Chịu trách nhiệm vận hành toàn diện các hoạt động hành chính - nhân sự, đối ngoại pháp lý và hỗ trợ điều phối các dự án giữa khách hàng, nhà cung cấp và đội ngũ dự án tại Nhật Bản. Đồng thời, hỗ trợ quản lý hạ tầng IT cơ bản và hậu cần cho văn phòng.
*Nhiệm vụ chính:
- Tính lương hàng tháng/thưởng, quản lý Thuế TNCN (PIT), bảo hiểm và phúc lợi.
- Quản lý và gia hạn hợp đồng lao động; cập nhật và duy trì nội quy, quy định công ty.
- Mua sắm văn phòng phẩm, quản lý kho đồ dùng và các hợp đồng dịch vụ.
- Hỗ trợ xử lý chứng từ thanh toán, hóa đơn và các tài liệu khiếu nại chi phí.
- Quản lý và thực hiện thủ tục gia hạn, sửa đổi các giấy phép công ty (IRC, ERC).
- Phụ trách hồ sơ cho chuyên gia và khách tham quan: VISA, Giấy phép lao động, Thẻ tạm trú.
- Trực tiếp giao tiếp và làm việc với Cơ quan Thuế và các cơ quan chức năng liên quan.
- Hỗ trợ các thủ tục đóng cửa văn phòng hoặc chi nhánh.
- Điều phối thông tin giữa khách hàng, nhà cung cấp và đội ngũ dự án.
- Kiểm soát và quản lý hệ thống chứng từ dự án (In/Out) gửi đến các bên liên quan.
- Chuẩn bị tài liệu dự án và hỗ trợ phiên dịch trong các buổi họp với khách hàng.
- Phối hợp với quản lý IT để thiết lập, bảo trì, sửa chữa hoặc thay thế hạ tầng văn phòng.
- Đặt vé máy bay, khách sạn, sắp xếp xe đưa đón cho nhân viên đi công tác hoặc khách tham quan.
- Thực hiện công tác lễ tân, tiếp đón khách đến làm việc tại văn phòng.
