Bạn sẽ hỗ trợ cấp trên trong việc điều phối và đảm bảo hiệu quả hoạt động bán hàng, quy trình hành chính và phối hợp liên phòng ban trong lĩnh vực chuỗi cung ứng.
*Nhiệm vụ chính
1. Hỗ trợ Hợp đồng và Hồ sơ:
- Chuẩn bị và phát hành hợp đồng bán hàng dựa trên các điều khoản đã được phê duyệt.
- Quản lý toàn bộ quy trình nội bộ liên quan đến hợp đồng và các hồ sơ liên quan, bao gồm lưu hành, phê duyệt, đóng dấu, ký tên và phân phối tài liệu.
- Nhập và cập nhật tất cả thông tin liên quan đến hợp đồng (khách hàng, điều khoản, giá cả, hiệu lực, v.v.) trong hệ thống nội bộ.
- Lưu trữ và quản lý hợp đồng, đơn xin cấp tín dụng và các tài liệu liên quan (bản giấy và điện tử) theo quy định của công ty.
- Chuẩn bị và nộp các tài liệu cần thiết để hỗ trợ xin cấp và phê duyệt tín dụng.
- Quản lý tình trạng tín dụng của khách hàng, vị thế hàng tồn kho và đảm bảo tuân thủ các thủ tục quản lý xuất khẩu.
2. Xác nhận Nhu cầu (Trước Hợp đồng):
- Xác nhận năng lực bán hàng (năng lực tấn hàng tháng).
- Xác nhận tính khả thi về hậu cần và giao hàng (vận chuyển từ kho so với yêu cầu sản xuất mới và khối lượng sản xuất khả dụng).
3. Thực hiện (Sau Hợp đồng):
- Phối hợp chặt chẽ với Bộ phận Sản xuất để điều chỉnh lịch trình bán hàng và sản xuất.
- Điều chỉnh kế hoạch sản xuất với nhà máy khi cần thiết và phối hợp quản lý/xử lý hàng tồn kho ứ đọng (dài hạn).
4. Hỗ trợ rủi ro & tuân thủ:
- Hỗ trợ các hoạt động quản lý rủi ro, đặc biệt là các hoạt động liên quan đến phòng ngừa rủi ro và đảm bảo đầy đủ chứng từ cho tiền đặt cọc đơn hàng.
5. Hỗ trợ báo cáo:
- Trích xuất dữ liệu đơn hàng và bán hàng cho các báo cáo hàng tuần/hàng tháng và nhập vào các định dạng báo cáo.
- Tiến hành tổng hợp dữ liệu cơ bản (ví dụ: số lượng, doanh số bán hàng) dưới sự hướng dẫn của Giám sát viên.
6. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của cấp trên.
