lên kế hoạch và thiết lập lời nhắc deadline.
Bên cạnh đó, hãy tận dụng sức mạnh của AI để tự động hóa những tác vụ lặp lại hoặc mang tính hỗ trợ. Chẳng hạn, sử dụng ChatGPT để phác thảo nội dung email, Canva AI để thiết kế hình ảnh nhanh chóng. Điều này giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian, từ đó tập trung hơn cho các nhiệm vụ mang tính chiến lược và tạo ra giá trị cao hơn.
7. Tập trung từng nhiệm vụ với kỹ thuật Pomodoro
Hãy chia ngày làm việc thành các phiên tập trung ngắn—thường là 25 phút làm việc xen kẽ với 5 phút nghỉ—dựa trên kỹ thuật Pomodoro. Trong mỗi phiên, bạn cần dành trọn sự chú ý cho một nhiệm vụ duy nhất. Ví dụ: 25 phút tập trung xử lý email, nghỉ 5 phút, sau đó chuyển sang viết báo cáo.
Trong thời gian làm việc, nên tắt thông báo từ điện thoại và ứng dụng, thậm chí thông báo với đồng nghiệp nếu cần tránh bị gián đoạn. Phương pháp này không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn giúp duy trì năng lượng ổn định trong suốt cả ngày.
8. Duy trì sức khỏe tinh thần và thể chất
Đa nhiệm là một hoạt động tiêu tốn nhiều năng lượng, cả về thể chất lẫn tinh thần. Do đó, việc duy trì lối sống lành mạnh là yếu tố không thể thiếu để đảm bảo hiệu quả làm việc. Hãy dành thời gian nghỉ ngơi hợp lý, luyện tập thể dục đều đặn và ngủ đủ giấc mỗi ngày.
Những hành động đơn giản như đi bộ vài phút hoặc uống một ly nước giữa các nhiệm vụ cũng có thể giúp bạn tái tạo năng lượng và lấy lại sự tỉnh táo. Việc làm việc liên tục trong thời gian dài mà không nghỉ ngơi dễ dẫn đến kiệt sức, giảm khả năng tư duy và ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất.
Kỹ năng multitasking không đơn thuần là khả năng làm nhiều việc cùng lúc, mà còn thể hiện năng lực tổ chức, sự linh hoạt trong xử lý tình huống và tính chủ động — những phẩm chất mà nhà tuyển dụng luôn đánh giá cao. Trong kỷ nguyên công nghệ và trí tuệ nhân tạo, việc biết kết hợp kỹ năng đa nhiệm với các công cụ hiện đại sẽ giúp bạn tối ưu thời gian, nâng cao hiệu quả công việc và gia tăng cơ hội phát triển sự nghiệp.
Là người mới bắt đầu đi làm, bạn không cần phải thành thạo kỹ năng này ngay lập tức. Hãy bắt đầu từ những bước nhỏ nhưng thiết thực: lập danh sách công việc hằng ngày, sử dụng các ứng dụng hỗ trợ, hoặc tham gia các dự án thực tế để tích lũy trải nghiệm. Với sự kiên nhẫn và chiến lược phù hợp, kỹ năng multitasking sẽ dần trở thành một “chìa khóa vàng” giúp bạn tự tin chinh phục thị trường lao động và xây dựng một sự nghiệp bền vững.
Hy vọng rằng thông tin trong bài viết này sẽ giúp ích được cho bạn.
--------------------------
Mọi thông tin liên hệ:
iconicJob Vietnam – Cổng thông tin tuyển dụng nhân sự cấp cao, mạng tìm việc làm, ứng tuyển ngay việc làm mới từ các nhà tuyển dụng hàng đầu tại Việt Nam.
