Đối với nhân viên khi làm việc tại công ty khi có được cơ hội lớn trước mắt, họ sẽ quyết định nghỉ việc để có thể nắm bắt được cơ hội này. Dù đó là công việc tại một công ty mới, hay tiếp tục con đường học vấn thì đó điều bình thường.
Quyết định xem bạn nên để họ đi hay đưa ra lời đề nghị để lôi kéo họ ở lại. Cân nhắc ưu và nhược điểm của cả 2 quyết định, chẳng hạn như chi phí tuyển dụng và đào tạo, những tác động tiêu cực đến với các nhân viên còn lại trong công ty.
Sự việc một nhân viên nghỉ việc không phải lúc nào cũng là một điều xấu, đây là cơ hội để tuyển dụng nhân viên, luồng gió mới giúp công ty phát triển tốt hơn.
Trước khi nhân viên nghỉ việc, bạn cần phải hướng dẫn họ hoàn thành các công việc cuối cùng và bàn giao công việc đầy đủ.
1. Có phải mọi nhân viên cần chuẩn bị cho việc bàn giao công việc?
Việc bàn giao công việc, giấy tờ có ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp khi nhân viên quyết định nghỉ việc. Nếu nhân viên nghỉ việc đảm nhận các chức vụ quan trọng trong công ty, cần phải dành nhiều thời gian để trao đổi và bàn giao đảm bảo thông tin, công cụ không bị mất mát.
Nhận phản hồi – nó giúp bạn cải thiện khả năng khả năng quản lý nhân viên
Một trong những cách tốt nhất để cải thiện khả năng quản lý nhân viên là cần tìm hiểu lý do tại sao nhân viên nghỉ việc. Để biết được điều này, bạn cần phải có một cuộc trao đổi với nhân viên muốn nghỉ việc.
Các cuộc trao đổi cần được thiết kế để thu thập thông tin của nhân viên muốn nghỉ việc, nhằm mang lại những thông tin cần thiết để giúp ích cho việc hạn chế các nhân viên trong tương lai rời khỏi công ty.
2. Cập nhật mô tả công việc cho tuyển dụng người mới
Chỉnh sửa các yêu cầu công việc khi tuyển dụng các vị trí với những thông tin đã cập nhật trong linh vực hoặc trong công ty.
Ghi lại các thông tin có được từ buổi nói chuyện cuối cùng với nhân viên muốn nghỉ việc, đánh giá lại nhu cầu kinh doanh hiện tại. Đưa ra các giải pháp để có thể tuyển dụng được người phù hợp làm việc lâu dài với công ty.
Chú ý đến mức lương của các vị trí trong ngành và môi trường làm việc, cách các nhân viên đối xử với nhau để có thể tuyển dụng được nhân viên phù hợp và hạn chế các căng thẳng trong công việc cho nhân viên.
3. Thực hiện quá trình bàn giao sớm
Bạn đang tìm kiếm nhân viên mới thay thế vị trí nhân viên sẽ nghỉ việc. Và đây sẽ là bước tiếp theo, hãy sử dụng thời gian làm việc còn lại của nhân viên một cách tốt nhất trước khi họ nghỉ.
Thời gian thông báo nghỉ việc có thể là một vài tuần đến một vài tháng, và lý tường nhất là đã tuyển được nhân viên mới và nhận bàn giao công việc từ nhân viên sẽ nghỉ việc. Tuy nhiên, có thể công ty chưa tuyển dụng được người mới, và thường sẽ mất nhiều thời gian hơn để quá trình bàn giao công việc, có thể không suôn sẻ như bạn muốn.
Cho phép nhân viên dành nhiều thời để bàn giao công việc. Công việc bàn giao phải ở dạng văn bản với các ghi chú các hoạt động chính hàng ngày và các vấn đề hiện tại.
4. Nội dung bàn giao tốt như thế nào
Một mẫu biên bản bàn giao văn bản phát thảo rõ ràng các nhiệm vụ đã làm hàng ngày, người mới sẽ dễ dàng tiếp nhận và biết được các công việc một cách nhanh chóng và chính xác.
