Điều hành các cuộc họp hiệu quả không đơn giản chỉ là vấn đề thực hiện những điều hiển nhiên như thông báo lịch trình và bắt đầu đúng giờ. Chìa khóa quan trọng của các cuộc họp hiệu quả là cách tổ chức và điều hành các tương tác giữa các thành viên trong cuộc họp.
Hầu hết chúng ta không được đào tạo chính thức về việc tổ chức các cuộc họp, nhưng ai cũng có thể học để làm tốt điều đó. Điều mọi người luôn quan tâm là có nên tổ chức cuộc họp và phải làm gì để cuộc họp được hiệu quả mà không lãng phí thời gian.
Sau đây là các gợi ý những việc cần tổ chức và điều hành cuộc họp hiệu quả.
I. Cuộc họp hiệu quả là gì?
Một cuộc họp hiệu quả mang lại cho team những ý kiến, quyết định đúng mục đích đề ra. Một diễn đàn nơi mọi người có thể thảo luận và đưa ra những kết quả rõ ràng: một quyết định, một kế hoạch, một danh sách các ý tưởng tuyệt vời để thực hiện, một sự hiểu biết chung về công việc trước mắt . Không chỉ vậy, nhưng kết quả sau đó được chia sẻ với những người khác có liên quan.
II. Các cuộc họp hiệu quả có mục đích rõ ràng
Hầu hết chúng ta có quá nhiều cuộc họp được xếp lịch. Và dường như đây là một sự lãng phí thời gian khi các cuộc họp không cung cấp bất kỳ giá trị nào cho người tham dự. Trước khi tổ chức các cuộc họp, cần có mục tiêu rõ ràng sẽ giúp các thành viên dễ dàng tiếp nhận các thông tin cần thiết và đưa ra những hành động kế hoạch rõ ràng để đạt được mục tiêu chung.
III. Xác định xem bạn có thực sự cần một cuộc họp không
Không nên tổ chức các cuộc họp chỉ để chia sẻ thông tin, vì chúng ta có thể thực hiện việc này qua Email, các công cụ giao tiếp Online khác. Ngoài trừ, cuộc họp toàn thể công ty đây là cơ hội để các cấp của doanh nghiệp được nghe trực tiếp từ giám đốc điều hành và các lãnh đạo khác.
Một cuộc họp nên tập trung vào một cuộc thảo luận để đưa ra các hướng đi mới, cách giải quyết công việc đang vướng mắc.
Trong trường hợp tốt nhất, mục đích của cuộc họp là để đưa ra quyết định hoặc tạo ra một cái gì đó hợp tác. Lập kế hoạch dự án, vạch ra hành trình của khách hàng, đặt mục tiêu, giải quyết vấn đề, đây là những tình huống tổ chức cuộc họp có lẽ là cách hiệu quả nhất để hoàn thành nó.
IV. Chọn đối tượng tham dự cuộc họp
Các cuộc họp rất mất thời gian, vì vậy hãy suy nghĩ kỹ về người bạn mời tham gia. Bạn muốn mời số lượng người tối thiểu cần thiết để đạt được mục tiêu của mình và muốn các thành viên mang đến những quan điểm và kiến thức đa dạng, đặc biệt nếu mục đích của cuộc họp là giải quyết một vấn đề khó khăn.
IV. Các cuộc họp hiệu quả có đầy đủ thành viên tham gia
Để cuộc họp diễn ra một cách suôn sẽ và hiệu quả thì các thành viên được mời tham gia phải có mặt đầy đủ. Điều này sẽ giúp bạn có được những thông tin cần thiết và đầy đủ nhất từ các bộ phận có liên quan.
V. Lịch trình tham gia
Thời điểm tổ chức cuộc họp là điều rất trọng, tránh tổ chức vào thời gian nghỉ, ăn trưa. Nên lựa chọn thời gian phù hợp và tất cả các thành viên đều có thể tham gia. Thời gian tư duy tốt nhất là sau khi ngủ, do vậy tổ chức cuộc họp vào buổi sáng là rất phù hợp.
VI. Tắt các thiết bị di động trong buổi họp
Trừ khi bạn là thư ký phải viết biên bản cuộc họp, ngoài ra không nên mang điện thoại hoặc để ở chế độ im lặng trong suốt cuộc họp, để tránh bị làm phân tâm.
VII. Tập trung vào kết quả
Bạn biết mục đích của cuộc họp và tập trung để có thể có được kết quả như mong muốn. Tổ chức và điều phối tranh luận để đưa ra các giải pháp khắc phục các vấn đề gặp phải, các kế hoạch cần thiết để triển khai dự án trong thời gian tới đáp ứng đúng mục tiêu bạn đề ra.
Chúc bạn thành công.
_____________________________
Mọi thông tin liên hệ:
ICONICJOB VietNam – Cổng thông tin tuyển dụng nhân sự cấp cao, mạng tìm việc làm, ứng tuyển ngay việc làm mới từ các nhà tuyển dụng hàng đầu tại Việt Nam
