Bất kì công việc nào trong cuộc sống đều cần phải có Deadline (Deadline là gì ? ) để hoàn thành từ các công việc được giao tại công ty, hoặc các bài tập ở trường… Đối với nhiều người, phải hoàn thành công việc trong thời gian được quy định là rất khó khăn. Những tính chất như sự trì hoãn hoặc bị mất tập trung có thể cản trở hiệu quả làm việc của bạn và khiến bạn mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành mọi thứ. Nhưng nếu bạn biết cách sử dụng và quản lý tốt thời gian, bạn sẽ khắc phục được những thiếu sót và hoàn thành công việc đúng Deadline thường xuyên hơn mà không cảm thấy áp lực do bị Deadline dí.
I. Có kế hoạch quản lí thời gian tốt
1. Tự xác định thời gian cần thiết để hoàn thành dự án
Việc tự xác định được khoảng thời gian bao lâu để hoàn thành dự án sẽ giúp bạn đánh giá được liệu Deadline được giao có khả thi hay không. Hãy xem xét những công việc được giao, những dữ liệu được cung cấp để xác định xem dự án lớn thế nào và bạn cần thời gian bao lâu để hoàn thành dự án. Một cách để bạn có thể ước tính chính xác là có thể so sánh với các dự án bạn đã thực hiện trong quá khứ. Nếu nhận thấy rằng không thể hoàn thành đúng Deadline được giao, hãy nói chuyện với cấp trên để xem liệu bạn có thể có thêm thời gian để hoàn thành dự án không.
– Xác định thời gian ước tính cần thiết cho mỗi nhiệm vụ nhỏ hơn. Khi đã xác định thời gian hoàn thành, cần có thêm một khoảng thời gian nhỏ để có thể kiểm tra và hoàn thiện tất cả từ đó bạn sẽ có được thời gian thực tế cho toàn bộ dự án.
– Hãy đảm bảo rằng bạn đã xác định thời gian hoàn thành cho mỗi nhiệm vụ chi tiết của dự án trước khi đồng ý với Deadline được cấp trên đề ra.
– Không nên đồng ý hoặc thỏa hiệp với thời hạn Deadline được đưa ra khi bạn biết không thể đạt được. Việc này sẽ làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và tổn hại đến danh tiếng của bạn.
2. Chia dự án của bạn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn
Khi nhận một dự án và deadline phải hoàn thành thay vì cảm thấy choáng ngợp với nó thì hãy chia nó thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và dễ dàng đạt được. Đánh dấu các nhiệm vụ trong danh sách khi bạn đã hoàn thành chúng.
– Hãy nghiên cứu và xác định danh sách các công việc phải hoàn thành để có thể phân bổ thời gian hiệu quả.
3. Tại một thời điểm chỉ nên thực hiện một dự án
Mặc dù trong cuộc sống có những lúc chúng ta buộc phải làm việc đa nhiệm, nhưng điều quan trọng là bạn phải dành đủ thời gian cho từng dự án riêng lẻ mà bạn đang làm. Tại một thời điểm chỉ nên dành thời gian cho một dự án duy nhất sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.
– Nếu bạn bị buộc phải dành thời gian song song cho hai hoặc nhiều dự án, hãy dành thời gian hoàn thành khối công việc cho một dự án trước khi chuyển sang làm cho một dự án khác.
4. Ưu tiên các nhiệm vụ của bạn và các dự án của bạn
Khi bạn phải thực hiện nhiều dự án hoặc nhiệm vụ, điều quan trọng là bạn có thể xác định nhiệm vụ nào quan trọng hơn đối với thành công chung của dự án hoặc bước nào cần hoàn thành trước để giúp dự án dễ dàng hoàn thành đúng Deadline đề ra.
5. Giả sử sẽ mất nhiều thời gian hơn bạn mong đợi
Điều quan trọng là bạn phải đặc ra các trường hợp ngoài ý muốn có thể xảy ra có thể trì hoãn dự án của bạn. Nếu có những trường hợp khẩn cẩm xảy ra và ảnh hưởng đến tiến độ thời gian hoàn thành công việc, hãy thông báo ngay với cấp trên.
6. Làm việc thường xuyên trong suốt cả ngày
Việc phải làm việc liên tục sẽ khiến cơ thể mệt mỏi và hiệu quả công việc của bạn kém đi. Thay vì làm việc liên tục, hãy dành ra khoảng thời gian nghỉ 10-15 phút sau mỗi 2 tiếng làm việc để cơ thể nghỉ ngơi và lấy lại năng lượng để tập trung hơn trong công việc.
