Thời gian thực tập là cơ hội tuyệt vời cho sinh viên tìm hiểu và tiếp xúc làm việc trực tiếp trong môi trường làm việc chuyên ngành giúp nâng cao kỹ năng và trải nghiệm trong môi trường làm việc thực tế. Khi tuyển dụng Internship (internship là gì ?) thực tập sinh đúng người, sẽ giúp mang lại lợi ích cho cả doanh nghiệp và thực tập sinh. Tuy nhiên, nếu đang là sinh viên sắp ra trường thì doanh nghiệp cần lên kế hoạch thời gian tuyển dụng hợp lý.
I. Lên kế hoạch cho chương trình thực tập của bạn
1. Xác định khi nào cần tuyển thực tập sinh
Đối với doanh nghiệp phải mất vài tuần hoặc vài tháng để xem xét hồ sơ xin thực tập, liên hệ phỏng vấ và thuê thực tập sinh. Xác định khi nào bạn cần tuyển thực tập sinh để làm việc và lên kế hoạch phù hợp.
– Nếu doanh nghiệp có kế hoạch thuê sinh viên đại học để thực tập, thì bạn nên chú ý đến lịch nghỉ hè của sinh viên. Thời gian này bạn sẽ có nhiều ứng viên ứng tuyển và nhiều cơ hội để lựa chọn được ứng viên phù hợp cho vị trí đang cần. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể tuyển thực tập sinh trong năm học, nhưng sẽ có ít ứng cử viên.
– Xem xét nhu cầu kinh doanh của bạn. Có thể có thời gian cụ thể trong năm khi bạn cần tuyển thêm thực tập sinh.
2. Kiểm tra các yêu cầu pháp lý
Trước khi thuê bất cứ ai, bạn nên hiểu nghĩa vụ pháp lý của bạn về việc thuê sinh viên thực tập. Đảm bảo tuân thủ đúng luật lao động của nhà nước hiện hành.
– Doanh nghiệp cũng cần phải trả các khoản trợ cấp cho thực tập sinh, tùy thuộc vào chính sách công ty và luật lao động của nhà nước.
3. Viết mô tả công việc
Để có thể tuyển được thực tập sinh phù hợp với nhu cầu, doanh nghiệp cần đăng mô tả công việc bao gồm các yêu cầu về công việc, nhiệm vụ phải thực hiện. Đây là việc làm cần thiết vì nó giúp ứng viên biết được mình có phù hợp với vị trí doanh nghiệp đang ứng tuyển hay không và giúp tìm được thực tập sinh phù hợp nhất có thể. Hỏi bộ phận cần tuyển thêm người về tính chất công việc để có được bản mô tả công việc chính xác.
– Hãy nhớ có cả thông tin và phụ cấp cho thực tập sinh. Tùy theo, ngành nghề và công ty mà số tiền phù cấp dành cho thực tập sinh sẽ khác nhau.
– Hãy suy nghĩ và đưa ra số giờ thực tập phù hợp cho thực tập sinh.
4. Xác định các tiêu chí lựa chọn
Khi bạn soạn thảo mô tả công việc của mình, bạn cũng nên suy nghĩ về thông tin hoặc kỹ năng nào bạn muốn thực tập của mình có. Ví dụ, hãy xem xét những điều sau đây
– Chuyên ngành học thuật đặc biệt. Ví dụ, một công ty kế toán có thể muốn một sinh viên chuyên ngành kế toán.
– Thành tích học tập. Hãy suy nghĩ về việc liệu bạn có muốn tuyển những sinh viên có thành tích học tập tốt hoặc chỉ cần thành tích học tập tướng đối khá là được.
– Khả năng viết được chứng minh. Nếu yêu cần một ứng viên cá khả năng viết tốt, bạn có thể yêu cầu thực tập sinh gửi một bản báo cáo viết theo yêu cầu để có thể đánh giá năng lực viết của họ.
– Kỹ năng tin học. Nhiều công việc dựa trên web và yêu cầu sinh viên điều hướng Internet, email, các phần mềm soạn thảo văn bản như Word, Exel v.v.
– Kỹ năng chuyên môn. Ví dụ: nếu công ty của bạn kinh doanh quốc tế, bạn có thể muốn một người thực tập có thể nói tốt một ngoại ngữ.
5. Đưa ra các lợi ích ứng viên sẽ có được khi thực tập tại công ty
Thực tâp sinh không phải là nhân viên thường xuyên, và bạn nên đưa ra các lợi ích phù hợp giúp các ứng viên cảm thấy hứng thú và mong muốn thực tập tại công ty.
– Thời gian thực tập là cơ hội giúp chó sinh viên có thể học hỏi được nhiều kiến thức và kinh nghiệm trong môi trường thực tế. Đây là những trải nghiệm quý giá giúp sinh viên có thể dễ dàng hòa nhập vào môi trường làm việc thực tế sau khi tốt nghiệp ra trường.
