Bạn sẽ phụ trách các công việc sales admin liên quan đến xử lý đơn hàng, chứng từ trước và sau giao hàng, phối hợp với nhà cung cấp, khách hàng, kế toán và Ban Giám đốc, đồng thời hỗ trợ một số công việc hành chính cho bộ phận kinh doanh.
*Nhiệm vụ chính
- Thực hiện phiếu đặt hàng (PO), chạy quy trình phê duyệt và xin phê duyệt từ Tổng Giám đốc
- Chuẩn bị chứng từ trước khi giao hàng: hợp đồng mua/bán, hóa đơn, packing list, yêu cầu thanh toán gửi khách hàng, gửi chứng từ và tờ khai hải quan cho khách hàng EPE
- Theo dõi quy trình giao hàng: liên hệ nhà cung cấp và khách hàng để kiểm tra ngày giao hàng, chứng từ liên quan và tiến hành giao hàng
- Nhận và kiểm tra hóa đơn VAT từ nhà cung cấp, nộp chứng từ cần thiết cho kế toán để phát hành hóa đơn
- Thu thập và kiểm tra DN đã ký từ khách hàng, DO đã ký từ nhà cung cấp sau giao hàng
- Kiểm tra công nợ và chuẩn bị đề nghị thanh toán hàng tháng cho nhà cung cấp sau khi nhận đủ chứng từ và giấy báo nợ
- Thực hiện các nhiệm vụ từ kế toán: kiểm tra báo cáo bán hàng hàng tháng, kiểm tra hóa đơn và tồn kho hàng tháng, tổng hợp hóa đơn nhà cung cấp hàng tháng
- In và chuẩn bị chứng từ để xin chữ ký từ Tổng Giám đốc
- Đăng ký mã khách hàng trên hệ thống nội bộ và xin phê duyệt từ Tổng Giám đốc
- Lập và kiểm tra file nhu cầu sản phẩm cho bộ phận kinh doanh, tổng hợp và gửi cho nhà cung cấp
- Nhận hợp đồng đã ký và lưu bản gốc, phân loại chứng từ gốc vào từng hồ sơ
- Thực hiện các công việc hành chính tổng hợp như đặt khách sạn, sắp xếp vé máy bay cho nhân viên kinh doanh
