Cảm giác “luôn bận rộn” không đồng nghĩa với việc bạn đang làm việc hiệu quả. Nhiều người bắt đầu ngày làm việc bằng cách chạy theo các yêu cầu khẩn cấp từ đồng nghiệp, khách hàng, hoặc thậm chí không có kế hoạch cụ thể nào. Kết quả là bạn dễ rơi vào trạng thái kiệt sức, mất phương hướng, làm nhiều nhưng không đạt được mục tiêu mong muốn.
Biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên là kỹ năng cốt lõi giúp bạn làm chủ thời gian, tối ưu năng suất và tạo ra giá trị thực chất. Khi tập trung vào những nhiệm vụ thực sự quan trọng, bạn sẽ giảm thiểu thời gian lãng phí cho các công việc nhỏ lẻ, ít tác động. Dưới đây là 8 chiến lược hiệu quả giúp bạn sắp xếp công việc hợp lý, đặc biệt khi mọi thứ đều dường như “không thể bỏ qua”:
1. Liệt kê toàn bộ công việc – công và tư
Một trong những bước nền tảng để quản lý công việc hiệu quả là có cái nhìn tổng thể về mọi đầu việc bạn đang đảm nhiệm – bao gồm cả nhiệm vụ trong công việc và trách nhiệm cá nhân ngoài công sở. Nhiều người dễ rơi vào trạng thái quá tải không phải vì khối lượng công việc quá lớn, mà vì không kiểm soát được chúng một cách hệ thống.
Mỗi sáng hoặc cuối ngày trước, hãy dành 5–10 phút để liệt kê mọi việc bạn cần làm trong ngày/tháng/tuần.
Ví dụ: Một danh sách có thể bao gồm: “Hoàn thành báo cáo tài chính (hạn 3 ngày), trả lời email khách hàng (hôm nay), đặt vé máy bay cho kỳ nghỉ (tuần này)”. Việc này giúp bạn đánh giá đúng khối lượng công việc và tránh bỏ sót nhiệm vụ quan trọng.
Việc liệt kê toàn bộ đầu việc vào một nơi giúp bạn nhìn rõ tổng khối lượng, từ đó dễ dàng đánh giá mức độ ưu tiên và tính khả thi trong phân bổ thời gian.
2. Xác định mục tiêu dài hạn để định hướng ưu tiên
Không phải công việc nào cũng có giá trị tương đương – và không phải việc gì cấp bách cũng đáng để bạn ưu tiên. Để tránh bị cuốn vào “vòng xoáy việc khẩn cấp nhưng không quan trọng,” bạn cần xác định rõ mục tiêu dài hạn của bản thân và tổ chức, từ đó làm kim chỉ nam trong việc chọn lọc và sắp xếp công việc.
* Bắt đầu bằng việc trả lời:
“Nhiệm vụ này có phục vụ cho mục tiêu lớn của tôi không?”
“Nếu không làm việc này hôm nay, điều gì sẽ bị ảnh hưởng?”
* Một số ví dụ về mục tiêu dài hạn thường gặp:
- Thăng tiến nghề nghiệp: Ưu tiên các dự án chiến lược, phát triển kỹ năng quản lý, hoặc học thêm chuyên môn.
- Cân bằng cuộc sống: Chủ động sắp xếp thời gian nghỉ ngơi, tập thể dục, chăm sóc sức khỏe hoặc dành thời gian cho gia đình.
- Khởi nghiệp / Đổi nghề: Tập trung vào xây dựng thương hiệu cá nhân, mở rộng mối quan hệ và tích lũy kiến thức chuyên sâu.
Chia mục tiêu lớn thành các mốc nhỏ theo năm → quý → tháng → tuần → ngày. Cuối mỗi tuần, rà soát lại xem bạn đã hoàn thành bao nhiêu việc thực sự phục vụ mục tiêu dài hạn.
3. Đánh giá mức độ quan trọng và khẩn cấp
Khi mọi công việc đều trông có vẻ quan trọng, phân loại theo mức độ ưu tiên trở thành kỹ năng bắt buộc để bạn không bị cuốn vào vòng xoáy xử lý việc gấp mà bỏ quên việc giá trị. Một công cụ kinh điển được các nhà quản lý áp dụng rộng rãi là Ma trận Eisenhower, giúp bạn phân biệt rõ ràng giữa việc khẩn cấp (cần làm ngay) và việc thực sự quan trọng (có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu).
Cụ thể:
- Quan trọng và khẩn cấp: Làm ngay (ví dụ: nộp báo cáo cho sếp trước 17h hôm nay).
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Lên kế hoạch, sắp lịch cụ thể (ví dụ: Đăng ký khóa học nâng cao chuyên môn).
- Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Ủy quyền, giao việc hoặc xử lý nhanh gọn (ví dụ: Trả lời tin nhắn khách hàng không liên quan dự án chính).
- Không quan trọng, không khẩn cấp: Hạn chế hoặc loại bỏ hoàn toàn (ví dụ: Kiểm tra mạng xã hội, tham dự các buổi họp lan man).
