Trong công việc, email là phương tiện quan trọng để kết nối với đồng nghiệp, đối tác, khách hàng. Với mỗi email gửi đi, bạn cần có sự chăm chút kĩ lưỡng về cả nỗi dung lẫn tiêu đề. Một email có tiêu đề hời hợt sẽ khiến đối tác, khách hàng nhầm tưởng là mail rác và lỡ tay bỏ qua.
Để không mắc vào tình huống xấu này, bạn nên tránh vấp phải những sai lầm cơ bản trong việc viết tiêu đề mail dưới đây.
Tiêu đề email quá dài
Nhiều người thường có tâm lý tham lam, muốn đặt để tất cả thông tin lên phần tiêu đề email. Hệ quả là người nhận không thể đọc hết tiêu đề này, ngược lại, còn thấy phản cảm với email.
Vì vậy, khi viết tiêu đề, bạn nên chọn lọc các thông tin trọng tâm nhất, số kí tự không nên vượt quá con số 50. Một tiêu đề ấn tượng và ngắn gọn vừa đủ sẽ giúp người nhận chú ý và mau chóng mở email từ bạn.
Sai lầm trong việc sử dụng những con số
Bạn hoàn toàn có thể sử dụng những con số trong email. Nhưng nếu đó chỉ là một chuỗi số dài, không mang ý nghĩa thì thật đáng tiếc. Hãy cài cắm những từ quan trọng kết nối cùng với con số ấy để tạo nên một bức thư hoàn chỉnh nhất.
Không viết tiêu đề email
Trong một ngày, chúng ta nhận rất nhiều email, từ đồng nghiệp, đối tác cho đến các công ty bán hàng. Vì thế một email không có tiêu đề sẽ nhanh chóng bị lọc bỏ khỏi hệ thống. Trông chúng giống thư rác hơn là một bức thư thật sự có ý nghĩa.
Lạm dụng kí tự đặc biệt và chữ viết hoa
Nhiều người cho rằng càng sử dụng nhiều kí tự đặc biệt và chữ viết hoa thì bức thư của mình càng trở nên đặc biệt, thu hút sự chú ý. Thực chất, thư của bạn sẽ tạo nên sự chú ý tiêu cực, nghĩa là bị người nhận cho thẳng vào thùng rác.
Bạn chỉ nên sử dụng chữ viết hoa khi đó là thông tin cực kì quan trọng, cần lưu ý. Ngoài ra, những kí tự đặc biệt như “dấu chấm than”, “dấu phẩy”… cần được đặt để đúng chỗ.
Viết sai chính tả
Viết sai chính tả là điều cực kì cấm kị trong email, cả ở phần nỗi dung lẫn tiêu đề. Điều này chứng tỏ người gửi có thái độ hời hợt, không tôn trọng người nhận. Vì vậy, khả năng email của bạn không được click mở chiếm tỉ lệ rất cao.
Do đó, sau khi viết email xong, bạn cần dò kĩ lại một lượt, xem mình có nhầm ở đâu để sửa chữa hoàn chỉnh. Hiện nay, có khá nhiều phần mềm kiểm tra lỗi chính tả, bạn có thể sử dụng chúng thay vì tự kiểm tra tay.
Sử dụng những từ ngữ mang tính “không tưởng”
Có rất nhiều người sử dụng email để phục vụ những mục đích không lành mạnh: lừa đảo, đe dọa… Vì vậy có một số từ ngữ cấm được google sử dụng để lọc bỏ các email này vào hòm thư spam. Do đó, bạn cần tìm hiểu kĩ và tránh sử dụng chúng. Ngoài ra, tiêu đề email nên viết chân thật, tránh thổi phồng những điều vô lý.
Nếu nhận thấy email có những câu từ “không tưởng” như: kiếm 100 triệu trong 1 ngày, làm giàu miễn phí… người nhận sẽ cảm thấy đó là thư rác và lập tức xóa bỏ chúng.
Có khá nhiều doanh nghiệp lầm tưởng rằng càng giật tít càng tốt. Thế nhưng, sự thật là, bạn nên gây ấn tượng bằng cách đánh đúng vào nhu cầu người nhận thay vì dùng những từ ngữ gây sốc, phản cảm.
Viết tiêu đề không có ý nghĩa
Không phải ai cũng nhận ra và hiểu rõ tầm quan trọng của tiêu đề email. Nhiều người thường có thói quen gõ bừa một dãy kí tự vô nghĩa, một câu cú lủng củng vào phần tiêu đề. Điều này khiến email của bạn trông thật tồi tệ.
Điều tốt nhất bạn nên làm là viết một tiêu đề email có ý nghĩa, tóm gọn nội dung bạn muốn trình bày. Không cần quá mức ấn tượng, nhưng ít ra khi nhìn email của bạn, người nhận phải hiểu bạn đang muốn trao đổi về vấn đề gì.
“Hey”, “Chào”, “Thân mến” là câu chào hỏi, không phải là tiêu đề email. Thế nhưng, vẫn có khá nhiều người sử dụng loại câu đặc biệt này cho phần tiêu đề.
Nhìn chung, trước khi gửi email, bạn phải tự đặt mình vào tâm thế của người nhận: email nào sẽ đem lại cảm giác khó chịu, thiếu tôn trọng, email nào trông quá giống thư spam… Từ đó, bạn sẽ có cách thức chọn lọc và sử dụng từ ngữ hiệu quả hơn.
Tiêu đề email là một yếu tố quan trọng tác động đến nhận thức người nhận, khiến họ đưa ra quyết định có mở email hay không. Vì vậy bạn cần chú ý viết tiêu đề thật cẩn thận, ngắn gọn, ấn tượng và không sai chính tả. Đừng để sự cẩu thả của mình làm chậm trễ công việc, thất bại trong kí hợp đồng chỉ vì khách không mở email.
_____________________________
Mọi thông tin liên hệ:
ICONICJOB VietNam – Cổng thông tin tuyển dụng nhân sự cấp cao, mạng tìm việc làm nhanh, ứng tuyển ngay việc làm mới từ các nhà tuyển dụng hàng đầu tại Việt Nam
