• Thông biên dịch giữa tiếng Nhật và tiếng Việt
- Thông dịch trong các cuộc họp như: Đại hội Cổ đông, Hội đồng Quản trị, cuộc họp Trưởng bộ phận, họp Quản lý và các cuộc họp khác theo yêu cầu của Tổng giám đốc và Ban lãnh đạo Công ty.
- Hỗ trợ thông dịch cho các phòng ban theo yêu cầu.
- Biên dịch email, tài liệu, văn bản theo yêu cầu của Tổng giám đốc và Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự, Quản lý bộ phận hành chính.
• Trợ lý cho Tổng Giám Đốc
- Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu, thu thập thông tin và các nội dung khác phục vụ các cuộc họp, hội nghị, hội đàm, làm việc với các Đối tác, Khách hàng, các Cơ quan nhà nước, nghiệp vụ nội bộ... theo yêu cầu của Tổng Giám Đốc.
- Tham dự và làm thư ký các cuộc họp nội bộ định kỳ hoặc đột xuất của Tổng Giám Đốc.
- Ghi chép, tổng hợp, thông báo kết quả các cuộc họp, làm việc, hội đàm, gặp gỡ đối tác, khách hàng của Tổng Giám Đốc đến các bộ phận và các bên liên quan.
- Trợ giúp Tổng giám đốc trong công tác đối nội, đối ngoại, quản lý lịch trình Tổng giám đốc.
- Hỗ trợ Tổng giám đốc trong việc đôn đốc thực hiện các nghiệp vụ, kế hoạch của Công ty và các Bộ phận được phân công.
• Đầu mối liên lạc giữa Ban Lãnh đạo với các bộ phận trong Công ty, Ban kiểm soát (Phát sinh)
- Tiếp nhận và chuyển tiếp các thông tin, chỉ đạo của TGĐ đến các bộ phận và các bên liên quan để được biết và thực hiện.
- Nhận chỉ thị của Tổng giám đốc trong các cuộc họp cấp quản lý, cấp trưởng bộ phận từ đó theo sát việc thực hiện của bộ phận liên quan và báo cáo cho Tổng giám đốc.
- Tổng hợp báo cáo công việc từ các bộ phận trình Tổng giám đốc.
- Tiếp nhận, tổng hợp và chuyển tiếp các thông tin, đề xuất, báo cáo của các bộ phận và các bên liên quan trình Tổng giám đốc để xin ý kiến chỉ đạo.
• Xây dựng hệ thống quy trình, quy chế hành chính (Phát sinh)
- Lập, cập nhật các biểu mẫu, quy trình nghiệp vụ nội bộ, sơ đồ phòng ban, bản phân chia nhiệm vụ công việc...để cải tiến, nâng cấp hệ thống quy trình, quy chế hành chính theo chỉ thị của Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự, quản lý bộ phận Hành chính.
- Hướng dẫn các bộ phận liên quan lập biểu mẫu, hướng dẫn công việc... và đôn đốc việc thực hiện.
- Đề xuất giải pháp tối ưu hóa quy trình, quy chế hành chính giúp tiết kiệm thời gian tác nghiệp, chi phí thực hiện.
• Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của TGD, Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự.
