Bạn sẽ phụ trách các công việc sales admin cho đội sản phẩm thép, bao gồm soạn thảo và xử lý chứng từ mua bán, theo dõi giao hàng, hỗ trợ thanh toán, phối hợp với kế toán và thực hiện một số công việc hành chính hỗ trợ đội ngũ kinh doanh.
*Nhiệm vụ chính
- Soạn Phiếu đặt hàng và xin phê duyệt từ Tổng Giám đốc.
- Chuẩn bị chứng từ trước khi giao hàng: hợp đồng mua/bán, hóa đơn, packing list, yêu cầu thanh toán gửi khách hàng, gửi chứng từ và tờ khai hải quan cho khách hàng EPE.
- Thực hiện quy trình giao hàng: liên hệ nhà cung cấp và khách hàng để kiểm tra ngày giao hàng, chứng từ liên quan rồi tiến hành.
- Nhận và kiểm tra hóa đơn VAT từ nhà cung cấp, nộp chứng từ cần thiết cho kế toán để phát hành hóa đơn.
- Thu thập và kiểm tra DN đã ký từ khách hàng, DO đã ký từ nhà cung cấp sau khi giao hàng.
- Kiểm tra công nợ và chuẩn bị Yêu cầu thanh toán hàng tháng sau khi nhận đủ chứng từ và giấy báo nợ để thanh toán cho nhà cung cấp.
- Thực hiện các nhiệm vụ từ kế toán: kiểm tra báo cáo bán hàng hàng tháng, kiểm tra hóa đơn và tồn kho hàng tháng, tổng hợp hóa đơn nhà cung cấp hàng tháng.
- In và chuẩn bị chứng từ để xin chữ ký từ Tổng Giám đốc.
- Đăng ký mã khách hàng trên hệ thống nội bộ và xin phê duyệt từ Tổng Giám đốc.
- Lập và kiểm tra file số lượng sản phẩm cần mua, tổng hợp và gửi cho nhà cung cấp.
- Nhận hợp đồng đã ký và lưu bản gốc, phân loại chứng từ gốc vào từng hồ sơ.
- Thực hiện các công việc hành chính tổng hợp như đặt khách sạn, sắp xếp vé máy bay cho nhân viên kinh doanh.
