Trước khi soạn Email xin thực tập Internship( Internship là gì ?), bạn hãy tạo một địa chỉ email chuyên nghiệp có họ tên của bạn. Soạn Email bắt đầu bằng cách tự giới thiệu và giải thích rằng bạn quan tâm đến việc thực tập tại công ty. Tiếp tục đề cập đến khả năng, kiến thức bạn có và lý do bạn cho rằng mình đủ điều kiện và bao gồm các thành tích học tập bạn đã đạt được, các hoạt động ngoại khóa có liên quan. Kết thúc Email bạn nên điền đầy đủ thông tin liên lạc của bạn và cảm ơn nhà tuyển dung đã dành thời gian để đọc email của bạn. Để được tư vấn thêm bạn hãy kéo xuống bên dưới nhé.
I. Chuẩn bị viết email của bạn
1. Tạo một địa chỉ email chuyên nghiệp
Trong kinh doanh hoặc làm việc, bạn nên sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp, rõ ràng. Tránh sử dụng các ký hiệu hoặc con số. Một định dạng tên email tốt bạn nên tham khảo là : Tuan.tran@gmail.com.
– Nếu địa chỉ email hiện tại của bạn được kết nối với những trang mạng xã hội chứa nội dung không chuyên nghiệp, hãy tạo và sử dụng một địa chỉ email khác. Bên cạnh đó, hãy điều chỉnh cài đặt của bạn trên các phương tiện truyền thông xã hội.
2. Nghiên cứu thông tin công ty
Trước khi bạn gửi yêu cầu được thực tập tại công ty, hãy nghiên cứu thông tin công ty bạn muốn làm internship. Truy cập vào website của công ty họ. Tại đây, có rất nhiều thông tin giới thiệu về công ty, nếu công ty có sản phẩm hoặc dịch vụ hãy tìm hiểu về chúng. Sử dụng những thông tin bạn tìm hiểu được cho email xin thực tập của bạn. Các nhà tuyển dụng đánh giá cao các ứng viên nghiêm túc tìm hiểu về công ty và có thể chứng minh được kiến thức được học phù hợp với vị trí thực tập muốn được ứng tuyển.
3. Tìm kiếm nhưng thông tin liên quan đến công ty
Nếu bạn được giới thiệu từ nhân viên đã làm việc trong công ty thì cơ hội được thực tập tại công ty sẽ rất cao. Do vậy, bạn có thể sử dụng các MXH như LinkedIn hoăc Facebook và thực hiện tìm kiếm từ khóa của công ty. Nếu xuất hiện những thông tin về nhân viên làm việc tại đó, vị trí họ đang làm tại công ty. Lịch sự gửi email hoặc điện thoại cho họ để xin được thực tập. Yêu cầu các mẹo liên quan đến đơn xin thực tập của bạn.
– Đố với LinkedIn, bạn có thể tìm hiểu được những ai đang làm việc tại công ty và họ có kết nối với bạn không. Nếu họ có kết nối với bạn, hãy mạnh dạng nhờ sự giúp đỡ của họ giới thiệu bạn vào làm thực tập tại công ty.
– Khi bạn trao đổi với nhà tuyển dụng, bạn có thể nói về những điều bạn thấy thích thú và mong muốn được thực tập tại công ty. Bạn có thể hỏi về cơ cấu công ty, môi trường làm việc, mục tiêu.
4. Tìm hiểu về thông tin email người nhận thư ứng tuyển
Nếu bạn biết được thông tin về trưởng phòng nhân sự của công ty, bạn có thể gửi email trực tiếp cho họ. Nếu không bạn có thể liên lạc với công ty qua số điện thoại được cung cấp trên website để hỏi về bộ phận tuyển dụng hoặc thông tin người phụ trách vấn đề này.
5. Trình bày rõ mục đích trong tiêu đề email
Bộ phận tuyển dụng nhân sự nhận được hàng trăm email mỗi ngày. Do đó, để nhà tuyển dụng thấy được email của bạn và không bỏ qua nó trong hàng trăm email đó, hãy Trình bày tiêu đề Email thật rõ ràng. VD: “Ứng tuyển thực tập Internship Công ty A: Trần Tuấn”
II. Mở đầu Email
1. Chào nhà tuyển dụng
Mở đầu Email với cụm từ “Kính gửi Ông/bà” tùy thuộc vào giới tính của người nhận Email. Đừng bắt đầu với “Xin chào” hoặc “Chào anh/chị”. Hãy dùng từ ngữ trang trọng để email thật chuyên nghiệp.
