Là một người quản lý văn phòng, bạn sẽ chịu trách nhiệm cho tất cả các hoạt động, dự án và nhân viên bên trong văn phòng của bạn. Điều này đòi hỏi bạn phải có kỹ năng tổ chức, lãnh đạo và giải quyết vấn đề tốt và là trách nhiệm lớn không nên xem nhẹ. Nếu bạn được hướng dẫn và học hỏi các kiến thức và rèn luyện các kỹ năng cần thiết, bạn có thể sẽ trở thành một người quản lý văn phòng giỏi và thăng tiến nhanh ở vị trí này.
I. Thực hiện các công việc hàng ngày
1. Giữ cho văn phòng ngăn nắp sạch sẽ
Là người quản lý văn phòng, sự sạch sẽ và ngăn nắp của văn phòng và nhân viên của bạn là trách nhiệm của bạn. Điều này có nghĩa là bạn phải làm việc với các bộ phận đảm nhiệm vệ sinh để có lịch dọn dẹp giúp văn phòng luốn sạch sẽ và vệ sinh giúp đảm bảo sức khỏe cho nhân viên đang làm việc tại văn phòng.
2. Trả lời các cuộc gọi điện thoại và trả lời email
Một trong những trách nhiệm chính của bạn với vai trò là người quản lý văn phòng sẽ trả lời các cuộc gọi của khách hàng. Điều này có nghĩa là nhận tin nhắn và gửi tin nhắn đến những người thích hợp trong văn phòng của bạn. Nó cũng có nghĩa là trả lời các câu hỏi và giải quyết các vấn đề cho các nhân viên văn phòng nội bộ còn lại của bạn.
3. Tuyển dụng và hướng dẫn các nhân viên mới
Là người quản lý văn phòng, bạn có trách nhiệm phỏng vấn và tuyển dụng nhân viên mới. Điều quan trọng là bạn phải xây dựng một quy trình tuyển dụng và các thủ tục giấy tờ cần thiết để ký kết hợp động tuyển dụng. Với tư cách một người quản lý bạn phải có trách nhiệm đào tạo nhân viên mới và giúp họ nhanh chóng hòa nhập với môi trường mới.
4. Duy trì ngân sách văn phòng
Bạn có thể được giao nhiệm vụ đảm nhận và duy trì ngân sách văn phòng. Điều này có thể từ các nguồn cung cấp văn phòng đơn giản như mực in, giấy và bút mực đến các chi phí phức tạp hơn như bảng lương, tiện ích, thiết bị và tiền để nâng cấp thiết kế văn phòng. Hãy suy nghĩ của tất cả các chi phí tiềm năng của bạn trong suốt cả năm và đưa ra một ước tính thực tế.
5. Xử lý các khiếu nại và nhận xét của khách hàng
Nếu có khiếu nại nghiêm trọng của khách hàng, người quản lý phải có trách nhiệm giải quyết khiếu nại đó. Khi bạn nhận được phản hồi từ khách hàng, điều quan trọng là bạn phải truyền đạt thông tin này cho các phòng ban khác trong văn phòng của bạn để họ có thể điều chỉnh hoạt động của mình cho phù hợp.
II. Xây dựng kỹ năng
1. Phát triển kỹ năng giao tiếp
Để trở thành một người quản lý văn phòng giỏi, bạn sẽ cần phát triển kỹ năng giao tiếp cả bằng lời nói và văn bản, phải rõ ràng và súc tích. Là người lãnh đạo, để xin ý kiến chỉ đạo giải quyết công việc. Đảm bảo rằng tất cả các lệnh của bạn đưa ra rõ ràng và cố gắng càng chi tiết càng tốt khi đưa ra hướng dẫn cho mọi người.
– Giao tiếp tốt cũng có nghĩa là rõ ràng và súc tích trong email. Tránh viết tắt trong email của bạn.
– Sự hiểu lầm giữa các nhân viên có thể tạo ra sự hỗn loạn và làm giảm năng suất của các văn phòng của bạn. Đứng ra giải quyết vấn đề khi các nhân viên xảy ra mâu thuẩn.