6. Phát triển các dự án cho thực tập sinh
Tạo các dự án cụ thể. Tuy nhiên, hãy tìm các dự án mà một thực tập viên có thể xử lý từ đầu đến cuối. Không nên phân công một thực tập sinh vào làm việc ở một dự án lớn, điều này sẽ khiến thực tập sinh bị choáng ngợp, bỡ ngỡ với lượng công việc lớn và kỹ năng và kiến thức chưa có nhiều. Việc này sẽ khiến cho thực tập sinh dễ suy nghĩ tiêu cực và nghỉ việc. Vì vậy, ban đầu hãy phân công thực tâp sinh tham gia vào những công việc nhỏ.
– Không nên phân công thực tập sinh chỉ làm những công việc căn bản quá nhiều như đánh máy tài liệu cơ bản. Các công việc này sẽ khiến bạn không thể nào đánh giá đúng khả năng của thực tập sinh.
– Lý tưởng nhất, thực tập sinh được trả lương của bạn sẽ làm việc như là thành viên của một nhóm. Nếu có nhiều đội, bạn nên nghĩ đến việc xoay vòng để họ có thể xem mỗi đội kết nối với tổ chức lớn hơn như thế nào.
7. Chọn người giám sát cẩn thận
Đối với sinh viên mới sắp ra trường hoặc mới ra trường thường rất bỡ ngỡ và không có nhiều kinh nghiệm trong làm việc. Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn người giúp sát phù hợp để có thể hướng dẫn và đào tạo họ những kỹ năng cơ bản, các quy chế và quy tắc làm việc trong công ty như cách viết một Email chuyên nghiệp. Chọn một người giám sát trực tiếp một cách cẩn thận.
8. Quảng cáo thực tập
Sau khi có bản mô tả yêu cầu công việc hoàn chỉnh, để các ứng viên biết được công ty đang cần tuyển thực tập sinh bạn cần đăng thông tin này lên các kênh thông tin chính thức của công ty, bên cạnh đó có thể nhờ đến dịch vụ tuyển dụng việc làm nhân sự để nhiều ứng viên biết đến thông tin này.
II. Xây dựng chính sách dành cho thực tập sinh
1. Chế độ lương phù hợp cho thực tâp sinh
Mục đích của quá trình thực tập là giúp thực tập sinh có cơ hội được làm việc trong môi trường thực tế, bên cạnh đó cũng là bổ sung thêm nhân lực giúp thực hiện các công việc của doanh nghiệp. Do vậy, nên có chính sách tiền lương hỗ trợ cho thực tập sinh hợp lý.
2. Có chương trình đào tạo cho thực tập sinh
Sinh viên thực tập thường chưa có nhiều kinh nghiệm làm việc thực tế. Do vậy, khi nhận thực tập sinh doanh nghiệp cần có kế hoạch đào tạo giúp thực tập sinh nắm rõ các nguyên tắc và nội quy khi làm việc tại công ty.
– Tập trung vào việc dạy các kỹ năng thực tập, chúng có thể được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau .
– Ví dụ, Công ty ABC muốn thuê một thực tập viên cho bộ phận tiếp thị của mình. Doanh nghiệp ABC nên dạy cho thực tập sinh những điều cơ bản về tiếp thị hiệu quả.
III. Đánh giá chọn lọc hồ sơ ứng tuyển phù hợp
1. Bộ phận nhân sự cần đảm nhận nhiệm vụ sàng lọc hồ sơ ứng tuyển
Bộ phận nhân sự cần phân công người phụ trách việc sàng lọc các hồ sơ ứng tuyển của ứng viên. Đây có thể là công việc mất thời gian, do vây không nên phân công việc này cho nhân viên đã có quá nhiều việc.
– Nếu bạn đang tuyển thực tập sinh không lương, thì hãy có quy trình sàng lọc phù hợp, không nên đánh giá như tuyển một nhân viên bình thường.
2. Tiến hành phỏng vấn
Bạn có thể phỏng vấn thực tập sinh có thể theo cùng cách phỏng vấn nhân viên tiềm năng – hỏi về điểm mạnh, điểm yếu, lý do họ muốn thực tập tại công ty của bạn, v.v.
– Nếu bạn hợp tác với một trường cao đẳng hoặc đại học, bạn nên hỏi liệu bạn có thể phỏng vấn các ứng cử viên trong khuôn viên trường hay không. Điều này có thể thuận tiện. Học sinh sẽ dễ dàng đến phỏng vấn và có thể cảm thấy thoải mái hơn khi phỏng vấn trong môi trường quen thuộc.
3. Tạo không gian làm việc cho thực tập sinh
Nếu có thể, hãy thiết lập bàn làm việc đầy đủ những các thiết bị cần thiết như máy tính, tài khoản email, điện thoại… để thực tập sinh có thể dễ dàng làm việc.
4. Yêu cầu người thực tập điền các giấy tờ cần thiết
Nếu bạn tuyển thực tâp sinh có trả lương, bạn cần họ ký vào bảng hợp đồng bao gồm mức lương và giấy tờ khác theo luật lao động. Lý tưởng nhất, họ nên hoàn thành thủ tục giấy tờ này vào ngày đầu tiên của họ.
Chúc bạn thành công.
