Thời gian mỗi ngày của chúng ta đều giống nhau, chỉ có 24 giờ. Tuy nhiên, bí quyết để tăng cường năng suất và tận hưởng cuộc sống là biết cách phân chia và sử dụng thời gian một cách hiệu quả. Hãy cùng chúng tôi khám phá 9 mẹo "hack" thời gian sau đây nhé!
1. Tạo bảng thời gian rõ ràng
Mỗi tối trước khi đi ngủ, hãy lên kế hoạch cho ngày tiếp theo bằng cách tạo "to-do-list" (danh sách công việc cần hoàn thành). "To-do-list" sẽ giúp bạn xác định rõ những công việc cần thực hiện và phân chia thời gian sao cho hiệu quả. Bằng cách tuân thủ từng bước của danh sách này, bạn sẽ dần dần đạt được những mục tiêu, từ công việc hàng ngày đến những kế hoạch lớn trong tương lai.
2. Tổ chức công việc hàng ngày dựa trên ưu tiên và tính khẩn cấp
Một chiến lược "hack" thời gian hiệu quả là quyết định phân bổ thời gian dựa trên mức độ quan trọng và tính khẩn cấp của từng công việc. Bạn có thể tổ chức công việc thành ba hạng mục để xác định ưu tiên:
- Quan Trọng và Khẩn Cấp: Đây là những công việc cần phải hoàn thành ngay lập tức, như trả lời email liên quan đến tiến độ dự án hoặc chuẩn bị báo cáo cho cuộc họp sắp tới với sếp.
- Quan Trọng, Nhưng Không Khẩn Cấp: Các công việc trong này có thể được dành cho các thời điểm sau giờ làm việc hoặc buổi tối, như việc đọc một chương sách chuyên ngành hoặc tập thể dục.
- Không Quan Trọng, Không Khẩn Cấp: Thường là những công việc giải trí, không ảnh hưởng đáng kể đến sự phát triển cá nhân và sự nghiệp, như việc xem phim mới hay tìm hiểu về điện thoại di động mới.
3. Tập trung vào công việc quan trọng nhất buổi sáng
Buổi sáng thường là thời điểm chúng ta có năng lượng cao nhất, đầu óc tập trung nhất và tinh thần sảng khoái nhất. Vì vậy, hãy tận dụng những giờ đầu ngày để hoàn thành những công việc quan trọng nhất, nhằm đạt được hiệu suất làm việc tốt nhất. Các công việc mà bạn nên thực hiện vào buổi sáng có thể bao gồm sắp xếp cuộc họp để thảo luận ý tưởng với đồng nghiệp, thực hiện các đàm phán hay thỏa thuận với đối tác, và lên kế hoạch ngân sách cho dự án sắp tới...
4. Khám phá khung giờ "Vàng" của bản thân
Mỗi người sẽ có một khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất, khác biệt so với các khung giờ khác. Có người tập trung tốt nhất vào buổi sáng, có người thì tận dụng tối ưu vào khoảng 3-4 giờ chiều, và cũng có người cảm thấy sự tỉnh táo nhất khi làm việc vào giờ trưa trong không gian yên tĩnh của văn phòng. Quan sát hiệu suất làm việc của bản thân trong từng khung giờ khác nhau trong ngày để khám phá ra "khung giờ vàng" của bản nhân. Sau đó, bạn có thể tổ chức công việc cần sự tập trung, sự tỉnh táo, và sự sáng tạo vào thời gian này.
5. Hạn chế thời gian xem MXH
Trong quá trình làm việc, hãy tắt kết nối mạng xã hội (trừ khi đó là một phần quan trọng của công việc). Việc kiểm tra các thông báo mới từ bạn bè, như like và comment, chỉ mang tính giải trí và thường không quan trọng, nên chỉ nên thực hiện khi bạn có thời gian rảnh rỗi. Sẽ khó tập trung vào công việc khi Facebook, Instagram liên tục gửi thông báo, làm mất tập trung của bạn.
6. Quản lý thời gian trả lời Email
Việc trả lời email ngay lập tức có thể làm phân tâm bạn khỏi các công việc quan trọng như làm báo cáo hoặc nghĩ ra ý tưởng mới. Trong mỗi ngày làm việc, hãy giới hạn việc kiểm tra và trả lời email khoảng 4-6 lần. Bạn có thể lên lịch thời gian cố định để trả lời email (ví dụ: 9 giờ sáng, 11 giờ sáng, 3 giờ chiều, 5 giờ chiều) hoặc trả lời email mỗi hai tiếng một lần. Sau khi bạn xử lý các email, hãy thoát khỏi hộp thư để tránh bị email mới làm xao nhãng tâm trí khi bạn đang tập trung vào công việc khác. Nếu đồng nghiệp hoặc đối tác có công việc quan trọng và cần sự hỗ trợ từ bạn, họ sẽ liên hệ qua tin nhắn hoặc cuộc gọi điện thoại.
7. Tập thể thao hoặc thiền
Việc tập thể dục hoặc thiền không chỉ mang lại lợi ích cho sức khỏe và trí não, mà còn giúp bạn cải thiện khả năng tập trung. Nếu có thể, hãy dành thời gian rèn luyện vào buổi sáng để bắt đầu ngày mới. Nếu thời gian không cho phép, bạn cũng có thể tập vào buổi chiều hoặc vào cuối tuần. Đối với mỗi buổi tập, chỉ 30 phút cũng đủ để mang lại nhiều lợi ích.
8. Tìm nguồn cảm hứng khi "Bí Ý Tưởng"
Theo một nghiên cứu, sau mỗi khoảng 52 phút làm việc tập trung, nên dành thời gian nghỉ ngơi khoảng 17 phút. Tất nhiên, trong thực tế, không phải ai cũng có thể có khoảnh khắc thư giãn tự do nhưng việc sắp xếp thời gian cho một khoảnh khắc nghỉ ngơi ngắn sau mỗi công việc nhỏ là rất quan trọng. Cơ thể và trí não của chúng ta như một chiếc máy, nếu liên tục làm việc mà không có thời gian nghỉ, năng suất làm việc sẽ giảm đi.
Khi cảm thấy ý tưởng trống trơn, thay vì ép bản thân phải tiếp tục, hãy dành 10-15 phút để thư giãn với âm nhạc, đọc vài trang sách, hoặc xem các video trên YouTube liên quan đến công việc hoặc sở thích. Những khoảnh khắc nghỉ ngơi này sẽ kích thích sự sáng tạo, giúp tăng cường hiệu suất làm việc.
9. Sắp xếp gọn gàng góc làm việc
Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng một bàn làm việc bề bộn có thể làm cho chúng ta trở nên xao nhãng và mất tập trung. Khi mất tập trung, chúng ta thường tốn nhiều thời gian hơn để hoàn thành một công việc, hoặc đôi khi chúng ta thậm chí không thể hoàn thành công việc đó. Vì thế, hãy bắt đầu ngay bằng cách sắp xếp lại góc làm việc của bạn. Dọn dẹp ngăn kéo, loại bỏ những vật dụng hay giấy tờ không cần thiết. Phân loại các tập hồ sơ và đặt chúng vào tủ gọn gàng. Để mặt bàn trống thông thoáng và loại bỏ những đồ trang trí không cần thiết để tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ và thoải mái.
---------------------------
Mọi thông tin liên hệ:
iconicJob Vietnam – Cổng thông tin tuyển dụng nhân sự cấp cao, mạng tìm việc làm, ứng tuyển ngay việc làm mới từ các nhà tuyển dụng hàng đầu tại Việt Nam.
