Đừng bao giờ coi nhẹ văn hóa của doanh nghiệp, vì đôi khi chính yếu tố này lại quyết định sự thành bại của cả công ty. Riêng với người Nhật, họ rất coi trọng lễ giáo, ứng xử trong giao tiếp, hầu hết các công ty Nhật đều có một bộ quy tắc ứng xử riêng.
Dưới đây là một số điểm đặc biệt trong văn hóa ứng xử của người Nhật mà bạn cần lưu tâm.
Để ý hình thức
Bạn không cần phải lỗng lậy, bóng bẩy nhưng phải gọn gàng, sạch sẽ, phù hợp với hoàn cảnh và môi trường kinh doanh. Để ý hình thức là cách bạn tôn trọng bản thân và đồng nghiệp xung quanh.
Tính cách người Nhật rất chỉn chu, vì thế họ để ý từng thứ một: tóc tai, móng tay, áo, quần… Bạn luôn phải đảm bảo rằng khi xuất hiện trước mặt mọi người ngoại hình của mình là tươm tất nhất.
Với người Nhật, bạn phải hoàn thiện từ hình thức trước, sau đó nội dung có thể dần dần bồi đắp.
Cách chào hỏi đối tác/khách hàng
Nếu như người Việt Nam và người phương Tây khá xuề xòa trong cách chào hỏi thì người Nhật lại không như vậy.Khi chào người Nhật sẽ cúi người xuống, thẳng lưng, hơi gập người ở phần thắt lưng, cánh tay nam giới để ở hai bên hông, cánh tay nữ giới để ở phía trước.
Tùy theo hoàn cảnh và người đối diện mà người Nhật có 3 kiểu chào khác nhau:
– Chào nhẹ: Người hơi cúi xuống, dùng khi gặp khách hay cấp trên ở hành lang.
– Chào bình thường: Cúi người thấp hơn chút nữa, kiểu chào này tương đối trịnh trọng.
– Chào lễ phép: Cúi hẳn người xuống, đây là kiểu chào hỏi trịnh trọng nhất.
Để làm việc trong công ty Nhật bạn phải học được những kiểu chào hỏi cơ bản này.
Coi trọng danh thiếp
Danh thiếp là điều mà người Nhật đặc biệt chú ý, đây cũng là cách thức trao đổi liên lạc trong buổi gặp đầu tiên. Khi nhận được danh thiếp, bạn phải giữ gìn cẩn thận, cho vào sổ danh thiếp thay vì túi quần túi áo, lúc đang bận nói chuyện thì có thể đặt tạm trên bàn.
Bạn cũng cần chú ý thái độ khi trao danh thiếp, hai tay nên cầm ở hai góc danh thiếp, hướng chữ về chính diện người được trao.
Ứng xử qua điện thoại
Việc nghe điện thoại sao cho lịch sự, chuyên nghiệp cũng là điều các công ty Nhật đặc biệt chú trọng. Khi có cuộc gọi đến, bạn phải cầm máy trong vòng một đến hai hồi chuông và xưng tên công ty, để khách chờ là điều tối kị vì khách hàng là ưu tiên số 1. Trong trường hợp bạn quá bận và nhấc máy sau 3 hồi chuông thì phải nói lời xin lỗi trước tiên.
Khi bạn gọi điện ra ngoài, cần nói ngắn gọn nội dung để không làm mất thời gian của người nghe. Nếu sợ mình lúng túng, hay quên việc thì bạn nên ghi những điều muốn trình bày ra giấy trước khi bấm số.
Thái độ làm việc
Thái độ làm việc của người Nhật có 3 điểm trọng yếu bạn cần nắm bắt, đó là:
Thứ nhất, luôn luôn đúng giờ, không đến văn phòng muộn, giao hàng đúng thời gian quy định, đến buổi hẹn đúng giờ… Điều này thể hiện sự tôn trọng của bạn với khách hàng và đối tác. Chính vì thế khá nhiều người làm trong công ty Nhật có thói quen chỉnh đồng hồ lên sớm vài phút để tránh chậm trễ.
Thứ hai, người Nhật coi trọng nỗ lực của cá nhóm hơn cá nhân, với họ, khi mọi người làm việc với nhau, tỷ lệ thành công sẽ cao hơn hẳn. Vì vậy, họ thường dùng “chúng tôi” hơn là “tôi”.
Thứ ba, tôn trọng sếp và người lớn tuổi, luôn chú ý đến cách cư xử, nói chuyện, cúi chào, ăn uống…
Bày tỏ lòng cảm ơn
Người Nhật luôn bày tỏ lòng cám ơn chân thành với những người đã giúp đỡ mình. Vì thế, tại các công ty Nhật thường có 2 dịp tặng quà lớn: tặng quà giữa năm (chugen) và quà tặng cuối năm (seibo) giữa các cá nhân và các công ty với nhau. Chính điều này đã giúp không khí làm việc luôn thuận hòa, vui vẻ.
Nhờ có cách cư xử khéo léo, mềm mỏng người Nhật luôn dễ dàng thu phục nhân tâm, đạt được thành tựu tuyệt vời trong kinh doanh.
Nhật Bản là một trong những quốc gia có văn hóa ứng xử đặc thù nhất, đây cũng là yếu tố giúp công ty Nhật dễ dàng gặt hái thành công, thu phục lòng người. Nếu bạn đang có ý định ứng tuyển việc làm tại Nhật hoặc các công ty Nhật tại Việt Nam thì nên nắm chắc những nét văn hóa ứng xử trọng yếu này để không thấy bỡ ngỡ, bối rối khi mới bước chân vào công ty. Trải qua một thời gian làm việc, chắc chắn bạn sẽ có tác phong chỉn chu, đúng giờ và hoàn hảo như người Nhật vậy.
