Khi muốn làm việc hiệu quả hơn, chúng ta thường chú ý đến những mẹo tăng năng suất mà quên mất rằng, chính các thói quen xấu hàng ngày có thể là nguyên nhân chính khiến công việc chững lại.
Những thói quen tưởng như vô hại lại khó thay đổi nhất, và chúng âm thầm phá hỏng mọi nỗ lực cải thiện hiệu suất. Vì vậy, nhận ra và loại bỏ chúng là bước quan trọng để bạn tiến xa hơn trong học tập và công việc.
Dưới đây là một thói quen phổ biến mà bạn cần “chia tay” ngay:
1. Bị "cám dỗ" bởi thông báo và email
Chắc hẳn bạn đã từng thấy biểu tượng thông báo màu đỏ trên điện thoại hay máy tính, bạn lập tức nhấp vào và tạm gác công việc hiện tại. Ban đầu, bạn chỉ định kiểm tra nhanh, nhưng cuối cùng lại bị cuốn vào đọc tin nhắn, phản hồi hoặc xử lý các yêu cầu không quá quan trọng. Kết quả là công việc chính bị ngắt quãng, tâm trí không còn tập trung, và bạn cảm thấy mệt mỏi hơn.
Hơn thế, mỗi tiếng “ping” từ thông báo như một lời nhắc vô hình rằng khối lượng công việc đang tăng lên, ngay cả khi phần lớn chỉ là thông tin phụ. Điều này vô tình khiến bạn căng thẳng hơn và mất đi sự tập trung cần thiết.
Cách khắc phục:
- Tắt thông báo từ ứng dụng trên điện thoại và máy tính khi đang làm việc.
- Đặt thời gian cố định trong ngày để kiểm tra và xử lý email hoặc thông báo.
- Sử dụng chế độ “Không làm phiền” (Do Not Disturb) để giữ sự tập trung.
Nhớ rằng, việc ưu tiên tập trung vào nhiệm vụ quan trọng không chỉ giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả hơn mà còn giảm bớt áp lực vô hình do thông báo gây ra.
2. Nghĩ nhiều nhưng chẳng bắt tay vào làm
Bạn đã bao giờ dành hàng giờ suy nghĩ về cách thực hiện một nhiệm vụ, chỉ để rồi không làm gì vì sợ làm sai hoặc đợi một “thời điểm hoàn hảo”? Thói quen này xuất phát từ mong muốn mọi thứ phải hoàn hảo ngay từ đầu. Chúng ta thường tin rằng việc bắt đầu một cách hoàn hảo sẽ dẫn đến kết quả mỹ mãn, nhưng thực tế không phải vậy.
Dành quá nhiều thời gian để lập kế hoạch, mường tượng trong đầu không chỉ làm lãng phí thời gian mà còn khiến bạn lo lắng hơn. Đặc biệt, với những công việc chưa từng làm trước đây, bạn sẽ không tránh khỏi những khó khăn dù có chuẩn bị kỹ lưỡng đến đâu.
Làm sao để thoát khỏi thói quen này?
- Hành động ngay lập tức: Đừng chờ đợi, hãy bắt đầu với một bước nhỏ. Bắt tay làm việc sẽ giúp bạn giảm bớt cảm giác trì hoãn và dễ dàng tinh chỉnh sau đó.
- Tập trung vào tiến độ, không phải sự hoàn hảo: Nhớ rằng, một nhiệm vụ bắt đầu dang dở vẫn có giá trị hơn việc chỉ nằm trong kế hoạch.
Khởi động là bước quan trọng nhất. Khi đã bắt đầu, bạn sẽ thấy mọi thứ dần trở nên dễ dàng và rõ ràng hơn, giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu!
3. Làm tròn thời gian họp
Hãy nhớ lại cuộc họp gần đây nhất của bạn. Dù nội dung chỉ đủ thảo luận trong 40 phút, nhưng lịch họp lại kéo dài cả giờ. Phần thời gian dư thừa thường được lấp đầy bằng những cuộc trao đổi lan man, không đi vào trọng tâm. Điều này không chỉ làm trì hoãn công việc mà còn khiến mọi người mất tập trung và năng lượng.
Theo nghiên cứu, khi cuộc họp được lên lịch theo kiểu “tròn đẹp”, chúng ta dễ có xu hướng kéo dài thời gian không cần thiết, thay vì tập trung giải quyết nhanh gọn nội dung chính.
Giải pháp để tối ưu thời gian họp:
- Hãy lên lịch họp theo phút lẻ: Thay vì 30 phút, hãy thử đặt 25 phút; thay vì 1 giờ, hãy giới hạn 50 phút.
- Tính toán thời gian hợp lý cho từng nội dung: Phân bổ thời gian cụ thể để các thành viên nắm được sự ưu tiên và đi thẳng vào vấn đề.
- Tạo văn hóa họp hiệu quả: Khuyến khích mọi người chuẩn bị trước nội dung cần trình bày và tránh lãng phí thời gian vào những vấn đề không cần thiết.
Một lịch họp gọn gàng, hiệu quả không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn tạo không khí làm việc tích cực và năng động hơn cho cả nhóm.
Hy vọng rằng thông tin trong bài viết này sẽ giúp ích được cho bạn !
--------------------------
Mọi thông tin liên hệ:
iconicJob Vietnam – Cổng thông tin tuyển dụng nhân sự cấp cao, mạng tìm việc làm, ứng tuyển ngay việc làm mới từ các nhà tuyển dụng hàng đầu tại Việt Nam.
