Bạn sẽ hỗ trợ toàn diện hoạt động kinh doanh của công ty, bao gồm nhập khẩu, mua bán hàng nội địa, xuất khẩu và một phần công việc kế toán. Bạn là cầu nối giữa các nhà cung cấp, khách hàng trong và ngoài nước, đơn vị phân phối, bộ phận kho, kế toán và ban lãnh đạo, đồng thời theo dõi hợp đồng, đơn hàng, công nợ và báo cáo tồn kho.
*Nhiệm vụ chính
- Nhập khẩu (20%):
+ Làm cầu nối giữa đơn vị thực hiện dịch vụ phân phối trong nước và nhà xuất khẩu nước ngoài để thực hiện các thủ tục xin giấy phép nhập khẩu, thủ tục đăng ký hồ sơ tự công bố sản phẩm;
+ Soạn thảo và nộp hồ sơ khi được yêu cầu;
+ Báo cáo, cập nhật đầy đủ thông tin về tình trạng các giao dịch nhập khẩu cho ban lãnh đạo và đội ngũ bán hàng.
- Nội địa – Hỗ trợ mua hàng (thuộc 50% công việc nội địa):
+ Tiếp nhận thông tin nhà cung cấp trong nước từ đội ngũ bán hàng để lập hợp đồng mua hàng;
+ Lập đơn mua hàng (PO) gửi nhà cung cấp;
+ Nhận công nợ, hóa đơn từ nhà cung cấp và thực hiện thanh toán;
+ Nhập dữ liệu nhà cung cấp lên hệ thống MISA dựa trên hóa đơn; + Theo dõi và định kỳ lập báo cáo tồn kho mỗi hai tuần cho ban lãnh đạo và đội ngũ bán hàng, đồng thời thông báo tình trạng hàng sắp hết hạn, số lượng tồn kho sắp hết để kịp thời xử lý.
- Nội địa – Hỗ trợ bán hàng (thuộc 50% công việc nội địa):
+ Tiếp nhận thông tin khách hàng trong nước từ đội ngũ bán hàng để lập hợp đồng bán hàng; nhập dữ liệu khách hàng lên hệ thống MISA;
+ Tiếp nhận đơn mua hàng (PO) từ khách hàng hoặc đội ngũ bán hàng và tạo đơn mua hàng trên hệ thống MISA;
+ Phát hành hóa đơn cho khách hàng, gửi bộ hồ sơ giao hàng (giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, hồ sơ tự công bố, giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm) qua email;
+ Phối hợp với đơn vị phân phối trong nước, bộ phận kho, kế toán, giao nhận để theo dõi tiến độ đơn hàng và công nợ; nhận thanh toán tiền hàng;
+ Thực hiện chăm sóc khách hàng cơ bản như gọi điện xác nhận đơn mua hàng, xử lý các yêu cầu đổi trả đơn giản;
+ Báo cáo, cập nhật đầy đủ thông tin về tình trạng các giao dịch cho ban lãnh đạo.
- Xuất khẩu (20%):
+ Làm cầu nối giữa nhà cung cấp trong nước và nhà nhập khẩu nước ngoài để xác nhận các điều khoản và kiểm tra nội dung hợp đồng mua bán giữa hai bên trước khi ký kết;
+ Trình ký hợp đồng ba bên giữa công ty, nhà cung cấp trong nước và nhà nhập khẩu nước ngoài để thu phí môi giới đối với hợp đồng mua bán xuất khẩu;
+ Lập hóa đơn gửi công nợ cho khách hàng và nhận thanh toán phí môi giới;
+ Trong trường hợp xuất khẩu trực tiếp, phụ trách chuẩn bị toàn bộ giấy tờ cần thiết cho thủ tục thông quan theo yêu cầu của quốc gia nhập khẩu, lập bộ chứng từ xuất khẩu hoặc thực hiện ủy thác cho đơn vị dịch vụ xuất khẩu.
- Kế toán (10%):
+ Thu thập giấy yêu cầu thanh toán, hóa đơn từ các nhà cung cấp dịch vụ hàng tháng phục vụ cho việc thanh toán;
+ Lập lệnh thanh toán định kỳ hai lần mỗi tháng;
+ Truy xuất sao kê từ ngân hàng vào mỗi đầu tháng cho giao dịch của tháng trước để theo dõi và gửi cho đơn vị thực hiện dịch vụ kế toán lập báo cáo tài chính hàng tháng.
