Vị trí Nhân viên Chăm sóc Khách hàng là đầu mối liên hệ chính giữa khách hàng và bộ phận liên quan, chịu trách nhiệm quản lý đơn hàng trên hệ thống ERP (Microsoft Dynamics NAV), theo dõi tiến độ từ khi nhận đơn đến khi giao hàng, phối hợp liên phòng ban để đảm bảo giao hàng đúng hạn, xử lý các vấn đề phát sinh và duy trì mối quan hệ khách hàng chuyên nghiệp. Vị trí làm việc chủ yếu tại nhà máy ở Đồng Nai, thỉnh thoảng lên văn phòng TP.HCM khi cần.
*Nhiệm vụ chính
- Cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng, là đầu mối tiếp nhận và phản hồi các yêu cầu liên quan đến đơn hàng, lịch giao hàng, lô hàng, tình trạng sản phẩm và các vấn đề dịch vụ.
- Duy trì định hướng khách hàng, cân bằng giữa nhu cầu khách hàng với quy định nội bộ, năng lực vận hành và mục tiêu kinh doanh.
- Xây dựng và duy trì mối quan hệ khách hàng tích cực, chuyên nghiệp thông qua giao tiếp kịp thời và hiệu quả.
- Phối hợp trao đổi thông tin với khách hàng về giao hàng, chất lượng, kỹ thuật và các vấn đề dịch vụ khác, đảm bảo theo dõi và xử lý kịp thời.
- Đại diện cho công ty một cách chuyên nghiệp trong mọi tương tác với khách hàng.
- Tiếp nhận, rà soát, nhập và cập nhật đơn bán hàng của khách trên hệ thống ERP.
- Kiểm tra tính chính xác của đơn hàng, bao gồm thông số sản phẩm, số lượng, giá, ngày giao hàng yêu cầu và các yêu cầu khác của khách hàng.
- Xử lý các yêu cầu chỉnh sửa đơn hàng, thay đổi lịch, hủy đơn và các yêu cầu khác của khách hàng theo đúng quy trình.
- Theo dõi đơn hàng trong suốt quá trình từ đặt đến giao và chủ động cập nhật tình trạng cho khách hàng và các bộ phận liên quan.
- Duy trì dữ liệu khách hàng và đơn hàng chính xác, hỗ trợ đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu trên hệ thống ERP.
- Hỗ trợ theo dõi thanh toán và đối chiếu công nợ khi được phân công.
- Thu thập dự báo và thông tin nhu cầu từ khách hàng, tổng hợp theo yêu cầu.
- Truyền đạt thông tin nhu cầu liên quan đến các bộ phận Kinh doanh, Vận hành và Kế hoạch để hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất và tồn kho.
- Chuẩn bị các báo cáo tóm tắt đơn hàng, dự báo và các thông tin liên quan đến khách hàng để xem xét.
- Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận Vận hành, Kế hoạch, Kho, Logistics, Kinh doanh, Chất lượng và Kỹ thuật để đảm bảo thực hiện đơn hàng chính xác và giao hàng đúng hạn.
- Điều phối các yêu cầu gấp của khách hàng, thay đổi lịch, ưu tiên và kế hoạch giao hàng từng phần với bộ phận Kế hoạch và Vận hành.
- Nhận diện các rủi ro liên quan đến nguồn cung, tồn kho, sản xuất, chất lượng hoặc giao hàng và phối hợp nội bộ để giảm thiểu ảnh hưởng đến khách hàng.
- Tạo điều kiện giao tiếp rõ ràng giữa các phòng ban để đảm bảo yêu cầu khách hàng được hiểu và thực hiện đúng.
- Điều phối lịch và số lượng giao hàng với bộ phận Kế hoạch, Kho và Logistics.
- Thông báo trước cho bộ phận Kho về yêu cầu và mức độ ưu tiên của các lô hàng.
- Theo dõi tình trạng giao hàng thực tế và cập nhật kịp thời cho khách hàng và các bên liên quan.
- Trao đổi với các đơn vị vận chuyển, giao nhận về việc sắp xếp lô hàng.
- Chuẩn bị và hoàn tất chứng từ giao hàng cần thiết vào ngày xuất hàng, lưu trữ hồ sơ liên quan đầy đủ.
- Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến vận chuyển và giao nhận.
- Nắm rõ yêu cầu của khách hàng liên quan đến đơn hàng mẫu và các dự án phát triển.
- Điều phối hoạt động và lịch trình mẫu với bộ phận Kỹ thuật và Phát triển sản phẩm.
- Cập nhật tình trạng mẫu cho khách hàng và hỗ trợ trao đổi kỹ thuật giữa khách hàng và các bộ phận nội bộ khi cần.
- Tham gia các cuộc họp kinh doanh hàng tuần bằng tiếng Anh.
- Cung cấp các cập nhật ngắn gọn bằng tiếng Anh về đơn hàng, dự báo, lô hàng, lịch giao, vấn đề dịch vụ và các hoạt động chính của khách hàng.
- Truyền đạt yêu cầu và mối quan tâm của khách hàng đến các bộ phận Kinh doanh, Vận hành và các bộ phận liên quan.
- Chuẩn bị các báo cáo, tóm tắt và hạng mục hành động liên quan đến khách hàng theo yêu cầu.
- Giao tiếp hiệu quả bằng tiếng Anh với đồng nghiệp, khách hàng và đối tác kinh doanh quốc tế.
- Nhận diện cơ hội cải thiện dịch vụ khách hàng, quản lý đơn hàng, giao tiếp, hiệu quả giao hàng và hiệu quả vận hành.
- Hỗ trợ các sáng kiến cải tiến liên tục và thực hành tốt của bộ phận.
- Thực hiện các nhiệm vụ và dự án đặc biệt khác theo phân công.
- Tiếp nhận và xử lý yêu cầu Trả hàng (RGA) của khách hàng theo đúng quy trình và phân quyền phê duyệt hiện hành.
- Thu thập thông tin và chứng từ cần thiết cho yêu cầu trả hàng, chuyển đến đúng người có thẩm quyền phê duyệt theo giá trị trả hàng và hạn mức phê duyệt hiện tại.
- Theo dõi các phê duyệt và thông báo cần thiết, chỉ cấp số RGA cho khách hàng sau khi đã nhận đủ phê duyệt.
- Phối hợp với các bộ phận liên quan và lưu trữ đầy đủ hồ sơ RGA cho đến khi đóng hồ sơ.
