I. Cách làm việc nhóm của người Nhật
Đối với một công ty Nhật Bản làm việc đa quốc gia, với những người quản lý là người Nhật và cấp dưới là các nhân viên đến từ các quốc gia khác như Mỹ, Việt Nam, Singapore… thì thường sẽ xảy ra những khó khăn khi làm việc cùng nhau.
Các quản lý người Nhật thường than phiên rằng họ không có đủ thông tin về dự án mà các nhân viên cấp dưới đang làm việc. Quản lý người Nhật sẽ cảm thấy lo lắng – dự án đang được diễn ra như thế nào? Mọi thứ có đi đúng hướng không? Nhân viên cấp dưới có câu hỏi nào không? Và để trả lời cho những lo lắng này, người Nhật sẽ có xu hướng hỏi han, yêu cầu nhân viên báo cáo thật chi tiết những việc đang triển khai.
Điều này khiến cho nhân viên cấp dưới đến từ các nước khác cảm thấy như họ đang bị quản lý quá khắt khe, bị can thiệp quá sâu vào công việc một cách thô bạo không cần thiết.
Vấn đề này xảy ra là vì sự khác biệt về văn hóa làm việc nhóm, người Nhật sử dụng quy tắc làm việc nhóm của đất nước họ được gọi là HO-REN-SO, trong khi đó nhân viên đến từ quốc gia khác như Mỹ, Việt Nam… thì lại mong muốn được làm việc độc lập.
II. HO-REN-SO là gì?
HO-REN-SO là quy tắc làm việc chung giữa các thành viên trong tổ chức của người Nhật
HO-REN-SO là quy tắc đầu tiên mà các doanh nhân Nhật Bản học được, trong quá trình họ được đào tạo từ vị trí nhân viên mới. Đây được coi là kỹ năng cơ bản mà bất kỳ doan nhân nào cũng phải biết và nó trở thành thói quen khi thực hiện công việc.
Và người Nhật khi ra làm việc trong nước hoặc ra nước ngoài làm việc họ đều muốn các nhân viên làm việc chung đến từ các nước khác sẽ làm việc theo cách tương tự.
1. HO-REN-SO được viêt tắt của 3 từ
– HOKOKU: Báo cáo
– RENRAKU: Liên lạc
– SODAN: Thảo luận
Quy tắc HO-REN-SO đề cập đến một quá trình hợp tác liên tục giữa cấp trên và cấp dưới trong suốt quá trình của một dự án.
Quy tắc HO-REN-SO bắt đầu khi cấp trên đưa ra yêu cầu. Yêu cầu này có thể không nhất thiết phải rõ ràng hoặc đầy đủ, nhưng nó đủ để gợi ý cho nhân viên cấp dưới bắt đầu triển khai.
Sau đó, nhân viên cấp dưới sẽ suy nghĩ về yêu cầu và thực hiện bước đầu tiên để giải quyết yêu cầu của cấp trên. Quá trình này bao gồm một chuỗi các hành động như nghiên cứu, làm bản kế hoạch ban đầu, làm một bản phác thảo…
Sau đó, nhân viên cấp dưới sẽ báo cáo những hành động này cho cấp trên, họp với cấp trên để hỏi ý kiến và lời khuyên của họ. Cấp trên sẽ đưa ra ý kiến nhận xét và nhân viên cấp đưới sẽ tiếp nhận điều đó và thực hiện thêm một số công việc theo yêu cầu, rồi lại báo cáo cho cấp trên.
Quá trình này lặp lại liên tục nhiều lần, cho đến khi hoàn thành dự án.
2. Sự khác biệt giữa cách làm việc của người Nhật và các nước khác
Cách làm việc của các nhân viên đến từ các nước khác như Mỹ, Việt Nam sẽ rất khác so với cách làm việc của người Nhật.
Tại thời điểm đưa ra yêu cầu công việc, Cấp trên sẽ đưa ra cụ thể chi tiết những việc nhân viên cấp dưới phải làm. Sau đó, nhân viên cấp dưới sẽ giải quyết các công việc theo trình tự được yêu cầu và làm việc chăm chỉ cho đến khi hoàn thành dự án. Khi hoàn thành công việc, cấp dưới sẽ báo cáo kết quả công việc cho cấp trên.
Với cách làm việc này, nhân viên cấp dưới đã biết được chi tiết những việc cần làm và không cần phải mất nhiều thời gian để tham khảo ý kiến của cấp trên và cấp trên cũng sẽ tin tưởng rằng những hướng dẫn của họ sẽ được thực hiện.
Ngoài ra, trong văn hóa kinh doanh của người Mỹ hoặc của Việt Nam, có thể thực hiện một nhiệm vụ mà không “làm phiền” cấp trên bằng các câu hỏi được coi là một điều tích cực.
Hiện nay, có rất nhiều công ty Nhật đầu tư tại VN, vì đó mà khối lượng việc làm tiếng Nhật ngày càng tăng thu hút nhân viên Việt Nam vào làm việc. Và khi làm việc tại Cty Nhật, ứng viên cần biết văn hóa làm việc nhóm HO-REN-SO của người Nhật, để có thể dễ dàng hòa nhập và làm việc hiệu quả, tránh tình trạng bực bội, cáu gắt, mệt mỏi, Stress vì bị can thiệp quá sâu vào công việc hiện tại của mình.
Chúc bạn thành công.
