Bạn sẽ hỗ trợ toàn bộ hoạt động kinh doanh liên quan đến nhập khẩu, mua bán nội địa, xuất khẩu và một phần công việc kế toán. Vai trò này bao gồm làm cầu nối giữa các đối tác trong và ngoài nước, xử lý hợp đồng, chứng từ, theo dõi đơn hàng, công nợ và hỗ trợ chăm sóc khách hàng, đồng thời phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo quy trình kinh doanh diễn ra suôn sẻ.
*Nhiệm vụ chính
- Làm cầu nối giữa đơn vị thực hiện dịch vụ phân phối trong nước và nhà xuất khẩu nước ngoài để thực hiện các thủ tục xin giấy phép nhập khẩu, thủ tục đăng ký hồ sơ tự công bố sản phẩm.
- Soạn thảo và nộp hồ sơ để thực hiện các thủ tục nhập khẩu theo yêu cầu của người sử dụng lao động.
- Báo cáo, cập nhật đầy đủ thông tin về tình trạng các giao dịch nhập khẩu cho lãnh đạo và đội ngũ bán hàng.
- Tiếp nhận thông tin nhà cung cấp trong nước từ đội ngũ bán hàng để lập hợp đồng mua hàng.
- Lập đơn mua hàng (PO) để đặt hàng đến nhà cung cấp.
- Nhận công nợ, hóa đơn từ nhà cung cấp và thực hiện thanh toán tiền hàng.
- Nhập dữ liệu nhà cung cấp lên hệ thống MISA dựa vào thông tin trên hóa đơn.
- Theo dõi và định kỳ lập báo cáo tồn kho mỗi hai tuần cho lãnh đạo và đội ngũ bán hàng, thông báo tình trạng hàng hóa sắp hết hạn sử dụng, số lượng hàng tồn kho sắp hết để kịp thời ứng phó.
- Tiếp nhận thông tin khách hàng trong nước từ đội ngũ bán hàng để lập hợp đồng bán hàng.
- Nhập dữ liệu khách hàng lên hệ thống MISA.
- Tiếp nhận đơn mua hàng (PO) từ khách hàng hoặc từ đội ngũ bán hàng và tạo đơn mua hàng trên hệ thống MISA.
- Phát hành hóa đơn cho khách hàng, gửi bộ hồ sơ giao hàng (giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, hồ sơ tự công bố, giấy chứng nhận an toàn vệ sinh thực phẩm) qua email cho khách hàng.
- Phối hợp với đơn vị thực hiện dịch vụ phân phối trong nước, bộ phận kho, kế toán, giao nhận để theo dõi tiến độ đơn hàng và công nợ.
- Nhận thanh toán tiền hàng.
- Thực hiện chăm sóc khách hàng cơ bản như gọi điện xác nhận thông tin đơn mua hàng, xử lý các yêu cầu đổi trả hàng đơn giản.
- Báo cáo, cập nhật đầy đủ thông tin về tình trạng các giao dịch xuất khẩu cho lãnh đạo.
- Làm cầu nối giữa nhà cung cấp trong nước và nhà nhập khẩu nước ngoài để xác nhận các điều khoản và kiểm tra nội dung hợp đồng mua bán giữa hai bên trước khi ký kết.
- Trình ký hợp đồng ba bên giữa công ty, nhà cung cấp trong nước và nhà nhập khẩu nước ngoài để thu phí môi giới đối với hợp đồng mua bán xuất khẩu.
- Lập hóa đơn gửi công nợ cho khách hàng và nhận thanh toán phí môi giới.
- Trong trường hợp xuất khẩu trực tiếp, phụ trách chuẩn bị toàn bộ các loại giấy tờ cần thiết cho thủ tục thông quan theo yêu cầu của quốc gia nhập khẩu; lập bộ chứng từ xuất khẩu; hoặc thực hiện ủy thác cho đơn vị dịch vụ xuất khẩu.
- Thu thập giấy yêu cầu thanh toán, hóa đơn từ các nhà cung cấp dịch vụ hàng tháng phục vụ cho việc thanh toán.
- Lập lệnh thanh toán định kỳ hai lần mỗi tháng.
- Truy xuất sao kê từ ngân hàng vào mỗi đầu tháng cho giao dịch của tháng trước để theo dõi và gửi cho đơn vị thực hiện dịch vụ kế toán lập báo cáo tài chính hàng tháng.
