Bạn yêu văn hóa Nhật Bản, muốn được làm việc trong một môi trường thân thiện, chuyên nghiệp nhưng cũng rất nghiêm túc tại các doanh nghiệp của Nhật Bản?
Để điều trên thành hiện thực, bạn cần phải hiểu phong cách làm việc của người Nhật, để có thể nhanh chóng thích nghi và làm việc một cách hiệu quả cùng các đồng nghiệp người Nhật.
Dưới đây là các quy tắc bạn cần phải nhớ khi làm việc cùng những đồng nghiệp người Nhật.
1. Đầu tiên là cách chào hỏi của người Nhật
Đất nước Nhật Bản rất đề cao lễ nghi nên chắc chắn trong cách chào hỏi bạn phải luôn luôn thể hiện sự tôn trọng và lịch sự với người đối diện.
Cúi chào đối với người Nhật là cách chào hỏi rất tự nhiên hàng ngày ở Nhật và mỗi người Nhật sẽ được học các phép tắc xã giao quan trọng này từ khi còn nhỏ.
Khi gặp một người Nhật, điều bạn nên làm là cúi chào họ. Đối với những người lớn tuổi hoặc người có địa vị cao quý thì bạn càng cúi thấp bao nhiêu càng thể hiện sự kính trọng của bạn đối với người đó bấy nhiêu. Ngoài ra, bạn còn phải giữ tư thế đó lâu hơn bình thường.
Nếu họ là người cùng tuổi, cùng cấp bậc, địa vị thì bạn chỉ cần khẽ cúi chào trong vòng 1-2 giây. Đặc biệt, khi gặp người có mối quan hệ thân thiết và khăng khít, thay vì phải cúi người thì bạn có thể vẫy tay chào hỏi bình thường và khi chào hỏi bạn nên nở một nụ cười tươi để thể hiện sự vui tươi cũng như tạo không khí thoải mái cho người đó.
Sau khi cười và cúi chào thì bạn nên kết hợp nói những câu quen thuộc như ‘ Ohayo Gozaimasu ‘ hoặc ‘ konnichiwa‘ để thêm phần lịch sự và tôn trọng người đối diện.
Bên cạnh đó cũng có một số điều bạn cần lưu ý khi chào hỏi với người Nhật là: Không nên nhìn thẳng vào mắt người đối diện khi cúi chào. Khi gọi ai đó bằng cách vẫy tay bạn nên để bàn tay thẳng và khép các ngón tay lại. Nếu vi phạm các quy tắc trên, bạn có thể sẽ bị cho là vô lễ và mất lịch sự.
2. Coi trọng tập thể hơn cá nhân
Môi trường làm việc của các công ty Nhật luôn coi trọng văn hóa làm việc tập thể. Do đó sự hiểu biết thấu đáo về văn hóa, cách cư xử và hỗ trợ lẫn nhau cũng quan trọng không kém các kỹ năng liên quan đến công việc.
Bạn có thể biết hoặc không biết điều này nhưng văn hóa làm việc của người Nhật không chỉ đơn thuần là làm việc. Văn hóa công ty và làm việc của Nhật Bản yêu cầu bạn phải có nhiều kỹ năng, chia sẻ thông tin và quan trọng nhất là tinh thần đồng đội.
Khi gặp một vấn đề trong công việc, sau khi đã tự mình cố gắng hết sức giải quyết mà vẫn chưa xong được hoặc bạn đang phân vân làm điều đó có hợp lý hay không thì việc bàn bạc và hỏi ý kiến của các đồng nghiệp, những người đi trước, những người có cấp bậc cao hơn là điều rất cần thiết. Nếu bạn quá tự tin về quyết định và cách làm của bản thân thì trong nhiều trường hợp có thể sẽ bị đánh giá là tùy tiện, tự ý mà đó lại là điều khó chấp nhận trong văn hóa làm việc của người Nhật.
Trong các cuộc họp và thảo luận, bạn nên hướng đến cái chung của cả tập thể, tìm ra sự thống nhất giữa bản thân và đồng nghiệp của mình. Người Nhật khi trao đổi với nhau, thường kết hợp hài hòa giữa lời nói và phép tắc cư xử để góp ý và tìm phương pháp giải quyết để tránh hiểu lầm không đáng có với đồng nghiệp.
Phong cách làm việc của người Nhật nhấn mạnh tính nhã nhặn và lịch sự nên khi trình bày ý kiến cá nhân bạn nên thể hiện sự tôn trọng với mọi người xung quanh, sử dụng những từ ngữ nhẹ nhàng, dễ chịu để người nghe có thể dễ dàng hiểu và lý giải.
3. Coi trọng ấn tượng đầu tiên
Khi đón nhận một thử thách mới trong một môi trường mới, ấn tượng đầu tiên là đặc biệt quan trọng. Đây là yếu tố rất quan trọng trong quá trình xin việc, làm việc và gặp gỡ đối tác người Nhật. Hình thức bên ngoài của bạn cũng là một yếu tố quan trọng, vì mọi người sẽ đánh giá mức độ tín nhiệm của bạn dựa trên vẻ ngoài của bạn.
Nó không chỉ thể hiện bộ mặt của bản thân bạn mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và độ tin cậy của cả công ty bạn đang làm việc. Nên nếu bạn đang muốn làm việc với người Nhật chắc hẳn bạn cần phải biết quy tắc này.
