Trách nhiệm chính:
- Theo dõi, đối chiếu công nợ khách hàng: Vinmart, COOP, GS25, Family Mart..
- Theo dõi khách hàng trả tiền và ghi giảm công nợ trên phần mềm Kế toán.
- Theo dõi, kiểm tra trading term, chính sách bán hàng và hóa đơn, chứng từ đi kèm.
- Báo cáo công nợ hàng tuần cho BOD.
- Các công việc khác của Phòng kế toán và BOD phân công.
Mô tả công việc:
1. Theo dõi, đối chiếu công nợ khách hàng: Vin, Coop, GS25, FamilyMart, Seven Eleven, Circle K, Tiki..
- Đối chiếu hóa đơn bán hàng khách hàng ghi nhận vào hệ thống
- Đối chiếu doanh số giữa HT và khách hàng ghi nhận, tính các khoản chiết khấu, hỗ trợ theo tháng/quý/năm.
- Đối chiếu doanh số của từng cửa hàng và cả hệ thống khách hàng
- Đối chiếu doanh số HCM và doanh số tỉnh của khách hàng.
- Lập bảng kê doanh số theo tháng
- Theo dõi công nợ quá hạn của khách hàng, thông báo cho Kế toán trưởng và các Bộ phận liên quan như: Đặt hàng, giao hàng, Depot manager tạm dừng giao hàng khi khách hàng có nợ quá hạn.
- Lập Bảng Đối chiếu công nợ tháng, quý, năm với khách hàng.
- Hàng tuần, tháng hoặc quý kiểm tra và nhắc nhở khách hàng thanh toán khi quá hạn công nợ.
- Xử lý HĐ sai khách hàng trả về, làm Biên bản điều chỉnh/thu hồi hóa đơn. Gửi hóa đơn mới cho khách hàng
- Theo dõi và gửi bảng kê hóa đơn cho Khách hàng, xử lý và giải trình với khách hàng các trưởng hợp hóa đơn sai, hóa đơn gửi muộn, hóa đơn phạt do chậm gửi.
2. Theo dõi khách hàng trả tiền và ghi giảm công nợ trên Proness
- Đối chiếu số tiền khách hàng đã trả cho HT
- Ghi nhận số tiền khách hàng đã trả vào phần mềm kế toán.
3. Theo dõi, kiểm tra trading term, chính sách bán hàng và hóa đơn, chứng từ đi kèm.
- Kiểm tra hóa đơn khách hàng xuất chi phí theo Trading term cho HT
- Ghi nhận chi phí hỗ trợ bán hàng vào phần mềm kế toán. Tiến hành cấn trừ công nợ với khoản chi phí đã ghi nhận
- Xuất hóa đơn cho Khách hàng theo Trading term (nếu có)
- Kiểm tra HĐ trả hàng, theo dõi tình hình nhập HĐ trả hàng vào hệ thống phần mềm kế toán bằng cách liên hệ khách hàng xin thông tin trả hàng, liên hệ Sales chuyển thông tin hàng trả, hóa đơn trả hàng, liên hệ kho đề nghị nhập hàng trả. Khi có HĐ trả hàng tiến hành cấn trừ công nợ khách hàng.
4. Báo cáo công nợ hàng tuần cho BOD
- Báo cáo Aging tuần cho BOD.
- Tóm tắt một số tồn đọng từ khách hàng.
5. Các công việc khác của Phòng kế toán và BOD phân công.
