Nếu như không biết cách phân bổ thời gian phù hợp thì nhà quản lý và tuyển dụng rất dễ rơi vào trạng thái mất cân bằng khi phải vừa hoàn thành nhiệm vụ cá nhân, vừa phải theo dõi và kiểm soát tiến độ làm việc của cả đội, nhóm. Cứ mãi ở trong tình trạng “cân não”, loay hoay tìm kiếm lối ra thì lại càng bế tắc trong mê trận không có hồi kết.
Để không bị “xoắn” theo những bộn bề công việc và “hụt hơi”, tuột dần năng lượng làm việc thì bản thân bạn – người quản lý đa nhiệm phải cần đến sự hỗ trợ của những công cụ online. Chúng có thể hỗ trợ bạn xử lý mớ công việc hỗn độn, sắp xếp và phân chia nhiệm vụ cho các thành viên, đánh giá nhân viên hoặc thực hiện các báo cáo chi phí…chỉ trong vòng “một nốt nhạc”. Và dưới đây là 5 cái tên mà bạn đừng quên bookmark để khiến cuộc sống công sở trở nên dễ dàng và thú vị hơn bao giờ hết.
1. 15Five
15Five là một công cụ giúp nhà quản lý hoặc tuyển dụng nắm được những công việc mà nhân viên đã làm trong tuần, thuận lợi và khó khăn mà họ gặp phải cũng như mục tiêu và dự định tiếp theo của họ. Nhân viên có thể thẳng thắn chia sẻ những suy nghĩ, góp ý của mình về cấp trên và nhận lại phản hồi từ họ.
Cách thức hoạt động của 15Five vô cùng đơn giản, nhân viên chỉ cần trả lời từ 5-10 câu hỏi được cung cấp sẵn và bấm gửi, nhà quản lý sẽ xem và trực tiếp bình luận, đưa ra phương án giúp nhân viên khắc phục khó khăn hoặc khen ngợi khi nhân viên đạt được thành tích tốt.
Giao diện thân thiện, như một trang mạng xã hội thu nhỏ và nhanh chóng kết nối giữa nhà quản lý với các thành viên trong tổ chức là ưu điểm vượt trội nhất ở 15Five. Ngoài ra, 15Five cũng cho phép người dùng trải nghiệm miễn phí trong vòng 14 ngày với đầy đủ các tính năng cần thiết. Tuy vẫn có nhược điểm, khó áp dụng hiệu quả với những nhân viên có bản tính không trung thực nhưng 15Five thực sự là công cụ tuyệt vời giúp gắn kết mọi người trong nhóm và thắt chặt mối quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới.
2. Markthejob
Markthejob là công cụ giúp nhà quản lý đánh giá nhân viên mà không cần phải mất thời gian ngồi soạn thảo trên bảng tính excel hoặc không phải đau đầu nghĩ ngợi về việc nên sử dụng câu chữ như thế nào để tránh trùng lặp bởi số lượng nhân viên đông đảo. Số lượng 24 câu hỏi bao gồm những yếu tố quan trọng để phân loại nhân viên như: kỹ năng giao tiếp, khả năng làm việc nhóm, tinh thần trách nhiệm, khả năng chịu đựng áp lực… kết hợp với những mức đánh giá vô cùng chi tiết hứa hẹn sẽ đáp ứng được những nhu cầu khắt khe nhất của nhà quản lý. Tất nhiên, đối với những câu hỏi, đánh giá không thật sự cần thiết, bạn có thể bỏ qua.
Bên cạnh những mức đánh giá sẵn có trong Markthejob, bạn có thể thêm lý do hoặc ý kiến đóng góp cho nhân viên tại mục Comment hoặc Recommendations.
Kết quả đánh giá sẽ được chuyển thành file pdf và gửi trực tiếp về email của bạn, rất thuận tiện trong việc chuyển tiếp đến nhân viên. Sau khi đánh giá xong một nhân viên, bạn hãy chọn Create new review để tiếp tục đánh giá những nhân viên còn lại.
