Các công ty tổ chức các sự kiện khác nhau trong suốt cả năm như là một cách tương tác với các khách hàng mục tiêu, đối tác và những khách hàng thân thiết.
Những sự kiện này có thể là lễ hội mua sắm, gian hàng tại các trung tâm mua sắm. Cũng có thể là các sự kiện ra mắt các sản phẩm mới, giới thiệu đại sứ thương thiệu sản phẩm hoặc các chương trình quay số trúng thưởng cho khách hàng. Ngoài ra, các sự kiện có thể là chính thức khai trương một công ty, họp báo, hội thảo, tham gia các triển lam thương mại hoặc lễ kỷ niệm công ty.
Bất kể loại sự kiện nào công ty đang tổ chức, điều quan trọng cần nhớ là mỗi sự kiện phản ánh thương hiệu và hình ảnh của công ty.
Một sự kiện thành công đòi hỏi việc lập kế hoạch chi tiết, phối hợp tốt và tổ chức hậu trường. Quy mô của sự kiện sẽ quyết định các công ty cần bao nhiêu thời gian để bắt đầu lập kế hoạch. Dưới đây là một vài lời khuyên trong việc tạo ra một sự kiện PR thành công.
1. Xác định mục đích của sự kiện
Đối tượng và mục tiêu của sự kiện phải được giải quyết vì tất cả các yếu tố của sự kiện sẽ xoay quanh mục tiêu này. Hãy chắc chắn rằng tất cả mọi người tham gia vào sự kiện này đều biết điều này. Có một chủ đề cho sự kiện này? Đây có phải là một sự kiện nhận thức công khai? Một sự kiện để kỷ niệm một cột mốc? Một sự ra mắt? Một thông báo quan trọng ảnh hưởng đến các bên liên quan hoặc người tiêu dùng? Bạn hy vọng đạt được điều gì thông qua sự kiện này?
2. Ngân sách
Điều này rất quan trọng đối với bất kỳ sự kiện nào vì ngân sách sẽ xác định quy mô của sự kiện. Bạn có thể có một ý tưởng tuyệt vời cho một sự kiện, nhưng bạn phải có khả năng tài trợ cho nó. Xác định số tiền và tài nguyên có sẵn và cho phép dự phòng cho bất kỳ yêu cầu nào vào phút cuối.
3. Nghiên cứu đối tượng của bạn
Lập danh sách những người bạn muốn mời, tại sao bạn muốn mời họ và ấn tượng bạn muốn họ có khi họ rời đi. Đây có thể là khách hàng hiện tại hoặc tiềm năng của bạn.
4. Xác định ngày, giờ và địa điểm
Nếu tổ chức một sự kiện công khai, điều quan trọng là phải đảm bảo rằng không có sự kiện xung đột diễn ra trong cùng thời gian, vì điều này ảnh hưởng đến truyền thông và sự tham dự của khách. Chọn một địa điểm phù hợp với chủ đề của sự kiện và một địa điểm có thể dễ dàng đến bằng phương tiện giao thông công cộng, có bãi đậu xe đầy đủ và đủ rộng để có thể chứa nhiều khách. Hãy chú ý đến các ngày lễ, cuối tuần và các sự kiện phổ biến khác đang diễn ra. Nếu tổ chức một sự kiện ngoài trời, hãy kiểm tra điều kiện thời tiết và tạo kế hoạch dự phòng, tức là chuẩn bị dù hoặc phương tiện che nếu trời mưa.
5. Chuẩn bị một danh sách kiểm tra và chương trình nghị sự nội bộ
Lập kế hoạch cho bất kỳ sự kiện đòi hỏi phải chú ý đến chi tiết. Danh sách kiểm tra là một trong những công cụ lập kế hoạch hiệu quả nhất giúp bạn luôn ngăn nắp và tập trung. Điều này bao gồm mọi chi tiết bắt đầu từ lời mời, danh sách khách mời, tâm trạng và giai điệu của sự kiện, phông nền, sản phẩm, ánh sáng và âm thanh, buổi biểu diễn, địa điểm, F & B, phương tiện, an ninh, v.v. Tạo chương trình nghị sự nội bộ với dòng thời gian đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ đều được hoàn thành theo lịch trình của người được ủy quyền trong Team.
6. Kế hoạch dự phòng
Cho dù có chuẩn bị bao nhiêu đi chăng nữa, hãy luôn chuẩn bị cho những điều bất ngờ và cho những thách thức có thể xảy ra. Hãy linh hoạt và có kế hoạch dự phòng. Quan trọng nhất, xem xét điều này với nhóm tham gia vào dự án, nếu cần phát sinh để xử lý kịp thời.
Khi tất cả các chuẩn bị được lên kế hoạch cẩn thận và tất cả những người liên quan đã được thông báo kỹ lưỡng, thì sự kiện sẽ diễn ra suôn sẻ.
Khi sự kiện đã kết thúc, hãy tiến hành theo dõi và đánh giá kết quả. Như trong bất kỳ loại chiến dịch hoặc dự án PR nào, điều này sẽ giúp bạn đánh giá liệu mục tiêu đã đạt được và cải thiện quy trình lập kế hoạch cho các sự kiện trong tương lai.
_____________________________
Mọi thông tin liên hệ:
ICONICJOB VietNam – Cổng thông tin tuyển dụng nhân sự cấp cao, mạng tìm việc làm, ứng tuyển ngay việc làm mới từ các nhà tuyển dụng hàng đầu tại Việt Nam