3.1. Khi đi gặp mặt các đối tác kinh doanh
Đối với nam, sự chỉn chu thể hiện ở chỗ đầu tóc cắt tỉa gọn gàng, nếu nhuộm thì ưu tiên những màu tối. Quần áo bạn nên chọn những set áo sơ mi trắng và vest màu tối như nâu, đen, xanh lam…kết hợp cùng giày đơn giản, không màu mè.
Đối với nữ, đầu tóc phải sạch sẽ, chải chuốt gọn lên. Quần áo nên lịch sự và kín đáo không nên khoét quá sâu, váy giữ ở đầu gối và không nên quá ngắn, màu sắc nhẹ nhàng và thanh lịch, không lòe loẹt. Khuôn mặt không cần trang điểm quá kỹ lưỡng, chỉ cần giữ cho gương mặt sáng và thêm chút son để thêm tươi tắn hơn hơn.
3.2. Khi làm việc tại công ty
Trước đây, quy tắc ăn mặc cơ bản cho nam giới khi đi làm và khi gặp khách hàng là khá giống nhau. Tuy nhiên, hiện nay việc nhân viên phải bận sơ mi, vest và cà vạt không phải là điều lúc nào cũng bắt buộc nữa. Thay vào đó, mọi người cả nam và nữ có thể linh hoạt trong trang phục, nhưng vẫn phải đảm bảo gọn gàng, sạch sẽ và lịch sự trong môi trường làm việc.
Khi xuất hiện một cách gọn gàng, lịch sự thì đó là không chỉ là cách thể hiện sự tôn trọng đối với bản thân mình mà còn đối với người đối diện, giúp bạn gây ấn tượng tốt và tự tin hơn trong mọi tình huống.
4. Sử dụng từ “San” sau tên của mọi người
Thông thường trong các công ty Nhật Bản, thay vì gọi ai đó bằng tên của họ, bạn sử dụng họ của họ với hậu tố “san” (ví dụ: “Suzuki-san” hoặc “Sato-san”). Bạn có thể sử dụng “san” bất kể tuổi tác hoặc giới tính của một người, giúp dễ dàng xưng hô hơn nhiều so với các từ tương đương trong tiếng Anh: Mr., Mrs., Miss hoặc Ms.
Nếu như trong công ty có nhiều đồng nghiệp có họ giống nhau thì bạn có thể gọi bằng tên của họ, sau đó là “san”. Ngoài ra, theo vị trí của mỗi người như “Shachou”(Giám đốc), “Buchou” (Trưởng phòng), “Kachou” (Trưởng bộ phận).
5. Báo cáo một cách nhanh chóng
Hầu hết các công ty Nhật Bản được cấu trúc để có một bộ phận riêng cho từng vai trò và mỗi bộ phận có lãnh đạo riêng. Để công việc tiến triển hiệu quả, mọi người cần phải tự chịu trách nhiệm về nhiệm vụ của mình, cùng hướng đến mục tiêu chung của nhóm thể đạt được thành công.
Trong quá trình làm việc, điều bạn cần biết là phải báo cáo nhanh chóng các vấn đề xảy ra trong công việc cho cấp trên đặc biệt là các tin xấu.
Văn hóa làm việc “Ho-Ren-So” được áp dụng hàng ngày trong quá trình làm việc tại công ty Nhật. Ho-Ren-So có nghĩa là:
– HOKOKU: Báo cáo
– RENRAKU: Liên lạc
– SODAN: Thảo luận
Trong đó, HOKOKU có nghĩa là thường xuyên báo cáo với cấp trên về tiến độ công việc, những sự cố phát sinh hay những vấn đề đã được hoàn tất. RENRAKU là luôn cập nhật đầy đủ thông tin cho các bộ phận liên quan tránh trường hợp phát sinh. Còn SODAN chính là sự bàn bạc, thảo luận với mọi người khi có sự cố hoặc gặp vấn đề khó để tất cả cùng đưa ra hướng giải quyết tốt nhất
Bằng cách thường xuyên chia sẻ công việc của bạn đang ở giai đoạn nào và những gì bạn đang làm với người quản lý và đồng nghiệp, bạn có thể thực hiện chia sẻ công việc của mình và phát hiện bất kỳ vấn đề nào có thể xảy ra trong quá trình làm việc. Ngay cả khi bạn có một vấn đề cần phải xử lý gấp, bạn vẫn phải luôn tuân theo các quy tắc của “Ho-Ren-So”.
Khi làm việc tại các công ty Nhật Bản, bạn sẽ được học cách chia sẻ với đồng nghiệp mọi thông tin càng sớm càng tốt. Nếu bạn không làm điều này hoặc né tránh thông báo các vấn đề phát sinh, thì điều đó có thể sẽ dẫn đến một vấn đề thậm chí còn lớn hơn.
Nếu bạn cho rằng một vấn đề là nhỏ nhặt, bạn có thể thảo luận vấn đề đó với Tiền bối hoặc đồng nghiệp của bạn trước. Họ sẽ có thể đưa ra cho bạn những lời khuyên có giá trị dựa trên kinh nghiệm tích lũy của chính họ.
Qua những thông tin trên, chúng tôi tin chắc mọi người sẽ có được những kinh nghiệm đầy giá trị và tự tin làm việc tăng năng suất khi làm việc trong môi trường công sở của những Doanh nghiệp Nhật.
Chúc bạn thành công.
