Bạn phụ trách toàn bộ công việc back office cho một doanh nghiệp mới thành lập, bao gồm xây dựng và hoàn thiện quy chế nội bộ, phối hợp với chuyên gia tư vấn bên ngoài, hỗ trợ thông dịch – phiên dịch trình độ cao và hỗ trợ nhân sự người Nhật làm việc hiệu quả. Trong tương lai, bạn có thể phát triển thành vị trí quản lý bộ phận hành chính – quản trị, chủ động phát hiện và giải quyết vấn đề, dẫn dắt bộ phận.
*Nhiệm vụ chính
- Xây dựng và hoàn thiện quy chế nội bộ: dịch và hoàn thiện các quy chế nội bộ từ tiếng Nhật sang tiếng Việt; phối hợp và làm đầu mối với tư vấn bên ngoài để kiểm tra sự phù hợp với luật lao động và các quy định tại Việt Nam; thực hiện các thủ tục hành chính phát sinh (một phần phối hợp với tư vấn); xây dựng và hoàn thiện quy trình phê duyệt nội bộ và quy định quản lý văn bản.
- Thực hiện công việc lao động – hành chính tổng hợp: tổng hợp dữ liệu chấm công, nghỉ phép, dữ liệu tính lương và gửi cho đơn vị tư vấn; quản lý tình hình sử dụng và chuyển kỳ phép năm; thực hiện thủ tục bảo hiểm xã hội; phát hành, quản lý hợp đồng lao động và phổ biến, vận hành các quy chế trong nội bộ; quản lý, duy trì văn phòng (mua sắm trang thiết bị, quản lý hợp đồng thuê…); quản lý an toàn vệ sinh lao động (khám sức khỏe định kỳ, cải thiện môi trường làm việc…); thực hiện thủ tục xin cấp và gia hạn giấy phép lao động và thẻ tạm trú cho nhân sự người nước ngoài trong tương lai; chuẩn bị, quản lý thiết bị IT như máy tính, điện thoại công việc, môi trường kết nối và tài sản cố định; hỗ trợ tuyển dụng nhân sự người Việt từ người thứ hai trở đi (lựa chọn phương thức tuyển dụng, điều phối lịch phỏng vấn…); đào tạo ban đầu cho nhân sự người Việt sau khi tuyển (giải thích chế độ, quy định nội bộ…); thực hiện thủ tục gia hạn các loại giấy phép kinh doanh nếu có thể.
- Làm đầu mối với tư vấn bên ngoài và hỗ trợ quản lý ngân sách – thực chi: gửi và xử lý hóa đơn với tư vấn bên ngoài, làm đầu mối liên lạc; quản lý thời hạn quyết toán hàng tháng và kê khai VAT; hỗ trợ công tác quản lý ngân sách – thực chi của bộ phận quản lý trong tương lai; hỗ trợ thực hiện các giao dịch chuyển khoản hàng ngày sau khi mở tài khoản ngân hàng; quản lý và quyết toán tiền mặt tạm ứng, tiền mặt nhỏ.
- Thực hiện công việc dịch thuật – phiên dịch: dịch chính xác và giải thích các văn bản pháp luật, thủ tục hành chính, công văn thông báo của Việt Nam sang tiếng Nhật; đi cùng nhân sự phụ trách đến gặp đối tác và phiên dịch trong các buổi gặp gỡ (đặc biệt có thể phát sinh trong giai đoạn khởi động dự án).