Ngoài ra, áp dụng phương pháp MIT (Most Important Tasks): Mỗi ngày, chọn tối đa 3 nhiệm vụ quan trọng nhất để tập trung hoàn thành trước. Điều này giúp bạn không bị phân tán bởi các yêu cầu ngẫu nhiên.
4. Tự đặt deadline và quản lý thời gian một cách khoa học
Ghi rõ thời hạn hoàn thành cho từng nhiệm vụ, kể cả khi không có ai yêu cầu. Điều này giúp bạn chủ động kiểm soát thời gian và tránh trì hoãn. Với các nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp, hãy tự đặt deadline để đảm bảo tiến độ.
Mẹo: Sử dụng kỹ thuật Pomodoro (làm việc tập trung 25 phút, nghỉ 5 phút) để xử lý các nhiệm vụ lớn mà không bị kiệt sức. Công cụ như Trello, Asana hoặc Google Calendar cũng rất hữu ích để theo dõi tiến độ.
5. Tránh đa nhiệm và tập trung tuyệt đối
Làm nhiều việc cùng lúc (multitasking) thường làm giảm hiệu suất và tăng sai sót. Thay vào đó, hãy thực hiện từng nhiệm vụ một cách tập trung. Sắp xếp lịch làm việc theo các khối thời gian (time-blocking): ví dụ, dành 9h-10h sáng để viết báo cáo, 10h30-11h để trả lời email.
Ví dụ: Nếu bạn đang soạn thảo một đề xuất kinh doanh, hãy tắt thông báo email hoặc mạng xã hội để tập trung hoàn toàn vào công việc.
6. Khởi động thông minh và ưu tiên theo mức độ nỗ lực
Khi danh sách công việc quá dài, hãy bắt đầu với những nhiệm vụ nhỏ, dễ hoàn thành để tạo động lực. Ví dụ, trả lời một email ngắn hoặc sắp xếp tài liệu có thể giúp bạn “khởi động” tinh thần. Tuy nhiên, đừng sa lầy vào các công việc nhỏ mà bỏ qua nhiệm vụ quan trọng.
Mẹo: Sử dụng quy tắc 2 phút: Nếu một nhiệm vụ mất dưới 2 phút, hãy làm ngay để giảm tải danh sách.
7. Học cách từ chối hoặc đàm phán một cách khéo léo
Khi mọi công việc đều quan trọng, bạn cần biết cách từ chối hoặc thương lượng để giảm tải. Nếu một đồng nghiệp yêu cầu hỗ trợ cho một nhiệm vụ không nằm trong ưu tiên của bạn, hãy lịch sự từ chối hoặc đề xuất thời điểm phù hợp hơn.
Ví dụ: “Tôi rất muốn hỗ trợ, nhưng hiện tại tôi đang tập trung hoàn thành báo cáo cho dự án X. Chúng ta có thể xem lại vào ngày mai được không?”
8. Thường xuyên xem xét và điều chỉnh
Theo phương pháp GTD (Get Things Done) của David Allen, hãy dành 5-10 phút mỗi tối để xem lại danh sách công việc, đánh giá tiến độ và điều chỉnh ưu tiên cho ngày hôm sau. Cuộc sống luôn thay đổi, vì vậy kế hoạch của bạn cũng cần linh hoạt.
Mẹo: Cuối tuần, dành 15-20 phút để rà soát lại toàn bộ mục tiêu và danh sách công việc, đảm bảo bạn đang đi đúng hướng.
10. Quản lý tâm lý khi đối mặt với áp lực
Quá tải công việc có thể gây căng thẳng hoặc mất động lực. Để duy trì hiệu quả:
- Thư giãn ngắn: Dành 5 phút thiền hoặc đi bộ để làm mới tinh thần.
- Tự thưởng: Sau khi hoàn thành một nhiệm vụ lớn, hãy tự thưởng một ly cà phê hoặc vài phút nghỉ ngơi.
- Kết nối: Chia sẻ khó khăn với đồng nghiệp hoặc sếp để tìm giải pháp, thay vì tự gánh vác mọi thứ.
Không ai có thể hoàn thành mọi việc trong một ngày. Thành công nằm ở khả năng chọn đúng việc cần làm, tập trung vào những nhiệm vụ tạo ra giá trị dài hạn và biết gạt bỏ những yếu tố gây nhiễu. Bằng cách áp dụng các chiến lược trên, bạn sẽ làm việc chủ động hơn, giảm căng thẳng và đạt được sự hài lòng với những gì mình hoàn thành. Hãy bắt đầu ngay hôm nay với một danh sách công việc rõ ràng và một tâm thế sẵn sàng!
Hy vọng rằng thông tin trong bài viết này sẽ giúp ích được cho bạn.
--------------------------
Mọi thông tin liên hệ:
iconicJob Vietnam – Cổng thông tin tuyển dụng nhân sự cấp cao, mạng tìm việc làm, ứng tuyển ngay việc làm mới từ các nhà tuyển dụng hàng đầu tại Việt Nam.