II. Làm việc có tổ chức
1. Duy trì lịch làm việc cho mỗi ngày và bám sát nó
Lên kế hoạch liệt kê các nhiệm vụ phải làm hàng ngày và thời gian hoàn thành chúng cho phép chúng ta dễ dàng theo các việc phải làm và tiến độ đạt được. Khi thực hiện các công việc nhỏ hàng ngày, cần tập trung hoàn thành từng việc một cho đúng thời gian đã đề ra theo lịch .
– Chia dự án của bạn thành các phần nhỏ hơn giúp bạn hoành thành các mục tiêu và hạn chế lãng phí thời gian trong suốt dự án.
– Bạn có thể sử dụng lịch trực tuyến như lịch Google sẽ cung cấp cho bạn lời nhắc bằng văn bản và email cho các thời hạn quan trọng.
2. Giữ tất cả các tài liệu và email trong các thư mục được phân loại
Việc phải lục lọi tìm kiếm tài liều sẽ khiến bạn lãng phí rất nhiều thời gian và điều này có thể gây căng thẳng khi làm việc. Sắp xếp tài liệu của bạn và phân loại chúng sẽ cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy thông tin quan trọng khi cần.
– Lưu tất cả các email trong một thư mục mà bạn có thể truy cập sau này. Nếu có sự cố xảy ra trong dự án hoặc có tranh chấp, bạn có thể tham khảo lại các email cũ để xác minh khiếu nại của mình.
III. Thực hiện các nhiệm vụ liên tục theo lịch trình và không chần chừ trì hoãn
1. Bắt đầu dự án của bạn ngay khi bạn có thể
Đừng đưa ra lí do để trì hoãn việc bắt tay vào thực hiện dự án. Bạn bắt đầu một dự án càng sớm thì bạn sẽ hoàn thành nó càng sớm. Nếu bạn chần chừ chờ đợi quá lâu, cuối cùng bạn sẽ phải cuống cuồng khi thời hạn Deadline sắp đến.
2. Tự chịu trách nhiệm
Việc này rất dễ khiến bạn đưa ra các lời bào chữa, nhưng nó không giúp chúng ta học hỏi được gì từ những sai lầm của mình. Thay vì đưa ra lời bào chữa, hãy nhìn vào các tình huống khách quan và xem xét những điểm còn hạn chế và cải thiện nó. Luôn luôn chủ động hoàn thành công việc sớm và đừng đổ lỗi cho người khác nếu bạn không thể hoàn thành công việc của mình.
3. Chỉ nên tham gia các sự kiện xã hội, bạn bè sau khi đã hoàn thành công việc đúng Deadline
Nếu bạn là loại người dễ bị phân tâm, để tiết kiệm và tránh lãng phí thời gian bạn không nên dành quá nhiều thời gian cho bạn bè trong giai đoạn hoàn thành dự án. Hãy tránh xa các sự kiện ngoài xa hội cho đến khi bạn đã hoàn thành công việc đúng Deadline.
– Hãy mói với bạn bè rằng bạn đang có dự án phải thực hiện và đảm bảo hoàn thành đúng Deadline, bạn sẽ dành thời gian cho họ sau khi đã hoành thành công việc của mình.
4. Thay đổi môi trường làm việc của bạn
Môi trường của bạn ảnh hưởng đến tâm trạng của bạn. Nếu không gian làm việc bạn đang sử dụng khiến bạn mệt mỏi và không có nhiều năng lượng cho công việc.
– Bạn có thể lựa chọn môt không gian tại 1 quán cà phê yên tĩnh để thực hiện công việc của mình với một chiếc máy tính xách tay.
– Hoặc chỉ đơn giản sắp xếp căn phòng thật gọn gàng, sạch sẽ cũng có thể khiến bạn làm việc hiệu quả.
5. Vô hiệu hóa phiền nhiễu xung quanh bạn
Sự mất tập trung có thể làm giảm năng suất và hiệu quả của bạn. Nếu bạn thường xuyên bị trì hoãn vì bạn đang bị phân tâm bởi các trang web, phương tiện truyền thông xã hội hoặc những người làm phiền bạn, hãy tìm cách để hạn chế chúng. Hãy để điện thoại của bạn sang chế độ im lặng và không bật phương tiện truyền thông xã hội là hai cách để giữ đúng tiến độ công việc hoàn thành đúng Deadline.
