Bạn sẽ phụ trách phối hợp công việc kế toán, hành chính và quản lý chuỗi cung ứng, bao gồm quản lý đơn hàng, tồn kho, chứng từ kế toán, hợp đồng và các hoạt động hành chính văn phòng, đồng thời hỗ trợ quản lý tài chính trong các công việc liên quan.
*Nhiệm vụ chính
- Phối hợp lịch giao hàng với khách hàng, nhà cung cấp và các đơn vị dịch vụ logistics.
- Chuẩn bị chứng từ liên quan đến các chương trình khuyến mãi bán hàng hàng tháng.
- Lập đơn đặt hàng cho nhà cung cấp dựa trên đơn hàng từ bộ phận Kinh doanh.
- Theo dõi tình trạng tồn kho và báo cáo nguy cơ thiếu nguyên vật liệu cho các bộ phận liên quan.
- Duy trì hồ sơ biến động tồn kho và phối hợp với bộ phận Kế toán để đảm bảo đối chiếu tồn kho chính xác.
- Thu thập và kiểm tra chứng từ hỗ trợ cho các đề nghị mua hàng và đề nghị thanh toán/hoàn ứng của nhân viên như công tác phí, chi phí bán hàng.
- Chuẩn bị đề nghị thanh toán và lập lệnh thanh toán trên hệ thống ngân hàng điện tử.
- Ghi nhận các nghiệp vụ bán hàng, thu tiền mặt và biến động tồn kho vào hệ thống kế toán.
- Lập và phát hành hóa đơn bán hàng trên hệ thống kế toán.
- Tham gia kiểm kê hàng tồn kho định kỳ, đối chiếu số lượng thực tế với sổ sách kế toán và báo cáo chênh lệch (nếu có).
- Phối hợp với Quản lý Tài chính và các đơn vị dịch vụ kế toán bên ngoài trong các vấn đề kế toán và tài chính.
- Hỗ trợ Quản lý Tài chính trong việc chuẩn bị và sắp xếp hồ sơ phục vụ kiểm toán và các đợt rà soát nội bộ.
- Thực hiện công việc hành chính liên quan đến hợp đồng và mua sắm (các điều khoản chung, tên khách hàng, điều khoản thanh toán, số lượng, tên hàng…).
- Mua sắm và quản lý văn phòng phẩm, trang thiết bị văn phòng.
- Phối hợp với ban quản lý tòa nhà và nhà cung cấp dịch vụ cho các công việc vệ sinh, sửa chữa, bảo trì văn phòng.
- Hỗ trợ vận hành văn phòng hàng ngày và thực hiện các công việc hành chính khác được giao.
- Lưu trữ, sắp xếp hợp đồng kế toán, hợp đồng mua/bán và hồ sơ pháp lý của công ty, đồng thời số hóa/lưu trữ các tài liệu này trên kho lưu trữ điện tử dùng chung.
