Nếu có dịp qua Nhật làm việc, mọi người sẽ thấy hầu hết các nhân viên người Nhật thường có thói quen đến giờ làm sớm hơn từ 5 – 15p. Trong thời gian đó, công việc đầu tiên họ thường làm đó là sắp xếp lại góc làm việc của mình.
Đối với người Nhật, việc sắp xếp lại góc làm việc không chỉ đơn thuần là một thói quen để giúp mọi thứ trở nên ngăn nắp, sạch sẽ hơn, mà trên hết đó cũng là cách để họ giữ bộ mặt cho công ty của họ. Việc các khách hàng ghé thăm công ty và ngắm nhìn sự ngăn nắp, gọn gàng ở các góc làm việc cũng là một ấn tượng tốt để họ thêm tin tưởng vào sự làm việc chuyên nghiệp của nhân viên và doanh nghiệp nơi đây.
Sắp xếp bàn làm việc giúp tiết kiệm hơn 1h đồng hồ mỗi ngày
Theo thống kê của báo “ Wall Street Journal “, nếu mỗi ngày làm 8 tiếng đồng hồ, chúng ta sẽ tốn 1 giờ cho việc tìm kiếm các vật dụng ở văn phòng. Như vậy, bạn đang đánh mất quá nhiều thời gian cho những việc vô ích, bên cạnh đó việc tìm kiếm đồ đạc sẽ khiến bạn không thể tập trung vào công việc chính của mình.
Bạn thử nghĩ xem :
Một giờ đồng đồ đó, thay vì để tìm kiếm đồ đạc, bạn có thể chuẩn bị chu đáo hơn cho buổi thuyết trình, một cuộc hẹn kinh doanh, hay nghĩ ra ý tưởng hay cho công việc sắp tới. Đây đều là những công việc bổ ích cho công việc của chúng ta.
Vì thế, hãy sắp xếp bàn làm việc thật ngăn nắp sẽ giúp cho công việc của bạn trở nên hiệu quả hơn.
Cách sắp xếp bàn làm việc của người Nhật
Người Nhật có một phương pháp sắp xếp bàn làm việc khá hiệu quả, bắt đầu từ việc Sàng Lọc (整理) và Sắp Xếp (整頓)
1. Seiri – Sàng lọc
Đầu tiên, hãy phân loại đồ đạc của mình thành hai nhóm : cần thiết và không cần thiết. Đặc biệt, phải biết được mình đang có những món đồ gì, số lượng bao nhiêu … đề biết cách lọc ra nên đặt chúng ở đâu là tốt nhất !
2. Seiton – Sắp xếp
Sau khi sàng lọc xong, hãy loại bỏ những đồ dùng trong nhóm “ không cần thiết “ và sắp xếp những vật dụng cần thiết một cách ngăn nắp. Đây là cách sắp xếp thông dụng nhất hiện nay :
① Mặt bàn: Máy tính và điện thoại
Máy tính và điện thoại nên đặt trên bàn làm việc là hợp lý nhất. Ngoài ra, bạn có thể đặt ống cắm bút và tối đa 2 cây viết trên bàn để tiện sử dụng mỗi khi cần thiết. Những vật dụng còn lại nên đặt vào trong ngăn bàn để tránh phân tán trong công việc.
② Hộc tủ 1: Văn phòng phẩm
Bạn có thể sắp xếp theo mức độ sử dụng giảm dần. Tính từ ngoài vào trong nhé !
③ Hộc tủ 2: Vật dụng linh tinh
Đây là ngăn dành cho những vật dụng linh tinh. Những vật không phải văn phòng phẩm cũng không phải tài liệu như từ điển, thước dây, …
④ Hộc tủ 3: Tài liệu
Bạn có thể đặt tài liệu dành cho công việc của mình. Ưu tiên mức độ sử dụng cho từng loại. Tốt nhất nên chia ngăn làm việc công ty Nhật Bản để sắp xếp như trong hình.
Ngoài ra, bạn cũng có thể mang đến văn phòng những vật dụng nhỏ để tạo thêm cảm xúc khi làm việc. Đó có thể là một bức ảnh gia đình hay một chậu cây nhỏ… để thanh lọc không khí căng thẳng nơi làm việc.
Kết Luận
Đôi khi chúng ta không để ý mấy đến bàn làm việc của mình. Tuy nhiên, nếu muốn tạo sinh khí mới, bạn cần phải sắp xếp bàn làm việc thật ngăn nắp mỗi ngày.Văn phòng làm việc gọn gàng, ngăn nắp sẽ giúp bạn tăng khả năng sáng tạo và sự hài lòng trong công việc.
