Bạn sẽ phụ trách công việc hành chính kiêm lễ tân, bao gồm đặt vé máy bay, khách sạn, xử lý thư từ, hỗ trợ thủ tục visa, giấy phép lao động, thẻ tạm trú cho người nước ngoài, hỗ trợ các nhu cầu sinh hoạt cơ bản của chuyên gia nước ngoài, quản lý một số dịch vụ văn phòng và phối hợp với nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài theo yêu cầu của cấp trên.
*Nhiệm vụ chính
- Đặt vé máy bay, đặt khách sạn.
- Hàng ngày nhận, giao và phát thư.
- Làm công văn nhập cảnh và hỗ trợ thu thập giấy tờ để làm giấy phép lao động, visa, thẻ tạm trú cho người nước ngoài.
- Làm thủ tục xin visa cho nhân viên đi công tác.
- Thông báo cho chủ nhà về lịch trình xuất/nhập cảnh của người nước ngoài.
- Hàng tháng theo dõi, kiểm tra công nợ các dịch vụ: chuyển phát nhanh, văn phòng phẩm, nước, khách sạn, vé máy bay…
- Hỗ trợ người nước ngoài mở tài khoản ngân hàng.
- Hỗ trợ người nước ngoài đăng ký tài khoản định danh điện tử VNeID.
- Hỗ trợ liên quan đến khám sức khỏe cho người Nhật.
- Quản lý và mua cà phê, sữa cho văn phòng.
- Đặt nước uống cho văn phòng, chuẩn bị nước cho khách.
- Làm sim và giải quyết các phát sinh liên quan đến sim card nếu có.
- Làm danh thiếp/biển tên cho nhân viên.
- Đặt báo cho người Nhật.
- Thực hiện các thủ tục thông quan hàng hóa quốc tế cho người nước ngoài.
- Giải quyết khiếu nại liên quan nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài.
- Hỗ trợ đặt ăn trưa cho khách nếu có.
- Thực hiện các yêu cầu phát sinh khác từ cấp trên.
