Bạn sẽ làm việc trong bộ phận Quản lý Tòa nhà, trực tiếp tham gia các dự án tại Việt Nam, phụ trách điều phối dự án, lập và theo dõi báo cáo, quản lý ngân sách OPEX/CAPEX, quản lý mua sắm và phối hợp triển khai hệ thống với nhà cung cấp phần mềm.
*Nhiệm vụ chính
- Thu thập thông tin từ các văn phòng quản lý tòa nhà, công ty quản lý tài sản, nhân sự tại hiện trường và các bộ phận liên quan, tổng hợp thành các báo cáo đầy đủ, kịp thời cho ban lãnh đạo bằng tiếng Anh, tiếng Nhật và tiếng Việt.
- Theo dõi việc thực hiện các quyết định của ban lãnh đạo cho đến khi hoàn thành.
- Hỗ trợ Operation Manager và Technical Manager trong việc chuẩn bị và trình bày đề xuất để xin phê duyệt từ ban lãnh đạo.
- Hỗ trợ quản lý vận hành xuyên suốt các tòa nhà và theo dõi các vấn đề trọng điểm.
- Tổng hợp dữ liệu CAPEX, OPEX và dự báo hàng tháng từ các văn phòng quản lý tòa nhà, bộ phận vận hành và kỹ thuật, báo cáo cho ban lãnh đạo.
- Giám sát OPEX và CAPEX để đảm bảo chi tiêu chính xác, đầy đủ và trong phạm vi ngân sách được đặt ra từ đầu năm.
- Đảm bảo nộp dự báo hàng tháng đúng hạn để ban lãnh đạo nắm được tình hình sử dụng ngân sách.
- Phối hợp với các thành viên trong nhóm và các bộ phận khác để chuẩn bị ngân sách OPEX và CAPEX hàng năm cho từng dự án.
- Thực hiện toàn bộ quy trình mua sắm (mua hàng, đấu thầu, ký hợp đồng và thanh toán), đảm bảo tuân thủ quy định của công ty và dự án, đồng thời đáp ứng nhu cầu vận hành hàng ngày phối hợp với các nhân viên mua sắm khác.
- Phối hợp với nhà cung cấp phát triển phần mềm để xác định yêu cầu, kiểm tra quy trình nghiệp vụ và thực hiện kiểm thử chấp nhận người dùng (UAT), đảm bảo các module SAP, workflow, BM và giao diện khách thuê được xây dựng đúng.
