Khi bạn muốn phát triển tại nơi làm việc, bản năng đầu tiên của bạn có thể là tự hỏi chính bản thân bạn “Tôi có thể làm những gì để gây ấn tượng với mọi người và thực sự chứng minh được giá trị của tôi ở đây?”
Nghe có vẻ đó là một câu hỏi thông minh, đáng để suy ngẫm, nhưng nó chưa hẳn là một câu hỏi luôn đúng để bắt đầu. Thay vào đó, điểm xuất phát này nghe có vẻ hợp lý hơn “Tôi có thể giảm bớt được việc nào trong lượng công việc khổng lồ hiện tại để loại bỏ bớt những “tạp chất”, tạo ra khoảng thời gian rảnh rỗi và năng lượng, và bắt đầu đóng góp có hiệu quả nhất có thể?”
Hay nói cách khác là “Tôi có thể làm việc ít hơn được không?”
Dưới đây là kế hoạch có thể giúp bạn có thể làm việc ít hơn nhưng hiệu quả hơn hẳn đấy.
Bước 1: Lập một bản thống kê các nhiệm vụ
Những nhiệm vụ có giá trị cao
Hãy tự vấn mình “top 3 những điều có giá trị nhất mà mình làm được cho công ty hoặc khách hàng mỗi tuần là gì?”
Bất kể vị trí của bạn có là gì, mỗi ngày của bạn đều bị lấp đầy bởi những công việc khác nhau, ví dụ như trả lời mail, tham dự các cuộc họp, viết báo cáo, giấy tờ, v.v… Và những công việc này dễ dàng đi vào một guồng quay và không bao giờ ngưng được nếu bạn không chịu tạm dừng lại để xem xét công việc của bạn có đang giúp công ty của bạn đạt được mục tiêu của nó hay không.
Vì vậy, hãy dành ra một phút suy nghĩ xem: trong tất cả mọi thứ bạn làm, những nhiệm vụ nào cung cấp giá trị lớn nhất? Nhiệm vụ nào không mang lại giá trị? Hãy nghĩ theo hướng này: Những nhiệm vụ nào mang lại kết quả, lợi ích cụ thể hoặc tạo ra giá trị được đo bằng đô la lợi nhuận, lượng đăng ký đạt được, thu hút khách hàng, mức độ tiết kiệm thời gian, hoàn thành dự án, ngăn chặn thảm họa, hoặc một số dữ liệu thành công khác? Nếu bạn nhận diện được chúng, hãy lập một danh sách.
Những nhiệm vụ có nhiều ý nghĩa
Tiếp theo, hay hỏi bản thân xem “Top 3 điều bản thân thấy hài lòng nhất mà mình làm cho công ty hoặc khách hàng hàng tuần?”
Cũng là một câu hỏi tương tự như câu hỏi ở trên, nhưng với câu hỏi này, hãy nghĩ về những nhiệm vụ mà bạn cảm thấy đặc biệt bị thu hút, hào hứng, và hài lòng với bản thân, loại nhiệm vụ mà có thể khiến bạn nghĩ rằng “uhm, đây chính là lý do mà tôi đi làm. Tôi thích việc này!” và cũng lập một danh sách cho chúng.
Những nhiệm vụ có giá trị thấp
Hãy tự vấn bản thân “Top 3 những điều có giá trị thấp nhất mà mình làm mỗi tuần cho công ty và khách hàng là gì?”
Trong tất cả những thứ mà bạn làm, những nhiệm vụ nào bạn phải làm nhưng bạn lại cảm thấy phù phiếm, không hiệu quả, hoặc không dẫn đến một kết quả hữu hình nào? Lập ra một danh sách.
Những nhiệm vụ không mang nhiều ý nghĩa
Cuối cùng, hãy tự hỏi bản thân “Top 3 điều mà cá nhân mình cảm thấy không hài lòng nhất mà mình làm mỗi tuần cho công ty và khách hàng là gì?”
Trong tất cả những thứ bạn làm, những nhiệm vụ nào là khiến bạn cảm thấy phung phí công sức? Những nhiệm vụ nào làm bạn thấy tiếc thời gian, năng lượng và tài năng? Tiếp tục lập 1 danh sách.
Bước 2: Có trong tay danh sách và lập kế hoạch
Bước đi tiếp theo của bạn sẽ là gì? Khi bạn nhìn vào 4 danh sách, có thể sẽ có được cái nhìn đầy đủ và rõ ràng: Mục tiêu của bạn là để tiếp tục nhiệm vụ có nhiều giá trị và nhiều ý nghĩa của bạn. Đây là môt cách làm hiệu quả. Khi bạn được tham gia vào những hoạt động như vậy, bạn đang góp phần xây dựng công ty của bạn một cách tốt nhất có thể.