3. Smartsheet
Không hạn chế trải nghiệm như 15Five, Smartsheet có vẻ “hào phóng” hơn khi cho phép bạn sử dụng miễn phí đến 30 ngày trước khi quyết định có chuyển sang gói tính phí hay không. Về cơ bản thì Smartsheet và 15Five cũng khác nhau về các tính năng hỗ trợ người dùng.
Smartsheet là công cụ giúp nhà quản lý và tuyển dụng dễ dàng phân công nhiệm vụ cho nhân viên và kiểm soát được tiến độ làm việc của họ. Mỗi khi nhân viên cập nhật tình hình mới, hệ thống sẽ gửi thông báo cho bạn để đảm bảo bạn có thể kiểm soát và điều chỉnh công việc chung một cách kịp thời và nhanh chóng.
Ngoài ra, Smartsheet còn đóng vai trò như một ứng dụng hẹn giờ để nhắc nhớ công việc, bạn chỉ cần chọn ngày, thêm chú thích nếu muốn và lưu lại. Đây là tính năng mở rộng thực sự rất hữu ích cho những người thuộc tuýp “não cá vàng”, hay trễ deadline vì chứng bệnh quên trước, quên sau.
4. Apptivo
Nếu như 4 công cụ còn lại dường như đặc biệt “ưu ái” cho nhà quản lý và những người làm ngành nhân sự thì Apptivo là sự lựa chọn duy nhất giúp giải quyết tất cả các công việc của hầu hết các phòng ban, từ quản lý dự án Project Management, quản lý mối quan hệ khách hàng CRM đến việc hỗ trợ hoàn thành các báo cáo tính toán chi phí và quản lý lượng đặt hàng…
Apptivo không chỉ đa dạng các tính năng mà còn đi sâu vào từng nhiệm vụ cụ thể liên quan trực tiếp đến vị trí của người sử dụng. Ví dụ: thay vì quản lý chung công việc của phòng nhân sự trong cùng một mục thì Apptivo phân chia rõ ràng thành 3 mục nhỏ: Candidates (Ứng viên), Employees (Nhân viên), Recruitment (Công tác tuyển dụng) để tiện cho việc quản lý và tìm kiếm mỗi khi cần.
Bản miễn phí của Apptivo cũng hỗ trợ người dùng trong vòng 30 ngày nhưng có lẽ chẳng cần lâu đến thế vì bạn sẽ sớm bị ấn tượng bởi những kết quả bất ngờ mà công cụ này mang lại và rút hầu bao trả phí cho công cụ mà không hề cảm thấy ngại ngần và luyến tiếc.
5. Harvest
Với tiêu chí giúp nhà quản lý giảm thiểu thời gian theo dõi công việc và nhân viên của mình cũng như dành nhiều thời gian cho các vấn đề quan trọng hơn, Harvest tích hợp các chức năng chính trên cùng một thanh công cụ. Nhà quản lý có thể đồng thời kiểm soát thời gian, chi phí, dự án, nhóm làm việc hoặc xuất các hóa đơn cho khách hàng bằng cách click vào nội dung mong muốn.
Tuy giao diện đơn giản và có phần “nhí nhảnh” với những bức tranh sinh động nhưng thực chất Harvest lại rất chú trọng vào các thông tin hiển thị cho người dùng, đầy đủ những nội dung cần thiết tương ứng với từng chức năng cụ thể. Phí trung bình để sử dụng dịch vụ của Harvest dao động từ $10 – $12/tháng, tuy nhiên bạn có thể tạo tài khoản và trải nghiệm gói miễn phí trong vòng 30 ngày để so sánh giữa giá tiền và chất lượng tương quan.
_____________________________
Mọi thông tin liên hệ:
Việc làm IconicJob.vn – Website tuyển dụng nhân sự tiếng Nhật, tìm việc làm tiếng Nhật uy tín tại Việt Nam. Chuyên tuyển dụng các Jobs tiếng Nhật cấp cao cho các Cty tầm cỡ của Nhật Bản đầu tư tại Việt Nam.
