Operation Manager

Đăng nhập để xem lương

Trách nhiệm

- Hỗ trợ Trưởng BQLTN trong công tác giám sát công việc, chất lượng dịch vụ của tất cả các nhà thầu cung cấp dịch vụ của tòa nhà, bao gồm: An ninh, vệ sinh, xử lý rác, chăm sóc cảnh quan, diệt côn trùng, v.v...
- Đảm bảo toàn bộ các yêu cầu/nhu cầu dịch vụ từ các Cư dân/ Khách thuê và Ban Quản lý có mặt và phản hồi kịp thời.
- Hỗ trợ lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo toàn bộ đội ngũ nhân viên Ban Quản lý
- Theo dõi chặt chẽ nguồn thu của tòa nhà (phí dịch vụ, tiền giữ xe, tiền cho thuê các tiện ích…). Đảm bảo tính chính xác và đúng đắn của các số liệu kế toán.
- Theo dõi việc thực hiện ngân sách của tòa nhà.
- Kiểm soát các khoản chi theo đúng quy trình, quy định.
- Tiến hành kiểm tra dự án hàng ngày/hàng tuần/ hàng tháng để đảm bảo dự án tuân thủ các quy định pháp luật về an toàn và phòng chống cháy nổ.
- Lập các báo cáo tài chính định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu gửi Trưởng BQLTN và Bộ phận Tài chính Chủ đầu tư.
- Soạn thảo các tài liệu liên quan và chuẩn bị công tác Hội nghị nhà chung cư cho dự án
- Giải quyết và nâng cao mối quan hệ tốt với các cơ quan ban ngành có thẩm quyền.
- Thực hiện các công việc được giao khác theo chỉ đạo từ Trưởng BQL/ BGĐ/ Chủ đầu tư (nếu có).

Quyền hạn

- Điều phối/ sắp xếp công việc cho nhân viên làm việc tại dự án theo lịch trình/ kế hoạch được Công ty phê duyệt.

Mô tả chi tiết nhiệm vụ

- Lưu trữ tất cả hồ sơ về các nhà thầu dịch vụ, bao gồm Hợp đồng dịch vụ, danh sách nhân viên nhà thầu, bảng đánh giá, nghiệm thu về dịch vụ, chấm công nhân viên nhà thầu.
- Tìm báo giá, đàm phán giá dịch vụ và lập tờ trình về ký kết hợp đồng dịch vụ mới hoặc gia hạn. 
- Triển khai các quy trình họat động đến các nhà thầu dịch vụ, hướng dẫn nhân viên nhà thầu dịch vụ trong việc thực hiện các quy trình hoạt động của tòa nhà. 
- Giám sát công việc hàng ngày của các nhà thầu dịch vụ đảm bảo chất lượng công việc và dịch vụ theo tiêu chuẩn quy định.
- Lên lịch, sắp xếp các cuộc họp định kỳ/đột xuất với nhà thầu dịch vụ.
- Hỗ trợ Trưởng BQLTN kiểm soát và đánh giá chất lượng dịch vụ của các nhà thầu dịch vụ như bảo vệ, vệ sinh, diệt côn trùng, chăm sóc cây cảnh, thu gom rác...
- Phụ trách các công việc hành chính có liên quan đến nhà thầu dịch vụ như soạn thảo hợp đồng, biên bản làm việc, bản đánh giá chất lượng dịch vụ, chấm công nhân viên nhà thầu dịch vụ...
- Kết hợp với Bộ phận CSKH giải quyết các yêu cầu, than phiền của khách thuê/ Cư dân liên quan đến chất lượng dịch vụ của tòa nhà.
- Cập nhật thông tin/ báo cáo về công việc thực tế và dự tính so với ngân sách đã được phê duyệt tới Trưởng ban quản lý hàng ngày/ hàng tuần/ hàng tháng. 
- Theo dõi khoản phải thu, nợ xấu.
- Theo dõi khoản phải thanh toán, chịu trách nhiệm về quy trình thu mua rõ ràng, tuân thủ theo quy định hướng dẫn quy trình đấu thầu của tòa nhà.
- Kiểm soát tiền mặt được xử lý tại văn phòng BQL Tòa nhà: hóa đơn, tiền đặt cọc, tiền phạt...và ghi chép nguồn tiền.
- Giám sát quy trình theo dõi số lượng tài sản.
- Duy trì mối quan hệ chặt chẽ với cơ quan chính quyền địa phương.
- Thực hiện các yêu cầu khác của Trưởng BQLTN.

- Trình độ học vấn: Tốt nghiệp từ Cao đẳng (tối thiểu) các ngành quản trị nhà hàng khách sạn, du lịch, quản trị kinh doanh, kế toán, quản lý tòa nhà.
- Chuyên môn: Có kiến thức cơ bản về quản lý vận hành tòa nhà, dịch vụ của tòa nhà và kiến thức về kế toán tài chính.
- Số năm kinh nghiệm: Có ít nhất 04 năm kinh nghiệm Tòa nhà Chung cư.
- Kiến thức liên quan: Có kiến thức cơ bản về pháp luật: các điều luật đất đai, kinh doanh bất động sản, nhà ở, xây dựng và các kiến thức liên quan đến bất động sản.
- Kỹ năng cần thiết: Có kỹ năng giám sát, có kỹ năng giao tiếp và đàm phán.
- Các chứng chỉ, bằng cấp khác cần có: Chứng chỉ quản lý tòa nhà, chung cư – bắt buộc.
- Trình độ ngoại ngữ: Tiếng Anh giao tiếp tốt, ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm tại các công ty như CBRE, JLL, Savills,...
- Trình độ tin học: Thành thạo kỹ năng vi tính văn phòng.
- Độ tuổi: 26-35 tuổi.
- Giới tính: Không yêu cầu.
- Thái độ, tố chất: Tận tâm trong công việc, có tính cầu tiến và trách nhiệm, tư duy tích cực trong ngành dịch vụ.
- Nơi làm việc: Quận 2, Thủ Thiêm.

* Phúc lợi:

- Thưởng hàng năm.
- Tăng lương hàng năm.
- Quà Tết hàng năm.
- BHXH theo quy định nhà nước.
- Khám sức khỏe hàng năm.
- Company Trip hàng năm.
- Phụ cấp: Đi lại.