Bạn phụ trách công việc sales admin cho mảng nguyên vật liệu, bao gồm xử lý đơn đặt hàng, chuẩn bị chứng từ, theo dõi giao hàng, hỗ trợ thanh toán, phối hợp với kế toán và thực hiện một số công việc hành chính liên quan cho bộ phận kinh doanh.
*Nhiệm vụ chính
- Quy trình PO: Nhập kiểm soát PO, kiểm tra tồn kho, gửi PO cho nhà cung cấp, kiểm tra hàng, xin phê duyệt DN từ Trưởng bộ phận
- Phê duyệt PO: Lập hồ sơ PO, xin phê duyệt từ Trưởng bộ phận
- Chuẩn bị chứng từ trước khi giao hàng: Hợp đồng mua/bán, hóa đơn, bảng kê đóng gói, yêu cầu thanh toán gửi khách hàng, gửi chứng từ và tờ khai hải quan cho khách hàng EPE
- Quy trình giao hàng: Kiểm tra ngày giao hàng, gộp lô hàng để giảm phí vận tải, gửi booking cho đại lý vận tải, theo dõi đại lý vận tải để đảm bảo thông quan
- Hóa đơn: Nhận và kiểm tra hóa đơn VAT từ nhà cung cấp, nộp chứng từ cần thiết cho kế toán để phát hành hóa đơn
- Chứng từ sau giao hàng: Thu thập và kiểm tra DN đã ký từ khách hàng, DO đã ký từ nhà cung cấp
- Thanh toán cho nhà cung cấp: Kiểm tra công nợ và chuẩn bị đơn thanh toán hàng tháng sau khi nhận đủ chứng từ và giấy báo nợ
- Nhiệm vụ từ kế toán yêu cầu: Kiểm tra báo cáo doanh số hàng tháng, kiểm tra hóa đơn và tồn kho hàng tháng, tổng hợp hóa đơn nhà cung cấp hàng tháng
- Nộp chứng từ để ký: In và chuẩn bị chứng từ để xin chữ ký từ Trưởng bộ phận
- Đăng ký mã khách hàng: Nộp hồ sơ trên hệ thống nội bộ và xin phê duyệt từ Trưởng bộ phận
- Đặt hàng: Lập và kiểm tra file đặt hàng để bán, tổng hợp và gửi cho nhà cung cấp
- Chứng từ gốc: Lấy chữ ký nhà cung cấp trên PO, hợp đồng và lưu bản gốc, phân loại chứng từ gốc vào từng hồ sơ
- Khác: Thực hiện các công việc hành chính tổng hợp như đặt khách sạn, sắp xếp vé máy bay cho nhân viên kinh doanh
