Trợ lý CEO đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Giám đốc Điều hành trong các hoạt động hàng ngày, từ quản lý cuộc họp, giám sát dự án, đến quản lý tài chính và thông dịch. Vị trí này yêu cầu khả năng tổ chức tốt, kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ và sự nhạy bén trong việc xử lý thông tin.
Nhiệm vụ chính:
1. Thiết kế và vận hành cuộc họp
- Nội dung cuộc họp: Chuẩn bị nội dung chi tiết cho các cuộc họp quan trọng.
- Người tham gia: Xác định danh sách người tham gia, gửi thư mời và đảm bảo sự tham gia đầy đủ.
- Báo cáo: Chuẩn bị các báo cáo cần thiết và tài liệu hỗ trợ cho cuộc họp.
- Điều hành và biên bản cuộc họp: Điều phối cuộc họp và ghi lại biên bản cuộc họp đầy đủ, gửi lại cho các bên liên quan sau cuộc họp.
2. Quản lý dự toán và báo cáo quản lý
- Quản lý tình hình hoàn thành Doanh thu và Lợi nhuận Gộp: Theo dõi tình hình thực hiện so với dự toán hàng tuần, dự báo kết quả cuối tháng/quý và báo cáo cho CEO.
- Quản lý hàng tồn kho và tỷ lệ tiêu thụ: Giám sát tình trạng hàng tồn kho và tỷ lệ tiêu thụ (giá trị và số lượng).
- Lập ngân sách và kiểm tra ngân sách hàng tuần: Lập ngân sách, kiểm tra nội dung chi tiết của ngân sách hàng tuần và đảm bảo tiến độ theo phương pháp PDCA.
- Giám sát rủi ro tài chính và Bảng cân đối kế toán: Kiểm tra và giám sát rủi ro tài chính, bảng cân đối kế toán và tiến độ kế hoạch MD (hàng hóa).
3. Quản lý tiến độ dự án và lập kế hoạch
- Quản lý tiến độ công việc: Theo dõi tiến độ các dự án và báo cáo lại cho CEO, điều phối các bên liên quan, đặc biệt là bộ phận bán hàng và MD (hàng hóa).
- Thiết kế và quản lý công việc dự án: Tổ chức, lập kế hoạch và đảm bảo sự tiến triển của các dự án theo yêu cầu.
4. Thông dịch và công việc thư ký cho giám đốc
- Thông dịch cuộc họp: Tham gia vào các cuộc họp với các phòng ban khác, thực hiện công việc thông dịch, truyền đạt thông tin liên quan đến hoạch định chiến lược của công ty.
- Quản lý lịch trình của giám đốc: Theo dõi và sắp xếp lịch làm việc cho giám đốc, giao tiếp với bộ phận hỗ trợ kinh doanh quốc tế (JP) để đảm bảo lịch trình hiệu quả.
5. Tổng hợp báo cáo hàng tháng cho phía Nhật Bản
- Báo cáo kết quả kinh doanh và hội đồng quản trị: Chuẩn bị và tổng hợp báo cáo hàng tháng cho các cuộc họp kinh doanh, hội đồng quản trị và gửi đến phía Nhật Bản.
