Trong môi trường làm việc, việc đưa ra những góp ý mang tính xây dựng là một trong những kỹ năng quan trọng nhất mà người quản lý cần có. Nó không chỉ giúp cải thiện hiệu suất của từng cá nhân mà còn tác động đến hiệu quả hoạt động của cả bộ phận hay tổ chức. Tuy nhiên, giống như bất kỳ kỹ năng nào liên quan đến con người, việc đưa ra phản hồi cần phải khéo léo và tinh tế. Để giúp bạn bắt đầu, dưới đây là một số mẹo hữu ích về cách đưa ra góp ý mà không gây tổn thương cho nhân viên.
1. Hiểu rõ tác động của phản hồi đối với nhân viên
Phản hồi không chỉ là công cụ giúp cải thiện công việc mà còn ảnh hưởng lớn đến sự phát triển cá nhân và nghề nghiệp. Nếu được đưa ra đúng lúc, phản hồi sẽ giúp người nhận nhận ra điểm mạnh, điểm yếu, từ đó hoàn thiện bản thân. Ngược lại, nếu bỏ qua hoặc đưa ra phản hồi không phù hợp, điều đó có thể làm giảm hiệu quả công việc và gây ra những sai sót không đáng có. Nhận thức được sức mạnh của những lời góp ý mang tính xây dựng sẽ giúp bạn thúc đẩy cải tiến liên tục, đảm bảo các quy trình làm việc được trơn tru và đạt kết quả tốt nhất.
2. Tìm hiểu cách nhận phản hồi của nhân viên
Cũng giống như mỗi người có cách giao tiếp riêng, họ cũng có những cách ưa thích khi nhận phản hồi. Một số người cảm thấy được động viên khi được khen ngợi trước đám đông, nhưng có người lại cảm thấy ngại ngùng với điều đó. Vậy làm sao để biết được nhân viên của bạn thích kiểu phản hồi nào? Cách đơn giản nhất là hỏi họ. Và bạn nên làm điều này càng sớm càng tốt, đặc biệt là khi họ mới gia nhập công ty. Hãy hỏi: "Bạn muốn được phản hồi và ghi nhận như thế nào?" Điều này sẽ giúp cả bạn và nhân viên cảm thấy thoải mái hơn khi đưa ra và nhận phản hồi.
3. Chọn đúng thời điểm và nơi phù hợp để phản hồi
Môi trường và thời điểm bạn chọn để đưa ra phản hồi có thể ảnh hưởng lớn đến cách nhân viên tiếp nhận nó. Nguyên tắc an toàn để làm theo là: "Khen ngợi trước mọi người, sửa lỗi ở nơi riêng tư."
Ngoài ra, thời gian phản hồi cũng rất quan trọng. Đừng để quá lâu mới phản hồi. Hãy giải quyết vấn đề ngay khi mọi chi tiết vẫn còn rõ ràng trong trí nhớ của mọi người. Cho dù đó là lời khen tích cực hay góp ý mang tính xây dựng, hãy cố gắng đưa ra ngay sau khi sự việc xảy ra. Như người ta thường nói, "Bắt ngay lúc họ hành động" để củng cố hành vi tốt hoặc điều chỉnh hành vi không mong muốn. Ví dụ, nếu bạn thấy một nhân viên phục vụ khách hàng rất tốt, hãy khen ngợi họ ngay lập tức, họ sẽ có xu hướng lặp lại điều đó nhiều hơn.
Cuối cùng, hãy chắc chắn rằng nhân viên của bạn sẵn sàng đón nhận phản hồi bằng cách hỏi họ: "Bạn có thể dành chút thời gian để tôi chia sẻ vài góp ý về [dự án vừa qua của bạn] không?" Đặc biệt khi bạn có góp ý cần cải thiện, bạn sẽ không muốn làm họ ngỡ ngàng.
4. Cụ thể và rõ ràng
Việc khen ngợi chung chung kiểu như "Hôm nay em làm rất tốt" là điều tích cực, nhưng sẽ tốt hơn nếu bạn nói rõ chính xác điều họ đã làm tốt và tác động của nó đến dự án hay công ty. Phản hồi mơ hồ, không rõ ràng có thể gây nhầm lẫn, thậm chí làm người nghe cảm thấy tổn thương nếu đó là lời góp ý cải thiện. Hãy rõ ràng trong cách bạn trình bày, để nhân viên hiểu đúng điều bạn muốn truyền đạt và biết được hướng đi tiếp theo để cải thiện hoặc duy trì những gì họ đã làm tốt.
5. Hãy nhớ: Đó là một cuộc trò chuyện, không phải là độc thoại
Khi bạn đưa ra phản hồi, đừng quên tạo một không gian tĩnh lặng và không bị xao nhãng, chẳng hạn như tắt chuông điện thoại, để thể hiện sự tôn trọng với nhân viên. Hãy mời họ chia sẻ ý kiến và lắng nghe một cách chân thành. Có thể bạn sẽ học được điều gì đó mới mẻ từ nhân viên hoặc nhận ra những cơ hội để giúp họ cải thiện công việc. Quan trọng nhất, việc này giúp họ cảm thấy được tôn trọng và có thêm động lực để đóng góp tích cực vào công việc của mình.
6. Theo dõi kết quả
Việc tiếp tục theo dõi sau khi đã đưa ra phản hồi sẽ tạo nên sự thay đổi tích cực. Khi bạn theo dõi những góp ý trước đó, điều này chứng tỏ bạn thực sự quan tâm đến tiến bộ của nhân viên. Đồng thời, bạn có thể khích lệ những hành vi tốt và nhắc nhở những gì cần cải thiện. Điều này không chỉ giúp mối quan hệ trong nhóm trở nên tốt hơn mà còn thúc đẩy sự phát triển nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Hy vọng rằng thông tin trong bài viết này sẽ giúp ích được cho bạn !
--------------------------
Mọi thông tin liên hệ:
iconicJob Vietnam – Cổng thông tin tuyển dụng nhân sự cấp cao, mạng tìm việc làm, ứng tuyển ngay việc làm mới từ các nhà tuyển dụng hàng đầu tại Việt Nam.
