Quản lý và điều phối các hoạt động hành chính, hỗ trợ hậu cần cho văn phòng và dự án, đồng thời thực hiện các nghiệp vụ về nhân sự, pháp lý cho cấp quản lý và hỗ trợ thủ tục kế toán dự án.
*Nhiệm vụ chính:
- Thực hiện mua sắm vật tư cho dự án và văn phòng phẩm.
- Kiểm tra các yêu cầu thanh toán và thời hạn gia hạn của nhà cung cấp.
- Đặt khách sạn, vé máy bay và nhà hàng phục vụ cho cấp quản lý.
- Quản lý và sắp xếp lịch điều động xe cho dự án và văn phòng.
- Lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Fund Statement) cho dự án, văn phòng và cập nhật dữ liệu vào hệ thống Cloudia.
- Gửi các báo cáo theo yêu cầu cho trụ sở chính liên quan đến khoản thu từ khách hàng và lệnh thanh toán.
- Soạn thảo hợp đồng và chuẩn bị các chứng từ thanh toán cho khách hàng.
- Kiểm tra hợp đồng và các hồ sơ thanh toán từ phía nhà thầu phụ.
- Theo dõi hợp đồng lao động, thực hiện chấm công và quản lý ngày nghỉ phép.
- Theo dõi và thực hiện gia hạn Giấy phép lao động (Work Permit), Thẻ tạm trú (TRC) và Visa cho người nước ngoài.
- Thực hiện mở tài khoản dự án mới và hỗ trợ bộ phận kế toán trong việc quyết toán, đóng dự án.
- Thực hiện các công việc liên quan khác theo sự phân công của cấp quản lý.