Ngược lại, mục tiêu của bạn là để ngưng làm những việc không nhiều giá trị và vô nghĩa. Những việc này không giúp bạn phát triển hay trau dồi thêm kỹ năng, và có lẽ chúng cũng không đóng góp gì nhiều cho công ty của bạn cả.
Hãy lựa chọn thiết lập một kế hoạch chỉ giữ lại những giá trị vàng, và loại bỏ những giá trị bạc, đồng đi. Có nghĩa là bạn có thể ủy thác nhiệm vụ cho trợ lý hoặc nhân viên thực tập, xin bổ sung thêm nhân viên mới vào bộ phận của bạn, hoặc tạo ra một tình huống giải thích lý do tại sao một số nhiệm vụ nhất định nên được bỏ đi, vì lợi ích của công ty.
Bước 3: Đối mặt với những nỗi sợ hãi, và có một cuộc thảo luận
Bạn đã thực hiện xong các danh sách của mình. Bạn cũng biết được nhiệm vụ nào cần giữ lại và duy trì, nhiệm vụ nào cần loại bỏ.
Phần tiếp sau đây mới là phần khó khăn: tìm kiếm sự can đảm để nói chuyện với sếp hay khách hàng để thảo luận về những thay đổi mà bạn muốn thực hiện, và hi vọng là có thể đi đến một thỏa thuận.
Đây là phần mà hầu hết mọi người đều sợ hãi và bị mắc kẹt. Có thể bạn sẽ nghĩ rằng “Có khi nào họ lại hiểu lầm và nghĩ rằng mình đang cố trốn tránh trách nhiệm không?”, hay “Có khi nào họ lại quyết định vị trí của tôi không còn cần thiết nữa, chấm hết?”
Nhưng việc đàm phán với lãnh đạo không hẳn là một điều đáng lo lắng. Thử kịch bản sau đây, có thể sẽ hữu hiệu.
“Tôi đã dành thời gian để nghiên cứu về tất cả những gì tôi đang làm. Tôi đã lập một danh sách tất cả mọi thứ tôi làm mỗi tuần để kiểm tra chính xác tôi đang chi tiêu thời gian của mình ở đây như thế nào. Mục tiêu của tôi là để xác định những nhiệm vụ nào tôi thường làm đang mang đến cho công ty những kết quả có thể đo lường được, và nhiệm vụ nào không. Tôi đã có những khám phá khá thú vị và tôi muốn chia sẻ với anh/chị. Chúng ta có thể dành chút thời gian thảo luận với nhau không?”
Lãnh đạo của bạn sẽ bị ấn tượng bởi sự chuyên nghiệp của bạn và mong muốn bạn đóng góp nhiều hơn, ở mức độ cao hơn cho công ty đấy.
Nếu bạn vẫn cảm thấy bồn chồn trước cuộc gặp, hãy hành động để giải tỏa một số nỗi bất an, và bạn có thể trình bày một cách bình tĩnh, tự tin hơn. Tiến hành ghi chú lại một vài vấn đề cần vượt qua với người bạn thân. Nói chuyện với cố vấn hoặc người hướng dẫn. Tập trình bày một mình ở trước gương. Xem lại danh sách các công việc có giá trị cao để tái khẳng định tất cả những con đường bạn đã đóng góp quan trọng cho công việc.
Sau đó, hãy nhắc nhở bản thân rằng điểm mấu chốt của cuộc gặp mặt này là để tìm ra cách để bạn tạo ra thêm nhiều giá trị hơn cho công ty hoặc khách hàng của bạn, không phải là làm giảm bớt. Không có gì đáng xấu hổ khi nói về điều đó cả.
“Nếu bạn không theo đuổi điều mình muốn thì bạn sẽ không bao giờ có được nó. Nếu bạn không hỏi, câu trả lời sẽ luôn là KHÔNG.” – Nora Roberts
Cho dù đó là thêm vào một mô tả mới vào tính chất công việc của bạn, bỏ bớt một nhiệm vụ vô nghĩa từ danh sách công việc mà bạn phải làm, giao trách nhiệm cho người khác, hoặc yêu cầu tăng lương, không gian làm việc mới, hoặc một lịch trình linh hoạt, không bao giờ ngại yêu cầu một điều gì đó có thể cho phép bạn làm việc tốt nhất.
