Nhân viên Kiểm soát Chứng từ & Tuân thủ

Đăng nhập để xem lương

Bạn chịu trách nhiệm kiểm tra hồ sơ thu mua và giao hàng do nhà cung cấp nộp, liên quan đến các lô giao nguyên liệu gỗ thô. Bạn đảm bảo mỗi bộ hồ sơ đầy đủ, xác thực và tuân thủ quy định pháp luật Việt Nam, yêu cầu FSC Chain of Custody (CoC) và Hệ thống Thẩm định (DDS) của công ty. Đây là vị trí văn phòng, đòi hỏi sự tỉ mỉ cao, đóng vai trò then chốt trong việc duy trì chứng nhận FSC và quy trình thanh toán nhà cung cấp. Vị trí báo cáo trực tiếp cho Trưởng phòng Thu mua.

*Nhiệm vụ chính

- Tiếp nhận và ghi nhận toàn bộ bộ hồ sơ thu mua và giao hàng do nhà cung cấp nộp cho từng lô hàng; duy trì sổ theo dõi có hệ thống tất cả các hồ sơ đã nộp theo nhà cung cấp, ngày giao hàng và tỉnh xuất xứ.
- Xác minh mỗi bộ hồ sơ đầy đủ và có tất cả các tài liệu theo yêu cầu; kiểm tra tính xác thực của hồ sơ.
- Kiểm tra tuân thủ FSC & DDS: xác minh tất cả hồ sơ đáp ứng yêu cầu FSC Controlled Wood (CW) và Chain of Custody (CoC), cũng như các quy trình DDS của công ty; đối chiếu thông tin xuất xứ, loài gỗ và khối lượng đã khai báo với giấy phép khai thác và giấy phép vận chuyển để xác nhận khả năng truy xuất nguồn gốc; đảm bảo tất cả tài liệu của nhà cung cấp còn hiệu lực và chưa hết hạn, chủ động thông báo cho nhà cung cấp và bộ phận thu mua về các tài liệu sắp hết hạn.
- Lưu trữ và quản lý hồ sơ: duy trì hệ thống lưu trữ kép (bản mềm và bản cứng) được sắp xếp theo nhà cung cấp, ngày giao hàng và tỉnh; đảm bảo tất cả hồ sơ đầy đủ và có thể truy xuất ngay; chuẩn bị và sắp xếp bộ hồ sơ cho quy trình thanh toán nhà cung cấp hàng tháng và nộp cho bộ phận tài chính đúng lịch.
- Hỗ trợ kiểm toán: tổng hợp và sắp xếp bộ hồ sơ kiểm toán đầy đủ, bao gồm danh mục tài liệu, bảng kiểm tra và hồ sơ hành động khắc phục cho các kỳ kiểm toán FSC hàng năm và các đợt kiểm tra pháp lý; chủ động xác định các lỗ hổng hoặc vấn đề hồ sơ lặp lại và báo cáo cho quản lý để cải tiến quy trình.
- Giao tiếp với nhà cung cấp: giao tiếp rõ ràng và chuyên nghiệp với nhà cung cấp về yêu cầu hồ sơ, các mục còn thiếu và yêu cầu chỉnh sửa; hướng dẫn nhà cung cấp về định dạng và nội dung đúng của các tài liệu yêu cầu để cải thiện độ chính xác ngay từ lần nộp đầu tiên.

- Tốt nghiệp đại học ngành Lâm nghiệp, Khoa học Môi trường, Luật, Quản trị Kinh doanh hoặc ngành liên quan.
- Tối thiểu 1–2 năm kinh nghiệm trong kiểm soát hồ sơ, kiểm tra tuân thủ, hành chính thu mua hoặc vị trí liên quan.
- Cẩn thận và tỉ mỉ cao, có khả năng phát hiện sai lệch, thông tin còn thiếu và bất thường trong bộ hồ sơ.
- Kỹ năng tổ chức tốt, có thể làm việc với khối lượng lớn hồ sơ từ nhiều nhà cung cấp cùng lúc.
- Thành thạo Microsoft Office (Excel và Word) để lưu trữ hồ sơ, theo dõi và báo cáo.
- Quen thuộc với hồ sơ pháp lý lâm nghiệp Việt Nam, bao gồm Thông tư 26/2018/TT-BNNPTNT, giấy phép khai thác và bảng kê lâm sản.
- Hiểu biết cơ bản về FSC Controlled Wood (CW), Chain of Custody (CoC) hoặc khung DDS.
- Kinh nghiệm làm việc tại doanh nghiệp có yêu cầu hồ sơ nghiêm ngặt là một lợi thế.
- Khả năng đọc hiểu tiếng Anh hoặc tiếng Nhật là lợi thế.

*Quyền lợi

- Chế độ phúc lợi theo Luật Lao động Việt Nam và chính sách của công ty.