Vị trí này chịu trách nhiệm đa nhiệm và quản lý toàn bộ nghiệp vụ Back Office của công ty (tại cả TP.HCM và Hà Nội), bao gồm Kế toán/Tài chính (70%), Tổng vụ/Lao động (20%) và Hỗ trợ Nhân sự (10%). Công việc đòi hỏi sự thành thạo tiếng Nhật, khả năng làm việc với các công ty tư vấn bên ngoài, và cam kết làm việc trong môi trường đề cao hiệu suất.
*Nhiệm vụ chính:
Kế toán & Tài chính (70%)
- Xử lý thanh toán hàng tháng (chuẩn bị tài liệu, sắp xếp và làm việc với ngân hàng chính).
- Lập các báo cáo khác nhau (cho cơ quan chính phủ và báo cáo nội bộ). Xử lý thanh toán và nộp thuế VAT, PIT (hàng quý) và FCT (hàng tháng).
- Soạn thảo các tài liệu dự án như hợp đồng, hóa đơn, báo giá, báo cáo hoàn thành và bảng chi phí thực tế.
- Xử lý các thanh toán ra nước ngoài (như royalty loans, hoàn trả tạm ứng).
- Chuẩn bị và phê duyệt chứng nhận phí dịch vụ hàng tháng cho các thành viên tư vấn theo hợp đồng ủy thác.
- Tạo và quản lý báo cáo FS (Báo cáo Tài chính). Phối hợp với Trụ sở chính Nhật Bản và văn phòng khu vực Châu Á (Thái Lan).
Tổng vụ & Lao động (20%)
- Quản lý chấm công và tính lương, xử lý các vấn đề lao động cho nhân viên (cả TP.HCM và Hà Nội).
- Xử lý các vấn đề Bảo hiểm Xã hội và Bảo hiểm sức khỏe BaoViet, Bảo hiểm sinh mạng công tác cho nhân viên.
- Mua sắm và quản lý các vật tư, thiết bị (PC, điện thoại công ty, SIM card, văn phòng phẩm).
- Phối hợp ứng phó kiểm toán (làm việc với các công ty kiểm toán và tư vấn kế toán) và làm việc với đại diện các cơ quan chính phủ.
- Sắp xếp các hoạt động liên quan đến bảo hiểm sức khỏe và khám sức khỏe định kỳ.
Hỗ trợ Tuyển dụng & Nhân sự (10%)
- Hỗ trợ các hoạt động tuyển dụng.
- Chuẩn bị và quản lý thư mời nhận việc (offer letters), hợp đồng thử việc, hợp đồng lao động và phụ lục liên quan.
- Cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý nhân sự (kết quả MBO, thay đổi lương, thông tin cá nhân).
- Chuẩn bị hồ sơ và nộp đơn xin Visa làm việc, Giấy phép lao động (WP), Thẻ tạm trú (TRC), và hỗ trợ mở tài khoản ngân hàng cho nhân viên nước ngoài.