Trong quá trình bàn giao có thể đưa 1 nhân viên khác cùng tham gia để theo dõi và đóng góp ý kiến.
Thông tin bàn giao phải chứa các thông tin quan trọng đến các nhiệm vụ công việc, dự án đã và đang thực hiện, thời hạn, và các thông tin công việc đang làm.
Những thứ khác bạn có thể đề nghị nhân viên đưa vào là:
– Hướng dẫn và thời gian biểu của các hoạt động hàng ngày
– Một báo cáo về các vấn đề đang diễn ra
– Lịch các sự kiện và thời hạn
– Một danh sách các liên hệ quan trọng
Nếu nhân viên nghỉ việc đang đảm nhận một công việc có trách nhiệm cao trong công ty, hãy đảm bảo họ chuẩn bị các báo cáo chính thức và danh sách liên lạc cho từng nhiệm vụ của họ.
5. Tuyển dụng nhân tài mới và giám sát quá trình bàn giao
Quảng cáo công việc một cách hấp dẫn và chọn người đăng tuyển, đảm bảo tuyển dụng được ứng viên phù hợp với vị trí đang cần, có đầy đủ các kỹ năng và kinh nghiệm để có thể đảm nhận các công việc từ nhân viên muốn nghỉ việc.
Cố gắng dành nhiều thời gian nhất có thể để giúp người mới hòa nhập và tiếp nhận bàn giao công việc từ nhân viên cũ. Cho họ nhiều thời gian để làm việc và tìm hiểu về các công việc hiện tại.
Nếu chưa có nhân viên mới, bạn phải tiếp nhận và kiểm tra các nôi dung bàn giao có đầy đủ hay không, liệu có bất kỳ thông tin nào quan trọng bị bỏ sót hay không.
Tốt nhất, nhân viên nghỉ việc nên chia sẻ các tài liệu và file có liên quan với người mới ít nhất là một tuần hoặc hơn trước khi rời đi. Điều này cho phép người tiếp quản đọc và hiểu thông tin và có thể hỏi khi gặp các vấn đề chưa hiểu.
Nếu nó phù hợp, hãy hỏi nhân viên bên ngoài nếu họ sẵn sàng giữ liên lạc trong một khoảng thời gian sau khi họ rời khỏi vai trò để cung cấp thông tin.
Bạn nên đề nghị nhân viên cũ cung cấp thông tin liên lạc sau khi họ nghỉ để có thể liên lạc và tìm hiểu về những vấn đề có thể gặp phải trong thời gian đầu tiếp nhận công việc.
Với tư cách là nhà quản lý bạn có thể nhận bàn giao công việc từ nhân viên cũ. Sau khi bạn đảm bảo các tài liệu bàn giao đã đầy đủ và hiểu rõ các công việc nhân viên đang làm, bạn nên chúc nhân viên của mình những điều tốt đẹp nhất trên con đường sự nghiệp của họ.
Đây là điều rất quan trọng, nó giúp công ty dễ dàng liên lạc với nhân viên cũ khi có bất kì vấn đề nào phát sinh trong qua trình nhân viên mới đảm nhận vị trí mà họ để lại.
Hãy giải thích với nhân viên cũ rằng bạn sẽ không làm phiền họ sau khi họ kết thúc công việc. Do vậy, việc bàn giao càng chi tiết rõ ràng thì họ sẽ không phải trả lời nhiều câu hỏi từ công ty sau khi nghỉ việc.
Khi nhân viên mới đến, hãy gặp họ và xem qua tất cả các tài liệu như một phần cảm hứng của họ đối với công ty. Làm cho họ cảm thấy được chào đón và trả lời bất kỳ câu hỏi nào họ có với khả năng tốt nhất của bạn.
--------------------------
Mọi thông tin liên hệ:
iconicJob Vietnam – Cổng thông tin tuyển dụng nhân sự cấp cao, mạng tìm việc làm, ứng tuyển ngay việc làm mới từ các nhà tuyển dụng hàng đầu tại Việt Nam.
