Bạn phụ trách các công việc sales admin và hỗ trợ hành chính cho bộ phận Vật liệu tại Hà Nội, bao gồm xử lý đơn hàng, chứng từ, theo dõi giao hàng, thanh toán và một số công việc hành chính chung.
*Nhiệm vụ chính
- Nhập PO Control, kiểm tra tồn kho, lập PO cho nhà cung cấp, scan xuất hàng, xin phê duyệt Delivery Note từ Tổng Giám đốc
- Chạy ứng dụng PO và xin phê duyệt từ Tổng Giám đốc
- Soạn thảo hợp đồng mua/bán, Invoice, Packing list, đề nghị thanh toán cho khách hàng, gửi chứng từ và Tờ khai Hải quan cho khách hàng EPE
- Theo dõi giao hàng: kiểm tra ngày giao, gom hàng để tối ưu chi phí xe tải, gửi booking cho đơn vị vận tải, theo dõi để đảm bảo thông quan
- Hóa đơn: nhận và kiểm tra hóa đơn VAT từ nhà cung cấp, nộp chứng từ cần thiết cho Kế toán để xuất hóa đơn
- Chứng từ sau giao hàng: thu thập và kiểm tra DN đã ký từ khách hàng, DO đã ký từ nhà cung cấp
- Thanh toán cho nhà cung cấp: kiểm tra công nợ và chuẩn bị đề nghị thanh toán hàng tháng sau khi nhận đủ chứng từ và debit note
- Theo yêu cầu từ Kế toán: kiểm tra báo cáo doanh số hàng tháng, kiểm tra hóa đơn và tồn kho hàng tháng, tổng hợp hóa đơn nhà cung cấp hàng tháng
- Trình chứng từ xin chữ ký: in và chuẩn bị chứng từ để xin chữ ký từ Tổng Giám đốc
- Đăng ký mã khách hàng: tạo đơn đăng ký trên hệ thống nội bộ và xin phê duyệt từ Tổng Giám đốc
- Nhu cầu hàng hóa: lập và kiểm tra file nhu cầu cho bộ phận sales, tổng hợp và gửi cho nhà cung cấp
- Chứng từ gốc: xin chữ ký nhà cung cấp trên PO, hợp đồng và lưu bản gốc, phân loại chứng từ gốc theo từng hồ sơ
- Thực hiện các công việc hành chính chung như đặt phòng khách sạn, sắp xếp vé cho nhân viên kinh doanh
