Viết báo cáo công việc là viec lam không thể thiếu của một nhân viên văn phòng. Báo cáo cuối ngày, báo cáo cuối tuần, báo cáo cuối tháng,…bạn sẽ có hàng trăm bản báo cáo trong quá trình công tác của mình. Bất kể bạn làm báo cáo lúc nào, ở đâu, thì đó không phải là điều mà cấp trên của bạn quan tâm. Điều mà họ quan tâm là bạn có gửi bản báo cáo đúng lúc, đúng thời điểm hay không và bản báo cáo của bạn cung cấp những thông tin hữu ích gì cho họ. Dưới đây là 5 bước để viết một bản báo cáo hoàn hảo.
> 5 Việc làm sẽ “phá hủy” buổi phỏng vấn của bạn
> Những việc cần làm khi bạn bị loại ngay “vòng gửi xe”
> 4 Việc cần phải làm khi nhận được công việc mới
Bước 1: Xác định mẫu báo cáo
Thống nhất với cấp trên của bạn về mẫu bản báo cáo mà bạn sẽ gửi cho họ. Một số “Sếp” thích những bản báo cáo ngắn gọn, liệt kê những nội dung chính, nhưng cũng có những người thích những bản báo cáo đầu đủ, chi tiết những việc làm của bạn theo thời gian. Ngoài ra, hãy thống nhất với cấp trên của bạn về cách thức gửi và trình bày báo cáo. Đừng quên đề cập đến thời gian để bạn chuẩn bị bản báo cáo.
Bước 2: Trình bày báo cáo
Hãy sử dụng form báo cáo mà bạn đã thống nhất với cấp trên của bạn để trình bày các bản báo cáo tuần, bán cáo tháng, báo cáo doanh số,…một cách tốt nhất. Hãy tạo ra các đề mục từng phần rõ ràng. Ngoài ra, cần có phần mục lục nếu là một bản báo cáo dài. Điểm lưu ý là bài báo cáo cần phải có phần kết luận cuối cùng để gút lại vấn đề, đưa ra những hướng giải quyết cụ thể và chính xác đối với từng trường hợp.
Bước 3: Kiểm tra các chi tiết
Hãy chắc chắn rằng bản báo cáo của bạn có ghi đầy đủ ngày tháng, tiêu đề, tên người nhận, tên người gửi. Nếu bài bào cáo của bạn được gửi qua e-mail thì hãy sử dụng tiêu đề bài báo cáo để làm tiêu đề e-mail để gửi.
Bước 4: Kiểm tra tổng thể trước khi gửi
Kiểm tra báo cáo của bạn một lần nữa trước khi gửi. Hãy chắn chắn là không có lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp trong bài báo cáo. Kiểm tra lại các số liệu, bảng biểu nếu có. Và một việc không thể thiếu là bạn hãy copy một bản sao để đề phòng trường hợp bản báo cáo thất lạc.
Bước 5: Gửi bản báo cáo
Hãy chắn chắn rằng địa chỉ e-mail của cấp trên bạn chính xác nếu bạn gửi qua e-mail. Hoặc gửi trực tiếp bản báo cáo đến tay sếp của bạn nếu bạn làm bản báo cáo giấy. Nếu như sếp bạn đi vắng và phải gửi bảng báo cáo thông qua một người nào đó, thì hãy xác nhận với sếp của bạn là bạn đã gửi thông qua người đó.
Nếu bạn đang trong gian đoạn tim viec lam hay vẫn còn đang ngồi trên ghế nhà trường. Thì bạn nên trao dồi kỹ năng viết báo cáo của mình. Điều này sẽ tạo cho bạn lợi thế để tim viec nhanh hơn.