– Nếu bạn không thể xác định giới tính của người đó, hãy nói cho người đó biết họ tên của họ. Ví dụ: viết “Kính gửi Trần Ngọc Đăng“
2. Giới thiệu bản thân
Trình bày tên và trình độ học vấn của bạn (Ví dụ: sinh viên năm tư trường Đại học A). Trình bày làm thế nào bạn biết được vị trí thực tập này, có thể là qua mạng, có người giới thiệu, hoặc báo chí. Nếu bạn được giới thiệu thì hãy nêu ra trong phần nầy. Ví dụ: “Giáo sư của tôi [ họ tên], gợi ý cho tôi liên hệ với Ông/bà”.
3. Trình bày khoảng thời gian bạn có thể thực tập tại công ty
Đối với thời gian thực tập còn phụ thuộc vào chương trình học của bạn tại trường. Do vậy hãy nêu rõ khoảng thời gian bạn có thể thực tập tại công ty, cụ thể thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc, bên cạnh đó nếu bạn thực tập toàn thời gian, và làm bao nhiêu ngày trong tuần cũng nên trình bày rõ
4. Trình bày mục tiêu khi thực tập tại công ty
Bạn cần thực tập để hoàn thành tín chỉ cho khóa học? Ngoài ra, bạn có thể trình bày mục tiêu thực tập là được học hỏi tích lũy kinh nghiệm trong quá trình làm việc thực tế. Trình bày những kỹ năng bạn mong muốn đạt được trong thời gian thực tập tại công ty.
5. Trình bày những mong muốn được thực tập tại công ty
Trình bày những điều khiến bạn thích thú và mong muốn đươc thực tâp tại công ty, như môi trường chuyên nghiệp, bạn muốn được học hỏi kiến thức và kinh nghiệm khi thực tập tại nơi có nhiều người giỏi đang làm việc, tránh đề cập đến những thông tin tiêu cực.
III. Phần chính của Email
1. Trình bày về trình độ và kiến thức bạn có phù hợp với vị trí thực tập
Hãy liệt kê nhưng kiến thức bạn đã được học, kinh nghiệm làm việc trước đó, hoăc bất kì kỹ năng nào bạn có được khi trải qua việc làm đồ án tại trường hoặc các công việc làm thêm trước đó. Cho thấy những kiến thức của bạn phù hợp và mang lại lợi ích cho công ty như thế nào. Nêu bật những gì bạn có thể đóng góp cho công ty. Nhà tuyển dụng muốn biết liệu bạn có thể đảm nhận được công việc được giao.
– Nhấn mạnh những kinh nghiệm mà bạn có. Thay vì viết: “Tôi là một thực tập sinh tiếp thị trong hai năm,” tuyên bố “Là một thực tập sinh tiếp thị, tôi đã tạo ra nội dung mới, thiết kế và in tài liệu kỹ thuật số, và quản lý các phương tiện truyền thông xã hội cho một doanh nghiệp với năm mươi nhân viên.”
– Kỹ năng có thể bao gồm truyền thông xã hội, tổ chức sự kiện hoặc vô số thứ khác.
2. Liệt kê những thành tích trong học tập hoặc ngoại khóa
Liệt kê trình độ học vấn của bạn. Trong các hoạt động ngoại khóa, nếu bạn có có vai trò lãnh đạo, hãy mô tả nhiệm vụ và thành tích bạn và nhóm mình đạt được.
IV. Phần cuối Email
1. Nêu thời điểm bạn sẽ liên hệ lại
Trình bày khi nào và cách bạn sẽ liên hệ với nhà tuyển dụng để theo dõi liệu bạn có được tuyển dụng cho vị trí thực tập hay không. Cung cấp thông tin liên hệ của bạn như: Họ tên, địa chỉ Email, SĐT.
– Bạn có thể viết: Quý công ty có thể liên lạc với tôi qua điện thoại và email. Trong trường hợp quý công ty không tiện hồi âm, tôi sẽ liên lạc lại vào thứ Hai tới .
2. Kết thúc Email
Nói lời cảm ơn đến người đọc đã dành thời gian đọc Email này. Kết thúc bằng từ “Chân thành” hoặc “Trân trọng”. Dùng tên đầy đủ như ký tên.
Chúc các bạn thành công