2. Có thể nhanh chóng thích nghi và đa nhiệm
Nhanh nhẹn và định hướng mục tiêu sẽ giúp bạn thành công trong vị trí quản lý văn phòng. Thông thường, bạn sẽ được tham gia với nhiều phòng ban và có thể đóng góp cho nhiều dự án cùng một lúc. Là người quản lý văn phòng, bạn sẽ cần phải lãnh đạo nhóm của mình đến mục tiêu cuối cùng và điều đó có nghĩa là giải quyết mọi vấn đề bất ngờ có thể phát sinh.
4. Giữ thái độ bình tĩnh và tích cực
Một quản lý văn phòng tốt là bình tĩnh dưới áp lực và liên tục là một nguồn động lực cho nhân viên của họ trong văn phòng. Nếu bạn bị mất bình tĩnh, ra quyết định sai sẽ dẫn đến việc văn phòng của bạn càng hỗn loạn hơn. Giữ thái độ chuyên nghiệp khi trao đổi với nhân viên và khách hàng của bạn, cho họ lời khuyên hoặc sự giúp đỡ cần thiết.
III. Kinh nghiệm và kiến thức
1. Để có thể đảm nhận vị trí quản lý thông thường bạn phải có bằng cao đẳng đại học
Điều này chứng minh bạn có đủ khả năng và kiến thức để có thể đảm nhận vị trí yêu câu áp lực cao này.
2. Thăng tiến cao hơn
Nếu bạn muốn có nhiều cơ hội để thăng tiến, thì việc có bằng cử nhân về quan trị kinh doanh sẽ giúp bạn có nhiều lợi thế hơn. Nếu bạn muốn trở thành một người quản lý văn phòng trong một ngành công nghiệp chuyên môn hay kỹ thuật cao, bằng cử nhân hoặc thạc sĩ trong ngành đó sẽ cải thiện đáng kể cơ hội nhận được công việc vị trí quản lý này.
3. Có kinh nghiệm làm việc trong văn phòng
Nhiều người quản lý văn phòng bắt đầu làm trợ lý hành chính hoặc văn phòng. Để có thể đảm nhận vị trí này bạn cần phải có kinh nghiệm và kỹ năng, khi làm ở vị trí thấp hơn hay cố gắng học học và tích lũy kinh nghiệm, điều này sẽ giúp bạn có thể điều hành được công việc và quản lý nhân viên cấp dưới khi đảm nhận vị trí quản lý.
IV. Tìm việc làm vị trí quản lý
1. Trao đổi với phòng nhân sự tai công ty đang làm và đề nghị được thăng chức lên quản lý phòng
Nếu bạn đang làm việc văng phòng tại công ty và công ty đang cần tuyển dụng vị trí quản lý văn phòng, bạn có thể xin một cuộc hẹn với phòng nhân sự và ứng cử vào vị trí đó. Một số công ty thà thuê người quản lý văn phòng nội bộ và điều này có thể là cơ hội của bạn.
2.Tìm việc làm trực tuyến
Truy cập vào các trang tìm việc làm trực tuyến uy tín, cố gắng tìm vị trí quản lý đang được tuyển đúng với chuyên ngành và kỹ năng của bạn việc này sẽ giúp bạn có nhiều cơ hội để có được việc làm như mong muốn.
3. Gửi CV xin việc
Sơ yếu lý lịch của bạn nên làm nổi bật bất kỳ kỹ năng chuyên môn nào mà bạn có và bất kỳ kỹ năng kỹ thuật, tổ chức hoặc hành chính nào mà bạn sở hữu. Kinh nghiệm duy trì các thiết bị văn phòng như hệ thống cơ sở dữ liệu, máy tính, máy in và điện thoại sẽ có ích đối với bạn.
– Kỹ năng phân tích, tài chính, tổ chức và quản lý cũng có lợi cho người quản lý văn phòng.
– Hãy suy nghĩ về thời gian khi bạn phải tổ chức và quản lý mọi người trong các dự án trường học nếu bạn không có kinh nghiệm chuyên môn.
4. Đi phỏng vấn
Khi bạn phỏng vấn, bạn có thể sẽ được hỏi về kỹ năng giải quyết xung đột, tổ chức và tài chính của bạn. Hãy sẵn sàng trả lời bất kỳ câu hỏi nào được ra và đảm bảo nhấn mạnh kiến thức và kỹ năng quản trị của bạn.
Chúc các bạn thành công
