Thông cáo báo chí là một bản thông báo thông tin chính thức từ một tổ chức hoặc cá nhân muốn thông báo đến giới truyền thông. Thông cáo báo chí là một trong những công cụ PR trong ngành quan hệ công chúng rất hiệu quả để thu hút sự chú ý quan tâm của công chúng. Là một nhân viên làm trong ngành PR, làm thế nào để có thể viết được một bản thông cáo báo chí một cách chỉnh chu đầy đủ thông tin muốn truyền tải. Hãy xem ngay các gợi ý sau đây để có thể tạo được một bản thông cáo báo chí thật hiệu quả cho chiến dịch PR của bạn.
I. Vì sao cá nhân và doanh nghiệp cần gửi thông cáo báo chí ?
Việc cá nhân hoặc doanh nghiệp đưa ra các thông cáo báo chí có rất nhiều lý do, sau đây là một số lý do phổ biến:
– Khi doanh nghiệp hoặc các nhân sắp cho ra mắt các sản phẩm dịch vụ mới, muốn thu hút giới truyền thông.
– Có chiến dịch muốn nhiều người biết đến thương hiệu của công ty, giúp xây dựng thương hiệu và lòng tin và sự tin tưởng của công chúng dành cho thương hiệu.
II. Nên gửi thông cáo báo chí khi nào?
Thông cáo báo chí không thể gửi tùy tiện. Sau đây, là những sự kiện cần thiết để thông cáo báo chí:
– Khi tổ chức ra mắt các dịch vụ hoặc sản phẩm mới
– Công bố các thành tựu nghiên cứu
– Khi các sự kiện quan trọng xảy ra
– Dành được các giải thưởng danh giá
III. Thông cáo báo chí cần những nội dung gì?
– Tiêu đề
– Thông tin liên hệ
– Địa điểm
– Thông tin chính
– Bản mẫu
IV. Cách viết một bản thông cáo báo chí đúng chuẩn
1. Hãy viết như một nhà báo
Hãy viết một thông cáo thật rõ ràng, bạn cũng cần viết một câu chuyện hấp dẫn để thu hút giới truyền thông. Sau đây là những điều nên chú ý:
– Tiếp cận thẳng vào vấn đề: Không nên trình bày lan man, khiến người đọc kho nắm bắt nội dung. Hãy trình bày vấn đề thật rõ ràng, đi thẳng vào vấn đề, giúp làm rõ chủ đề và mục đích của thông cáo báo chí.
– Viết rõ ràng và súc tích: lịch trình của nhà báo thường rất bận, họ không có nhiều thời gian để đọc.
– Không làm quá mọi thứ: không tự đề cao chính mình hoặc các dịch vụ sản phẩm của doanh nghiệp như sử dụng các từ ngữ “dịch vụ tốt nhất từ trước đến giờ”, “sự kiện lớn nhất”.
2. Thông tin trong thông cáo cần hữu ích và có giá trị với công chúng. Khi viết thông cáo báo chí, cần chú ý những yếu tố sau:
– Nội dung cần liên quan đến và thu hút những đối tượng mục tiêu
– Nội dung câu chuyện liên quan mật thiết đến doanh nghiệp của bạn
3. Đính kèm trích dẫn hữu ích
Một trong những phần quan trọng nhất của thông cáo báo chí chính là người viết phải dùng đính kèm những trích dẫn của người quan trọng và có liên quan vào câu chuyện
4. Gắn liền chủ đề với mục đích sản phẩm
Doanh nghiệp của bạn ra đời như thế nào? Mục đích và giá trị của sản phẩm của bạn là gì? Nó có thể giải quyết vấn đề gì? Câu trả lời là hãy luôn gắn liền thông cáo báo chí với sản phẩm của doanh nghiệp. Nếu bạn sắp ra mắt một sản phẩm mới, hãy luôn nhấn mạnh những ưu điểm của sản phẩm đó.
5. Nội dung hãy thật ngắn gọn và rõ ràng
Thông cáo báo chỉ cần phải ngắn gọn đầy đủ thông tin và đi thẳng vào vấn đề. Không ai muốn phải đọc một bài thông cáo dài 4 trang giấy kể về lịch sử doanh nghiệp và những thông tin lan man khác. Một thông cáo báo chí chỉ nên nằm gọn trong 1 trang giấy.
V. Định dạng thông cáo báo chí
Đối với một thông cáo báo chí luôn cần tuân theo một khuôn mẫu nhất định để người đọc có thể dễ dàng theo dõi và nắm bắt thông tin nhanh chóng.
Bước 1: Tìm mục đích
Một số mục đích chính cần được xác định trước khi viết thông cáo báo chí là:
– Sự ảnh hưởng (thông tin của bạn có ảnh hưởng đến khu vực xung quanh hay không?)
– Mâu thuẫn (thông tin của bạn có gây mâu thuẫn với ai hay không?)
– Sự tiến triển (thông tin có làm nổi bật sự tiến triển của sự việc nào hay không?)
– Cảm xúc (thông tin có gây xúc động mạnh đến người đọc hay không?)
Bước 2: Đặt tiêu đề
Việc đặt tiêu đề là điều rất quan trọng, một tiêu đề hay hấp dẫn sẽ giúp thu hút và gây chú ý với truyền thông và công chúng khiến họ tò mò và đọc tiếp các thông tin bạn đưa ra.
Bước 3: Tóm tắt nội dung của thông cáo trong một đoạn ngắn
Việc tóm tắt nội dung chính giúp người đọc nắm bắt được thông cáo báo chí này nói về vấn đề gì và liệu họ co muốn đọc tiếp hay không. Do đó, phần này nên xuất hiện ngay sau tiêu đề và tóm tắt 2-3 ý quan trọng nhất.
Bước 4: Viết đoạn đầu tiêu
Đây là đoạn rất quan trọng sẽ liệt kê những thông tin quan trọng nhất như mục đích của thông cáo báo chí này, chủ đề của thông cáo báo chí, nó có hữu ích gì cho người đọc.
Bước 5: Viết những nội dung còn lại
Vài đoạn tiếp theo sẽ bao gồm các thông tin chi tiết hơn về câu chuyện muốn đề cập, hoặc các chi tiết về dịch vụ sản phẩm mà người đọc cần biết.
Hãy lưu ý những đoạn văn này chỉ nên ngắn và súc tích vì thông cáo báo chí không được dài quá một trang.
Bước 6: Đính kèm trích dẫn
Các trích dẫn không cần quá phức tạp. Bạn chỉ cần đảm bảo 3 yếu tố sau đây:
– Trích dẫn này có thích hợp không? Nó có giúp ích gì cho câu chuyện không?
– Không dùng những từ ngữ quá “đao to búa lớn”
– Ai là người nói trích dẫn? Tại sao lại nói như vậy?
Bước 7: Thông tin liên hệ
Việc trình bày thông tin liên hệ là điều rất cần thiết, vì người đọc cần biết họ phải liên lạc với ai nếu muốn biết them thông tin chi tiết. Hãy đính kèm thông tin của phòng PR hoặc marketing vào góc trái phía dưới của thông cáo báo chí. Thông tin liên hệ bao gồm tên, số điện thoại, email.
VI. Nên gửi thông cáo báo chí khi nào
Gửi thông cáo báo chí vào đúng thời gian hợp lý để tối ưu sự quan tâm từ công chúng.
Chúc bạn thành công
