Khi bạn xin nghỉ việc, điều cuối cùng bạn có thể làm là bàn giao công việc hiện tại cho nhân viên mới. Nhưng bàn giao là một quá trình thực sự quan trọng và cần thiết cho bất kỳ tổ chức nào.
Khi một nhân viên rời khỏi một vị trí, bất kể trong hoàn cảnh nào, họ phải luôn luôn thực hiện một quy trình bàn giao thích hợp để đảm bảo quá trình chuyển giao công việc cho người mới suôn sẻ. Việc nhân viên nghỉ việc bàn giao khối lượng công việc của họ sẽ giúp nhân viên mới bắt đầu công việc và biết chính xác những gì mà công ty cấp trên mong đợi gì từ họ trong công việc.
Nếu bạn là sếp hoặc người quản lý, bạn sẽ có trách nhiệm đảm bảo các nhân viên mới đến sẽ nhận được các thông tin bàn giao chi tiết.
Ở đây, tất cả mọi thứ bạn cần biết về chuyển giao công việc của nhân viên sắp nghỉ việc
1. Làm thế nào để quá trình bàn giao thật tốt
Quá trình bàn giao tốt sẽ giúp các thành viên mới tiếp nhận và thích nghi với vị trí của họ nhanh chóng và dễ dàng hơn, cảm thấy thoải mái và tự tin hơn với quy trình làm việc mới.
Việc này cũng rất có lợi cho các nhân viên khác và doanh nghiệp, vì sẽ không bị gián đoạn công việc và ảnh hưởng đến năng suất của tập thể.
Ngoài ra, khi các nhân viên lâu lăm có kinh nghiệm nghỉ việc, và được thay thế bới một nhân viên mới, vấn đề này luôn tồn tại các nguy cơ về thông tin, kiến thức và kinh nghiệm đi cùng với họ. Việc chuyển giao giúp giảm các rủi ro đó, bằng cách bàn giao và hướng dẫn các quy trình làm việc giữa nhân viên cũ và nhân viên mới.
Thời gian của việc bàn giao sẽ khác nhau tùy thuộc vào mức độ phức tạp hoặc thâm niên của công việc hoặc vị trí mà nhân viên nghỉ việc.
Theo lời khuyên của các chuyên gia, nhân viên mới nên dành ít nhất là 1 ngày để trao đổi với nhân viên sắp nghỉ.
“Điều hoàn toàn quan trọng là có ít nhất một biên bản bàn giao cơ bản, bởi vì trong một công ty nhỏ, công việc thường bao gồm nhiều hơn so với nhân viên ban đầu được tuyển dụng,”
Đối với việc bàn giao cần nhiều thời gian, cần phải có cả trao đổi trực tiếp và tài liệu bằng văn bản.
Nếu đó là một vị trí quan trọng, thì cần phải tuyển nhân viên mới vào sớm và cần thời gian để theo dõi công việc. Việc này sẽ có cả nhân viên – cũ và mới – làm việc cùng nhau trong một ngày hoặc thậm chí một tuần, vì vậy thành viên mới có thể thực hiện các nhiệm vụ dưới sự hướng dẫn và chỉ dẫn của nhân viên có kinh nghiệm.
2. Cần ghi chú những gì trong biên bản bàn giao của bạn
Việc bàn giao phải được cấu trúc, mất ít nhất nửa ngày và bao gồm tất cả các nhiệm vụ hàng ngày của nhân viên. Cũng cần có một ghi chú bằng văn bản, với các hướng dẫn cụ thể về hệ thống hoặc dự án và số liên lạc cần thiết.
Bạn sẽ muốn đảm bảo rằng các ghi chú chuyển giao của bạn bao gồm tất cả thông tin mà người mới sẽ cần để làm việc một cách suôn sẻ.
Dưới đây là một số điều bạn cần liệt kê:
– Mô tả về các nhiệm vụ và quy trình hàng ngày của bạn
– Các hoạt động chính hàng ngày
– Truy cập vào tất cả các bảng tính và tệp có liên quan
– Thời hạn dự án và cập nhật trạng thái
– Danh sách các liên hệ chính – khách hàng, các bên liên quan, nhà quản lý
– Bất kỳ vấn đề đang diễn ra ảnh hưởng đến các dự án
– Chi tiết của tất cả thông tin đăng nhập và mật khẩu
– Vệ sinh – vị trí của chìa khóa, văn phòng phẩm, công cụ, vv
Hãy suy nghĩ về những điều bạn sẽ cần biết nếu bạn mới bắt đầu công việc mới. Chuẩn bị ghi chú bàn giao của bạn thực sự có thể là một sự tăng cường nhỏ, khi bạn nhìn lại tất cả các nhiệm vụ và dự án mà bạn đã hoàn thành trong vị trí này!
3. Người quản lý có thể làm gì để giúp với quá trình bàn giao
Trong lúc nhân viên sắp nghỉ chuẩn bị biên bản bàn giao, nhà quản lý cần có trách nhiệm đảm bảo quy trình bàn giao đúng và đầy đủ thông tin ngay từ đầu.
Nhân viên sắp nghỉ bắt đầu chuẩn bị bàn giao công việc ngay khi họ nộp đơn xin nghỉ việc. Hãy nói rõ rằng đây là ưu tiên chính trước khi họ rời khỏi công ty.
Bạn có thể đề nghị nhân viên mới và cũ làm việc cùng nhau trong quá trình bàn giao công việc, để nhân viên mới có thể tiếp nhận đầy đủ nhất công việc của nhân viên sắp nghỉ.
Ngoài ra, không phân bổ thêm công việc cho nhân viên sắp nghỉ bất kỳ dự án mới hoặc công việc mới nào – Nếu bạn đã đề cập với nhân viên sắp nghỉ về việc tập trung bàn giao công việc cho người mới thì hãy cho họ biết thời gian bàn giao và không gian để làm việc đó.
4. Nhân viên sắp nghỉ – Làm điều cần phải làm
Nếu bạn là một nhân viên sắp nghỉ việc, hãy cố gắng hết sức để bàn giao chi tiết cho người mới. Tùy thuộc vào hoàn cảnh cụ thể của bạn, bạn có thể cảm thấy thảnh thơi, kiểm tra hoặc chỉ đơn giản là vui mừng về việc nghỉ việc! Nhưng rời bỏ công việc của bạn với những ấn tượng tốt trong mắt đồng nghiệp, và đảm bảo sự chuyển đổi suôn sẻ cho người tiếp theo và công ty, sẽ cho thấy sự chuyên nghiệp thực sự của bạn.
Điều này cho thấy bạn rất tôn trọng những người đồng đội của bạn đang ở lại, vì đó sẽ là những người sẽ mang thêm khối lượng công việc trong khi người mới ổn định. Bằng cách dành thời gian để tiến hành bàn giao thích hợp, bạn sẽ giữ được các mối quan hệ tốt với đồng nghiệp cũ.
_____________________________
Mọi thông tin liên hệ:
ICONICJOB VietNam – Cổng thông tin tuyển dụng nhân sự cấp cao, mạng tìm việc làm, ứng tuyển ngay việc làm mới từ các nhà tuyển dụng hàng đầu tại Việt Nam
![[Việc làm tiếng Nhật] Tìm việc làm công ty Nhật Bản mới nhất tại TPHCM](/assets/blog/images/thumbnails/thumbnail-bg.png)
